Trưởng Phòng Quản Lý Vận Hành (Tp. QLVH)

* Mục tiêu công việc
- Trưởng phòng Quản lý vận hành (Tp. QLVH) người đứng đầu và giám sát mọi hoạt động công việc, đưa ra được các giải pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo ổn định chất lượng dịch vụ tòa nhà đồng thời nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu chi phí vận hành.
- Tp. QLVH đảm bảo hoạt động vận hành toàn diện của các tòa nhà được diễn ra liên tục, hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp theo đúng tiêu chuẩn công ty.
- Phát triển đội ngũ nhân sự toà nhà chuyên nghiệp tạo nền tảng bền vững cho hoạt động vận hành công ty.
- Tp. QLVH làm việc theo sự phân công và chỉ đạo công việc từ Tổng Giám đốc và tác nghiệp các Trưởng phòng ban công ty.
* Các trách nhiệm và nhiệm vụ chính:
1. Nhiệm vụ
Quản lý vận hành chung
• Giám sát toàn bộ hoạt động vận hành (an ninh, vệ sinh, kỹ thuật, lễ tân...) tại các tòa nhà
• Kết quả: Hoạt động vận hành ổn định, không phát sinh khiếu nại nghiêm trọng
Thiết lập và kiểm soát quy trình
• Xây dựng, cập nhật và giám sát quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)
• Mọi tòa nhà tuân thủ đúng quy trình, có đánh giá định kỳ
Kiểm soát chất lượng dịch vụ
• Kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ từ các nhà cung cấp (bảo vệ, tạp vụ, kỹ thuật...)
• Kết quả: Đảm bảo chất lượng dịch vụ ≥ 95% theo tiêu chuẩn
Quản lý nhân sự vận hành
• Tuyển dụng, đào tạo, phân công và giám sát đội ngũ nhân viên vận hành tại tòa nhà
• Kết quả: Đội ngũ chuyên nghiệp, tác phong tốt, ít phát sinh lỗi
Xử lý sự cố và khiếu nại
• Trực tiếp giải quyết các tình huống khẩn cấp, khiếu nại liên quan đến vận hành
• Kết quả: Phản hồi trong 4h, xử lý dứt điểm trong 24h
Kiểm soát chi phí vận hành
• Theo dõi chi phí điện, nước, vật tư tiêu hao, dịch vụ thuê ngoài...
• Kết quả: Tối ưu chi phí, đảm bảo đúng ngân sách được duyệt
Báo cáo và đề xuất cải tiến
• Thực hiện báo cáo tuần/tháng/quý và đề xuất cải tiến hoạt động
• Kết quả: Báo cáo đúng hạn, đề xuất có giá trị, được Ban lãnh đạo thông qua
Xây dựng các thủ tục kiểm tra, giám sát các hoạt động của các đơn vị liên quan đến chức năng nhiệm vụ P. QLVH.
• Tổ chức kiểm tra đột xuất các đơn vị khi có vấn đề có tác động ảnh hưởng đến hệ thống vận hành toà nhà.
• Định kỳ hàng năm tổ chức đánh giá hoạt động vận hành toà nhà.
2. Thẩm quyền/Quyền hạn:
* Đề xuất:
• Đề xuất tuyển dụng, luân chuyển, hoặc xử lý kỷ luật nhân sự thuộc phạm vi quản lý
• Đề xuất lựa chọn hoặc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng
• Thực hiện khảo sát, đánh giá, yêu cầu báo cáo hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động vận hành
• Kiến nghị phân bổ ngân sách và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí MKT
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ, hỗ trợ phát triển công ty
* Ra quyết định
• Quản lý, điều hành nhân sự trực thuộc phòng ban theo đúng chức năng nhiệm vụ
• Quyết định tạm ngưng hoặc thay thế nhà cung cấp không đạt yêu cầu
• Có quyền từ chối yêu cầu nếu không phù hợp quy định, vượt thẩm quyền hoặc không phục vụ cho công việc
• Từ chối các đề xuất không phù hợp với ngân sách hoặc tình hình tài chính công ty
• Đại diện phòng ban làm việc với đối tác, khách hàng nội bộ và bên ngoài; triệu tập cuộc họp chuyên môn theo nhu cầu công việc
• Không thực hiện các nhiệm vụ trái pháp luật hoặc trái với nội quy công ty
* Quan hệ công việc:
• Bên trong Công ty:Các phòng ban nội bộ Công ty.
• Bên ngoài Công ty: Các cơ quan, ban ngành: PCCC , Các công ty/đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty, Khách hàng tại toà nhà