Nếu bạn nghĩ rằng mình cần tự tin hơn trong công việc, hãy bắt đầu bằng cách xem xét cách diễn đạt và sử dụng từ ngữ trong email liên hệ với sếp, đồng nghiệp và đối tác/khách hàng.
Cách chào hỏi trong Email vô cùng quan trọng nhưng bạn cũng không thể gây ấn tượng khi dùng sai từ ngữ. Vì vậy, để chuyển tải thông điệp một cách hoàn hảo, chuyên nghiệp, trước hết, bạn hãy tránh dùng những từ và cụm từ sau đây khi giao tiếp bằng email công việc.
Cần tránh 7 cụm từ làm email của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp
Những cụm từ cần tránh khi viết Email công việc
1. "Chỉ"
Rất nhiều người có thói quen dùng từ "chỉ" để diễn tả sự khiêm nhường của mình. Ví dụ, họ sẽ viết trong email công việc rằng: "Tôi gửi email này chỉ để tìm hiểu xem ông/bà có đưa ra phản hồi nào về tài liệu tôi đã gửi hay không?".
Từ có ý nghĩa tương tự: Duy nhất, đơn giản. ("Mục đích duy nhất của tôi là hỏi xem... /Đơn giản là tôi muốn biết...").
Mặc dù những từ ngữ như "chỉ", "duy nhất", "đơn giản" nghe có vẻ nhẹ nhàng, nhưng đồng thời nó cũng thể hiện sự không tự tin của bạn. Thậm chí, người nhận còn có thể cho rằng những gì bạn đang đề cập tới không thực sự quan trọng, không cần ưu tiên xử lý. Và điều đó sẽ khiến hiệu quả của việc trao đổi qua email giảm đi đáng kể.
Trên thực tế, bạn có thể thay thế bằng câu hỏi: "Ông/bà có phản hồi như thế nào về tài liệu tôi đã gửi hay không? Tôi cần hoàn thành báo cáo vào cuối ngày hôm nay".
2. "Chắc là"
Một cụm từ khác mà bạn cần tránh viết trong email công việc là "chắc là". Chẳng hạn như: "Chắc là tôi sẽ gửi bảng báo giá vào trưa nay".
Những từ tương tự: Có lẽ, hy vọng, có thể.
"Chắc là" thể hiện sự không chắc chắn của người gửi email và nó có thể khiến người nhận cảm thấy nghi ngờ. Nếu bạn đang do dự về một vấn đề nào đó trong công việc, chưa thể khẳng định thì hãy nghĩ đến việc đưa ra một đề nghị thay thế thực tế hơn. Ví dụ như: "Vì một số lý do, tôi không thể gửi bảng báo giá vào trưa nay như đã hẹn. Tuy nhiên, tôi sẽ gửi lại ông/bà vào cuối ngày".
3. "Cố gắng"
Trong những email nhằm mục tiêu giải thích một vấn đề hoặc khúc mắc nào đó trong công việc, một số người có thói quen dùng cụm từ "cố gắng" để nhấn mạnh rằng mình đã tận tâm nhưng kết quả không như ý hoặc không chắc chắn. Ví dụ như: "Tôi đã cố gắng chỉnh sửa bài viết mà ông / bà gửi cho tôi. Tuy nhiên...".
Từ tương tự: Nỗ lực.
Nhìn chung, việc tập trung vào nhấn mạnh rằng bạn đã cố gắng sẽ cho thấy rằng bạn không tự tin và khả năng của mình. Dĩ nhiên không có gì sai khi cho người khác biết rằng bạn đã nỗ lực bao nhiêu hoặc nhờ họ giúp đỡ, nhưng thay vì giải thích không phù hợp, hãy thẳng thắn và diễn đạt chính xác những gì bạn làm và bạn cần.
