Trưởng Phòng Vận Hành/Operation Manager

I. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC/ Job purpose
- Điều phối và giám sát các hoạt động vận hành/ Coordinate and supervise operation activities
II. TRÁCH NHIỆM/ Responsibility
- Hoàn thành tốt các công việc được giao/ Accomplish all assigned tasks
CÔNG VIỆC CỤ THỂ/ Job detail
1. Tổng quan/ Overview - 20%
- Điều phối nhóm vận hành để triển khai và đạt được các KPI (tuyển sinh, an toàn trường học, chất lượng dịch vụ và vận hành, v.v.) / Coordinate operation team to implement and achieve KPIs (enrollment, school safety, service and operational quality, ect)
- Thực hiện hiệu quả các quy định, chính sách, quy chế, quy trình đảm bảo thống nhất, rõ ràng trong hoạt động của nhà trường./ Effectively implement regulations, policies, regulations, and procedures to ensure consistency and clarity in school operation.
- Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động Marketing nội bộ và bên ngoài nhằm mục đích xây dựng thương hiệu, chăm sóc khách hàng và tuyển sinh: workshop, Open day, sự kiện,.../ Plan and implement internal and external Marketing activities for branding, customer care and
admissions purpose: workshop, Open day, events,...
- Phối hợp, Hỗ trợ Tổ tuyển sinh thực hiện đạt và vượt chỉ tiêu tuyển sinh./ Coordinate and lead Admissions team to achieve and exceed the enrollment target.
2. Hỗ trợ tuyển sinh
và công tác
Marketing/ Marketing and
Admissions - 15%
- Phát triển và thực hiện các quy trình hiệu quả để xác định nhu cầu đa dạng của học sinh cả trong quá trình tuyển sinh và nhập học, đảm bảo rằng tất cả học sinh đều có thể được hưởng lợi từ các chương trình của trường./ Develop and implement effective processes to identify the diverse needsof students both during the enrollment and admissions processes, ensuring that all students can be benefit from
the school's programs
- Phối hợp chặt chẽ với Ban Hiệu trưởng để đạt chỉ tiêu tuyển sinh lại./ Work closely with Principal Board to achieve the re-enrollment target.
- Cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc để xây dựng thương hiệu cho trường và tăng nguồn giới thiệu./ Provide excellent customer service to brand the school and increase
the referral sources.
3. Duy trì, đảm bảo an
toàn trường học / Maintain and
ensure school
safety: 10%
- Giám sát các hoạt động thường nhật của trường/ Supervise the school daily & occasionally activities.
- Lập và thực hiện các kế hoạch đảm bảo an toàn tại trường./ Plan and implement safety plans at school.
- Xây dựng, huấn luyện và giám sát kế hoạch phòng chống để đảm bảo an toàn trường học./ Build, train and supervise the prevention plan to ensure safety at school.
4. Chất lượng dịch vụ
/Service quality: 20%
- Phối hợp và giám sát chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn chất lượng cao (ăn uống, vệ sinh, an ninh, dịch vụ xe buýt, cửa hàng,...)/ Coordinate and supervise service quality in accordance with the high - quality standards (catering, cleaning, security, bus service, shop, ...)
- Lập và thực hiện kế hoạch cải tiến các dịch vụ của trường./ Plan and implement an improvement plan of the school
service.
- Đào tạo, hướng dẫn, giám sát đội ngũ nhân viên đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ và kế hoạch trường học an toàn./Train, guide and supervise the staff to ensure the service quality standards and safety school plan.
5. Quản trị nhân sự / Human Resource
Management: 15%
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình, chính sách nhân sự từ
EQuest và sổ tay quy định của nhà trường./ Strictly follow
the HR process and policy from EQuest and the school
regulations handbook.
- Truyền đạt hiệu quả trong nội bộ các chính sách, quy
định, thủ tục của nhà trường,.../ Communicate effectively
internally the school policies, regulations, procedures,...
- Chuẩn bị bản mô tả công việc rõ ràng cho tất cả nhân viên
và giáo viên. Triển khai và áp dụng thống nhất, hiệu quả
trong toàn trường./ Prepare clear job descriptions for all
staff and teachers. Implement and apply consistently and
effectively throughout the school.
- Xử lý quy trình tuyển dụng và onboarding cho người mới
bắt đầu./ Process the recruitment and onboarding,
orientation induction to new starters.
- Thực hiện đào tạo nhân sự, phối hợp với bộ phận Học vụ
triển khai kế hoạch đào tạo của nhà trường./ Conduct HR
training, coordinate with Academic team to implement
school training plan.
- Xử lý tốt các vấn đề nhân sự dựa trên sự nhạy cảm về văn
hóa./ Handle HR issues well based on cultural sensitivity
6. Hành chính, mua
hàng và quản lý cơ
sở vật chất / Admin,
purchasing and facilities
management: 5%
- Giám sát hiệu quả của các dịch vụ phụ trợ để đảm bảo các
dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, vệ sinh, ăn uống, mua hàng
và vận chuyển chất lượng cao./ Monitor the effectiveness
of ancillary services to ensure high quality maintenance,
upkeep, cleaning, catering, purchasing and
transportation services.
7. Cộng đồng /Community: 10%
- Đảm bảo thông tin liên lạc giữa nhà trường và phụ huynh
để tăng cường giáo dục học sinh phù hợp với sứ mệnh,
mục tiêu và giá trị cốt lõi./ Ensure quality communication
between schools and parents to enhance student
education consistent with mission, goals, and core values.
- Phát triển quan hệ tốt với phụ huynh. Phụ huynh tích cực
tham gia vào các hoạt động của trường theo cách có lợi
cho học sinh và việc học tập./ Develop good partnerships
with parents. Parents are actively involved in school
activities in a way that benefits students and learning.
- Phát triển quan hệ đối tác với các trường, đối tác,... nhằm
xây dựng thương hiệu cho trường và tăng nguồn sinh viên
mới./ Develop partnerships with other schools and
partners,[protected info] brand the school and increase the new
students sources.
8. Các công việc khác
được giao từ cấp
quản lý/ All other
tasks assigned by the
line manager
- Hoàn thành các nhiệm vụ khác do Giám đốc Điều hành
phân công./ Conduct other tasks assigned by MD/Board
of Directors.
III. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO/ Reporting mode
- Báo cáo tuần, tháng, quý, năm theo quy định./ Weekly, monthly, quarterly, and annual reporting as
required.
- Báo cáo kết quả công việc và các hoạt động./ Report on work results and activities.
- Báo cáo theo yêu cầu của cấp trên và Ban giám đốc./ Report as requested by superiors and the Board of Directors.
IV. PHẠM VI QUYỀN HẠN: Scope of power
- Đề xuất yêu cầu các phòng ban khác của Công ty hỗ trợ các hoạt động của cơ sở