Mô tả công việc của Nhân viên thu mua

Nhắc đến vị trí nhân viên thu mua, có lẽ bạn sẽ liên tưởng ngay đến việc đảm nhận công việc trao đổi hàng hóa, thiết bị, vậy liệu sản xuất mà công ty, doanh nghiệp cần để đáp ứng quá trình hoạt động. Vậy liệu đây có phải là nhiệm vụ chính của nhân viên thu mua?

MỤC LỤC:
1. Trách nhiệm và nhiệm vụ của Nhân viên thu mua
2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí hân viên thu mua
3. Làm sao để trở thành một Nhân viên thu mua giỏi?

Nhân viên thu mua đảm nhận công việc gì?

1. Trách nhiệm và nhiệm vụ của Nhân viên thu mua

Nhân viên thu mua là người thay mặt công ty, tổ chức để làm việc với nhà cung cấp, đặt mua sản phẩm và vật liệu. Họ tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định nhà cung cấp và chất lượng sản phẩm phù hợp với giá cả phải chăng. Nhân viên thu mua cũng xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp để đảm bảo doanh nghiệp luôn có nguồn hàng hoá đáng tin cậy.
Ngoài ra, nhân viên thu mua có thể xử lý các nhiệm vụ hành chính liên quan đến mua hàng, bao gồm theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo hồ sơ thu mua được cập nhật. Vậy để đảm nhận vị trí này, nhân viên thu mua có cần giỏi ngoại ngữ không?

Tuỳ vào công ty và lĩnh vực sản xuất, kinh doanh cụ thể mà nhân viên thu mua có thể phụ trách các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, công việc của họ bao gồm:

• Nghiên cứu, tìm hiểu các nhà cung cấp tiềm năng.
• So sánh và đánh giá sản phẩm, giá cả, ưu đãi từ các nhà cung cấp.
• Đàm phán điều khoản hợp đồng và thỏa thuận giá cả.
• Duy trì hồ sơ cập nhật của sản phẩm/vật liệu đã mua, thông tin giao hàng và hóa đơn.
• Chuẩn bị báo cáo về việc mua hàng, bao gồm phân tích chi phí.
• Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.
• Xây dựng quy trình tích cực để xác định số lượng hàng tồn kho và từ đó ước tính nhu cầu mua hàng dựa trên số lượng hàng quý và hàng năm.
• Luôn cập nhật các xu hướng của ngành, thiết lập các thỏa thuận mua dài hạn với nhà cung cấp khi nó có lợi cho công ty.
• So sánh sản phẩm được bàn giao với đơn đặt hàng ban đầu và làm việc lại với nhà sản xuất khi có sai sót liên quan.

2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí hân viên thu mua

Nhà tuyển dụng khác nhau sẽ có những yêu cầu cụ thể khác nhau với ứng viên vào vị trí nhân viên thu mua. Những tiêu chí này thường bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và các chứng chỉ liên quan. Nhìn chung, nhân viên thu mua cần có:

• Bằng tốt nghiệp trung học đối với hàng hoá tiêu dùng, làm việc với nhà cung cấp nội địa/bằng cử nhân (thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ) khi làm việc với đối tác nước ngoài.
• Từ 1 năm kinh nghiệm trong vai trò nhân viên thu mua.
• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tuyệt vời.
• Khả năng quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả.
• Có thể tạo và quản lý danh sách công việc ưu tiên dựa trên nhu cầu của công ty.
• Chịu được môi trường làm việc áp lực.

3. Làm sao để trở thành một Nhân viên thu mua giỏi?

3.1. Hiểu cách tác động đến toàn bộ quy trình thu mua

Tìm hiểu, đánh giá nhà cung cấp là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên thu mua. Bạn cần xác định được tình trạng sản xuất, kinh doanh của họ và xu hướng thị trường. Đồng thời tính toán mức giá có thể đàm phán giảm xuống so với mặt bằng dựa trên cơ sở ngân sách của công ty.
Những nhân viên thu mua giỏi có thể dự đoán sâu rộng và chính xác về những khả năng có thể xảy ra. Họ cũng biết nên tác động vào bước nào trong quy trình mua hàng để được giá tốt hơn. Làm được như vậy, nhân viên thu mua sẽ có quyền kiểm soát nhiều hơn đối với các hành vi mua hàng tổng thể.

3.2. Tập trung vào bối cảnh lớn hơn, có tầm nhìn xa

Những nhân viên thu mua xuất sắc biết làm chủ ngân sách và sử dụng ngân sách đó hiệu quả. Bạn cũng phải tập trung vào bối cảnh lớn hơn, thay vì chỉ lo xử lý một phần nổi của công việc.
Ví dụ, nhân viên thu mua ngày nay còn ảnh hưởng đến các bộ phận sản xuất hoặc thiết kế sản phẩm. Họ phải hiểu về định hướng, đưa ra ý kiến dựa trên nghiên cứu về thị trường, sau đó tìm nguồn cung ứng phù hợp về chất liệu, mẫu mã phù hợp. Nỗ lực thống nhất giữa bộ phận thu mua và kỹ thuật sản phẩm cũng như bộ phận bán hàng có thể giúp tăng doanh thu trong tương lai.

Bí quyết để trở thành nhân viên thu mua chuyên nghiệp

3.3. Phân tích chi tiết cấu trúc chi phí mua hàng

Các nhân viên thu mua chuyên nghiệp có thể hoàn thiện cấu trúc chi phí mua hàng bằng cách: sử dụng cả công nghệ tiên tiến và phân tích chi tiết để đảm bảo bao quát toàn bộ quá trình mua hàng. Phương pháp này cũng cho phép bạn phát triển và thực hiện các mục tiêu KPI.

3.4. Chịu được áp lực công việc

Công việc của nhân viên thu mua có thể cực kỳ bận rộn vào một số thời điểm, nhất là với những lô hàng lớn. Bạn buộc phải xử lý nhanh trong khi vẫn đảm bảo tính chính xác. Và dĩ nhiên, bạn luôn làm việc trong áp lực của cả công ty và nhà cung cấp.
Bộ phận sản xuất chờ đợi hàng hoá, vật liệu để tiếp tục tiến độ công việc, trong khi đó, bên nhà cung cấp có thể ép giá hoặc trì hoãn gửi hàng. Những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, hải quan,... cũng có thể khiến nhân viên thu mua căng thẳng. Bạn cần biết cách sắp xếp, quản lý thời gian sao cho khoa học, hợp lý và sẵn sàng xử lý khi có tình huống phát sinh bất ngờ.

Các bạn đang có nhu cầu tìm việc làm nhân viên mua hàng hay nhân viên thu mua thì hãy tìm hiểu kỹ từng công việc và đưa ra những sự cân nhắc kỹ lưỡng về kỹ năng của bản thân với yêu cầu mà nhà tuyển dụng đề ra. Đặc biệt, cần nắm được cách tạo CV xin việc nhân viên thu mua để gây ấn tượng tốt, trở thành ứng viên sáng giá cho vị trí tuyển dụng.