Nhân viên Admin có thể đóng vai vai trò như nhân viên lễ tân, thư ký, trợ lý cá nhân, nhân viên hành chính. Trong một số công ty, Admin sẽ phải đảm nhận tất cả các công việc trên ngay cả những việc nằm ngoài chuyên môn như chăm sóc khách hàng, quan hệ công chúng. Đây được coi một công việc linh động, đòi hỏi nhiều kỹ năng kết hợp.
Những kỹ năng thiết yếu của một nhân viên Admin chuyên nghiệp
Để có thể hoàn thành tốt công việc cũng như vai trò của mình, dưới đây là 7 kỹ năng cốt lõi mà một nhân viên Admin cần có.
Trong một số trường hợp, nhân viên Admin có thể thực hiện cả công việc của một nhân viên chăm sóc khách hàng là tương tác trực tiếp với khách. Có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhân viên Admin tạo ấn tượng tốt với khách hàng, và giúp xây dựng hình ảnh của công ty.
Ngoài ra họ còn đảm nhiệm các công việc liên quan đến giao tiếp khác như: thông tin cho đồng nghiệp, trả lời và gọi điện trực tiếp với đối tác, nhà cung cấp, các đơn vị bên ngoài, ... . Với kỹ năng giao tiếp khéo léo, việc thỏa thuận hay trao đổi thông tin sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn. Đối tác sẽ thấy được sự chuyên nghiệp qua cách giao tiếp của nhân viên, từ đó hứa hẹn sẽ hợp tác lâu dài với doanh nghiệp đó.
Bên cạnh đó nhiệm vụ của một nhân viên Admin văn phòng cũng bao gồm thực hiện các công việc liên quan đến con số như tính toán chi phí, thanh toán hóa đơn, phân tích ngân sách, báo cáo số liệu, biểu đồ cho cấp trên. Để làm tốt các công việc này đòi hỏi người làm phải có nền tảng kiến thức và kỹ năng toán học tốt.
Có kỹ năng quan sát, chú ý vào từng chi tiết giúp nhân viên Admin dễ dàng phát hiện ra những lỗi, sai sót và khắc phục các vấn đề này. Ngoài ra, nhiều công việc hành chính văn phòng như nhập và xử lý dữ liệu cũng đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác.
Dù chỉ mắc lỗi nhỏ trong báo cáo ngân sách, hay gửi mail sai địa chỉ cũng có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng. Do đó, khả năng tập trung vào các chi tiết nhỏ sẽ giúp ngăn chặn kịp thời những rủi ro, tránh hậu quả không đáng có.
Trong quá trình làm việc, có nhiều sự cố bất ngờ có thể xảy ra. Là một Admin văn phòng, kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng hết sức quan trọng. Ví dụ như, khi có các lỗi kỹ thuật xảy ra như máy in bị hỏng, văn phòng hết giấy, Admin sẽ phải tìm ra giải pháp, nhanh chóng gọi thợ sửa, bảo trì, giám sát và điều hướng những vấn đề này. Trong một số trường hợp không lường trước, họ phải tự có hướng giải quyết vấn đề một cách thông minh và nhanh chóng.
Nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên Admin có thể sẵn sàng tham gia vào các dự án, có khả năng ứng biến, quyết định nhanh chóng, và chủ động làm việc với ít sự giám sát của cấp trên, luôn cầu tiến ham học hỏi. Một nhân viên Admin giỏi có khả năng đưa ra một kết luận quyết định sáng suốt trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
Nhân viên Admin cần rèn luyện, trau dồi những kỹ năng mềm nhất định
Như đã đề cập bên trên, vai trò của nhân viên Admin là phụ trách các giấy tờ, tìm nguồn cung ứng, lưu trữ, tài liệu, sổ sách, kế toán,... Kỹ năng tổ chức và sắp xếp sẽ giúp Admin có thể nhanh chóng tìm kiếm nơi lưu trữ tài liệu, thông tin khi cần. Bên cạnh công việc giấy tờ, có nhiều công việc, nhiệm vụ khác yêu cầu nhân viên Admin cần phải tổ chức và sắp xếp một cách hợp lý, khoa học, biết lên kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ nào quan trọng trước nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Để lưu trữ hồ sơ và theo dõi tiến độ dự án, nhân viên Admin văn phòng cần có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản như sử dụng Microsoft Office, Excel, và các phần mềm công cụ liên quan khác.
Có kỹ năng tốt được coi như là "bàn đạp" giúp bạn tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp. Nếu bạn muốn theo đuổi trở thành một nhân viên Admin, đừng quên trau dồi và phát triển những kỹ năng mà Joboko.com vừa chia sẻ trên đây nhé.
MỤC LỤC:
1. Kỹ năng giao tiếp
2. Khả năng toán học
3. Kỹ năng chú ý vào chi tiết
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
5. Chủ động, có khả năng đưa ra quyết định
6. Kỹ năng tổ chức và sắp xếp
7. Kỹ năng tin học
Đọc thêm: Kỹ năng giao tiếp: Bước đệm tạo đà thăng tiến trong sự nghiệp
Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng tổ chức, phân công công việc hiệu quả