Venue Operation Manager

NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Quản lý vận hành venue hằng ngày
• Đảm bảo venue/studio luôn sẵn sàng trước giờ vận hành
• Quản lý quy trình mở/đóng venue theo checklist
• Giám sát setup, reset, vệ sinh, điện nước, internet, ánh sáng, điều hòa và các điều kiện vận hành cơ bản
• Đảm bảo từng khu vực đáp ứng đúng tiêu chuẩn cho livestream, shooting, workshop, meeting hoặc event
• Xử lý các sự cố vận hành phát sinh trong ngày
• Điều phối và phân công công việc cho team vận hành
2. Quản lý booking & tối ưu công suất khai thác
• Quản lý master booking calendar của venue
• Kiểm tra khả năng đáp ứng về layout, thiết bị, manpower và technical requirement cho từng booking
• Phối hợp với Sales/Account trước khi xác nhận booking
• Điều phối lịch sử dụng giữa khách hàng, internal team và các project production/livestream
• Theo dõi occupancy rate, setup lead time và hiệu suất vận hành
• Đề xuất giải pháp tối ưu công suất khai thác venue
3. Điều phối onsite cho từng project/job
• Nhận brief từ Sales/Account/Project team
• Lập operation plan, run sheet và checklist triển khai
• Điều phối setup crew, technical team, vendor, bảo vệ, vệ sinh...
• Giám sát toàn bộ quá trình triển khai onsite
• Quản lý teardown, bàn giao mặt bằng và xác nhận tình trạng tài sản sau job
4. Kiểm soát trải nghiệm khách hàng & chất lượng dịch vụ
• Đảm bảo venue luôn sạch đẹp và đúng tiêu chuẩn hình ảnh thương hiệu
• Hỗ trợ đón tiếp khách hàng, đối tác, KOL/KOC và ekip sản xuất
• Xử lý nhanh các issue phát sinh trong quá trình sử dụng venue
• Ghi nhận feedback và cải thiện chất lượng dịch vụ
• Theo dõi complaint rate và service incident
5. Quản lý tài sản, thiết bị & kho vận hành
• Quản lý tài sản, thiết bị, props, POSM và vật tư vận hành
• Kiểm soát xuất/nhập/check tình trạng thiết bị trước - sau booking
• Theo dõi hao hụt, hư hỏng và thất thoát
• Phối hợp bảo trì, sửa chữa và thay thế thiết bị
• Quản lý kho thiết bị, kho vật tư và kho phục vụ production/livestream
6. Facility, safety & compliance
• Đảm bảo venue tuân thủ tiêu chuẩn vận hành, PCCC và an toàn
• Kiểm soát vendor/contractor ra vào venue
• Phối hợp với ban quản lý mall/building
• Xử lý các tình huống khẩn cấp theo escalation flow
• Duy trì checklist compliance và quy trình vận hành
7. Xây dựng SOP & cải tiến vận hành
• Thiết lập và cập nhật SOP cho:
o Booking & confirmation
o Setup/teardown
o Check-in/check-out
o Venue handover
o Asset management
o Incident handling
o Maintenance process
• Chuẩn hóa checklist, biên bản và operation form
• Đào tạo team theo SOP
• Theo dõi issue log và cải tiến quy trình định kỳ
8. Quản lý team vận hành
• Quản lý và phân công nhân sự vận hành
• Sắp xếp ca làm việc theo lịch booking thực tế
• Đào tạo kỹ năng onsite operation và xử lý tình huống
• Đánh giá hiệu quả làm việc của team
• Xây dựng tinh thần service mindset, speed và ownership