Nhận được lời mời phỏng vấn là một tin vui, nhưng đôi khi vì đã có Offer tốt hơn hoặc nhận thấy văn hóa công ty không phù hợp, bạn buộc phải nói lời từ chối. Bài viết này, JobOKO sẽ cung cấp cho bạn các mẫu email từ chối phỏng vấn khéo léo, dễ áp dụng cho mọi tình huống.
Trong hành trình tìm việc, không hiếm trường hợp bạn nhận được lời mời phỏng vấn nhưng vì lý do cá nhân, đã nhận được offer tốt hơn hoặc nhận thấy văn hóa công ty không phù hợp nên muốn dừng lại. Nhiều ứng viên thường chọn cách "ghosting" (im lặng và mất hút). Tuy nhiên, theo khảo sát từ mạng lưới đối tác của JobOKO, có đến 85% HR sẽ đưa những ứng viên "không phản hồi" vào danh sách đen (blacklist) cho các cơ hội tương lai.
Viết một bức thư từ chối phỏng vấn khéo léo không chỉ thể hiện thái độ "thực chiến", chuyên nghiệp mà còn giúp bạn:
Dù từ chối cơ hội này, hãy đảm bảo hồ sơ của bạn luôn ở trạng thái tốt nhất cho những cơ hội "xịn" hơn sắp tới nhé!
Tạo CV chuyên nghiệpĐể viết nhanh email vừa ngắn gọn vừa đầy đủ, bạn chỉ cần áp dụng công thức "4 bước" mà các chuyên gia nhân sự đối tác của JobOKO khuyên dùng:
Công thức Email từ chối "0 điểm trừ"
Gợi ý: Nếu bạn vẫn đang cân nhắc có nên đi phỏng vấn hay không, hãy thử xem lại bộ câu hỏi phỏng vấn chi tiết để đánh giá mức độ tự tin của mình.
Mỗi ứng viên có một lý do riêng, và cách trình bày lý do đó sẽ quyết định "điểm thanh lịch" của bạn trong mắt HR. Dưới đây là các mẫu email được tối ưu cho từng kịch bản thực tế, bạn có thể copy và chỉnh sửa thông tin cá nhân để gửi ngay.
Mẫu 1: Từ chối vì đã nhận được offer (công việc) khác
Đây là tình huống phổ biến nhất. Hãy thành thật nhưng đừng quá khoe khoang về công việc mới.
Kính gửi Anh/Chị [Tên HR/Bộ phận Tuyển dụng],
Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày].
Tuy nhiên, em viết thư này để thông báo rằng em đã quyết định đồng ý với một lời mời làm việc khác phù hợp với kế hoạch cá nhân hiện tại. Vì vậy, em xin phép rút khỏi quy trình tuyển dụng lần này để Anh/Chị có thể tập trung cho các ứng viên khác.
Hy vọng công ty sớm tìm được nhân sự xuất sắc. Rất mong có dịp hợp tác cùng Anh/Chị trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ tên của bạn]
Mẫu 2: Từ chối phỏng vấn "phút chót" (Sự cố bất khả kháng)
Lưu ý: Với mẫu này, ngoài email, bạn bắt buộc phải gọi điện thoại trực tiếp để thể hiện sự cầu thị.
Chào Anh/Chị [Tên HR],
Em là [Họ tên], ứng viên phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] vào lúc [Giờ] hôm nay.
Em rất tiếc phải thông báo rằng vì có sự cố gia đình đột xuất không thể sắp xếp được, em xin phép không thể tham gia buổi phỏng vấn như đã hẹn. Em chân thành xin lỗi vì thông báo muộn và gây ảnh hưởng đến lịch trình của hội đồng tuyển dụng.
Em rất mong nhận được sự thông cảm từ phía Anh/Chị và công ty.
Trân trọng,
[Họ tên]
Mẫu 3: Từ chối tiếp tục phỏng vấn vòng sau (Vì thấy không phù hợp)
Nhiều ứng viên "ngại" từ chối sau khi đã gặp mặt. Tuy nhiên, bạn không nên im lặng, hãy phản hồi chuyên nghiệp.