Thay vì nói rằng bạn đã cố gắng, bạn nên viết trong email rằng: "Tôi sẽ chỉnh sửa bài viết ngay bây giờ. Tuy nhiên, tôi có một vài câu hỏi trước khi bắt đầu chỉnh sửa. Không biết ông/bà có thời gian để giải đáp một số thắc mắc của tôi hay không?".
4. "Tôi nghĩ rằng"
"Tôi nghĩ rằng" cũng là một cụm từ mà bạn nên hạn chế không nên sử dụng nhiều trong email công việc. Chẳng hạn: "Tôi nghĩ rằng chúng ta nên kiểm tra số lượng tế bào bạch cầu của bệnh nhân".
Những từ tương tự: Theo ý kiến của tôi, cá nhân tôi, dù không chắc nhưng tôi cảm thấy.
Đó là những cụm từ cho người nhận email có cơ hội phủ định, từ chối những gì bạn đề cập tới. Hãy tự tin vào khuyến nghị của chính bạn. Bạn có thể thay thế bằng cách viết trong email như sau: "Hãy kiểm tra số lượng tế bào bạch cầu của bệnh nhân".
5. "Điều gì đó"
Ví dụ: "Tôi nhận được khiếu nại của khách hàng về điều gì đó ở cửa hàng. Tôi dự định sẽ cung cấp cho họ phiếu giảm giá cho họ".
Những từ tương tự: Một cái gì đó.
Việc dùng cụm từ này trong email công việc cho thấy bạn không quan tâm đến độ chính xác và mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Điều này sẽ khiến bạn mất đi sự chuyên nghiệp trong xử lý tình huống. Thay vào đó, bạn hãy viết rằng: "Tôi nhận được khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng trễ ngày hôm qua. Tôi sẽ cung cấp cho họ phiếu giảm giá đối với đơn hàng tiếp theo của họ".
Dùng từ không đúng trong Email sẽ làm lộ sự thiếu tự tin của bạn
6. "Có lẽ"
Rất nhiều người thích dùng cụm từ "có lẽ" hoặc "có thể" trong email. Ví dụ như: "Có lẽ chúng ta nên viết một đoạn giải thích về sứ mệnh của công ty, vì tôi có thể phải đi dự hội nghị chuyên ngành vào tháng 3 tới".
Từ tương tự: Tôi đoán.
"Có lẽ", "có thể", "tôi đoán" khiến bạn nghe có vẻ mơ hồ và e ngại. Do đó, bạn hãy chuyển sang viết rằng: "Hãy viết một đoạn giải thích về sứ mệnh của công ty. Theo kế hoạch, tôi sẽ đến tham dự hội nghị chuyên ngành vào tháng 3 tới".
7. "Lấy làm tiếc"
Ví dụ: "Tôi rất lấy làm tiếc vì không thể tham dự sự kiện của bạn vì tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Tuy nhiên, tôi sẽ có thời gian sau 2 giờ".
Những từ tương tự: Tôi xin lỗi, đó là lỗi của tôi.
Trong nhiều trường hợp, việc dùng những cụm từ trên hoàn toàn không cần thiết và làm giảm trọng lượng lời nói của bạn. Bạn hãy đưa ra lời từ chối hoặc yêu cầu, đề nghị cần thiết trong email công việc mà không cần cảm thấy có lỗi ngay từ đầu. Chẳng hạn như: "Tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Ông/bà có thể chuyển cuộc gặp của chúng ta sang 2 giờ được không?".
Việc viết Email đúng chuẩn không chỉ thể hiện được sự lịch sự mà còn mang đến hiệu quả công việc cao. Do đó, mỗi người cần chú ý để tránh mắc những lỗi không đáng có khiến người đọc mất thiện cảm. Đặc biệt, khi bạn tham khảo các
mẫu Email xin việc, thư xin việc để áp dụng cho công việc của mình thì cũng nên lưu ý. Nếu sử dụng những từ không phù hợp thì cơ hội có được việc làm tốt của bạn sẽ vuột khỏi tầm tay.