Kính gửi Anh/Chị [Tên người phỏng vấn/HR],
Em xin cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian chia sẻ rất chi tiết về công việc và văn hóa công ty trong buổi phỏng vấn vòng 1 vừa qua.
Sau khi cân nhắc kỹ về sự tương quan giữa năng lực cá nhân và yêu cầu thực tế của vị trí [Tên vị trí], em nhận thấy mục tiêu nghề nghiệp hiện tại của mình chưa thực sự trùng khớp với kỳ vọng của công ty. Do đó, em xin phép dừng quá trình ứng tuyển tại đây.
Chúc quý công ty luôn phát triển và sớm tìm được mảnh ghép phù hợp nhất.
Trân trọng,
[Họ tên]
Mẫu 4: Từ chối vì mức lương/đãi ngộ không thỏa đáng
Đây là cách từ chối khéo léo nhưng vẫn giữ "cửa" để HR có thể điều chỉnh ngân sách nếu họ thực sự cần bạn.
Chào Anh/Chị [Tên HR],
Em rất cảm ơn quý công ty đã tin tưởng và gửi lời mời phỏng vấn/thỏa thuận công việc cho em. Em đánh giá rất cao môi trường làm việc tại [Tên công ty].
Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ về mức đãi ngộ và lộ trình phát triển, em nhận thấy con số hiện tại chưa tương xứng với mong đợi cũng như giá trị em có thể đóng góp cho vị trí này. Vì vậy, em xin phép từ chối lời mời phỏng vấn/nhận việc để tìm kiếm cơ hội khác phù hợp hơn với nhu cầu tài chính cá nhân.
Trân trọng,
[Họ tên]
Mẫu 5: Từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh (Dành cho công ty Global/IT)
Sử dụng cho các tập đoàn đa quốc gia hoặc vị trí yêu cầu ngoại ngữ .
Dear [Hiring Manager's Name],
Thank you very much for the invitation to interview for the [Position Name] role. I appreciate the opportunity to learn more about [Company Name].
However, after careful consideration, I have decided to withdraw my application as I have accepted another job offer that aligns better with my career goals at this time.
Thank you for your time and consideration. I wish [Company Name] all the best in finding the right candidate.
Best regards,
[Your Name]
Xem thêm: Cách giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh để luôn sẵn sàng cho các vòng phỏng vấn tại doanh nghiệp quốc tế.
Bạn vẫn đang phân vân về kỹ năng phỏng vấn của mình? Đừng bỏ lỡ trọn bộ bí kíp chinh phục mọi nhà tuyển dụng tại đây!
Xem trọn bộ câu hỏi phỏng vấn
Việc từ chối phỏng vấn sát giờ (chỉ trước 1-2 tiếng hoặc sát nút) là điều cực kỳ "tối kỵ". Tuy nhiên, nếu gặp sự cố bất khả kháng, hãy xử lý theo cách của một người chuyên nghiệp:
Mẹo: Nếu bạn từ chối vì thấy mình chưa đủ năng lực, đừng vội nản lòng. Hãy dành thời gian tìm hiểu thêm về cách nói về điểm yếu để tự tin hơn trong các lần phỏng vấn sau.
Đừng coi việc gửi email xong là kết thúc. Hãy biến lời từ chối thành một chiếc "cầu nối" bằng cách:
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu ứng tuyển đến khi từ chối là chìa khóa của thành công. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội mới tại các ngân hàng lớn như Techcombank hay Vietcombank, đừng bỏ qua kinh nghiệm quý báu dưới đây.
Kinh nghiệm phỏng vấn ngân hàngTừ chối phỏng vấn không phải là điều xấu, quan trọng là cách bạn từ chối. Hy vọng những mẫu email và lưu ý trên từ JobOKO sẽ giúp bạn giữ vững phong thái chuyên nghiệp trên con đường sự nghiệp của mình.