Từ chối lời mời phỏng vấn thế nào để không "mất lòng" nhà tuyển dụng?

Mỗi ứng viên sẽ có những kỳ vọng, tiêu chuẩn khác nhau khi tìm việc làm và các tiêu chí hoàn toàn có thể thay đổi theo thời gian. Việc bạn đổi ý không có gì xấu nhưng cách bạn từ chối lời mời phỏng vấn thế nào để không làm "mất lòng" nhà tuyển dụng sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh ứng viên của bạn và thậm chí là các cơ hội việc làm trong tương lai.

I. Khi nào nên/ cần từ chối lời mời phỏng vấn?

Thông thường, lý do khiến ứng viên quyết định từ chối lời mời phỏng vấn rất đa dạng nhưng thường là vì đã đi làm ở đâu khác, ấn tượng cá nhân tiêu cực, thông tin tìm kiếm được và cả các dấu hiệu "red flag" khác nữa, điển hình nhất là:

• Bạn đã nhận việc tại doanh nghiệp, tổ chức khác (với nhiều lợi thế cạnh tranh hơn).
• Vì lý do cá nhân mà bạn phải thay đổi kế hoạch công việc.
• Qua tìm hiểu thấy công ty không phù hợp (về định hướng, mục tiêu).
• Công ty có môi trường làm việc độc hại, bạn nghe thấy nhiều đánh giá tiêu cực.
• Bạn thấy mình đã ứng tuyển ở vị trí yêu cầu quá cao/ hoặc quá thấp so với năng lực, kinh nghiệm của mình nên không phù hợp.
• Bạn biết rằng công ty đang gặp khó khăn tài chính, làm việc sẽ có rủi ro thanh toán lương và các chế độ.
• Tham gia cuộc phỏng vấn công ty đối thủ, có thể ảnh hưởng tới công việc hiện tại (trường hợp được nhà tuyển dụng chủ động liên hệ mời phỏng vấn, bạn là ứng viên thụ động).
• Bạn đã tham gia 1 hoặc 2 vòng phỏng vấn trước đó và không còn hứng thú với công việc hoặc công ty.
• Bạn nhận ra rằng mình không thực sự thích công việc đó nữa.
• Các lý do khác: Giao thông không thuận tiện, địa điểm làm việc quá xa, nhiều tin đồn tiêu cực,...

Dù xuất phát từ bất kỳ nguyên nhân nào mà bạn không muốn đến phỏng vấn, nhất định phải lịch sự từ chối nhà tuyển dụng. Việc nhận lời rồi không đến hoặc không phản hồi sẽ ảnh hưởng đến các kế hoạch của họ, đồng thời làm mất cơ hội của những ứng viên khác.

II. Kênh phản hồi cho nhà tuyển dụng khi không đến phỏng vấn

Theo lời khuyên từ những chuyên gia tuyển dụng, có 2 phương thức để gửi phản hồi cho nhà tuyển dụng về việc bạn sẽ không đến phỏng vấn rất đơn giản và nhanh chóng là:

• Qua điện thoại: Khi nhà tuyển dụng gọi điện mời phỏng vấn, bạn có thể hỏi thêm thông tin và từ chối ngay lúc đó hoặc xin thời gian suy nghĩ, sau đó gọi lại bằng số đã liên lạc với bạn. Cách từ chối này có phần quá trực tiếp và không phải ứng viên nào cũng thoải mái.
• Qua email: Từ chối lời mời phỏng vấn qua email được cho là cách phù hợp hơn vì cho bạn thời gian để suy nghĩ, có thể điều chỉnh ngôn ngữ trong email, chia sẻ được nhiều thông tin hơn so với qua điện thoại.

III. Cách từ chối lời mời phỏng vấn tinh tế và lịch sự

Từ chối phỏng vấn khéo léo sẽ cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn không thể đến tham dự phỏng vấn thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp. Những ứng viên khéo léo sẽ biết làm sao để từ chối mà không làm nhà tuyển dụng cảm thấy hụt hẫng hoặc khó chịu.

1. Từ chối phỏng vấn qua điện thoại

Khi từ chối lời mời phỏng vấn, nguyên tắc để bạn thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng mình sẽ không đến phỏng vấn qua điện thoại gồm có:

• Phản ứng tích cực khi nghe điện thoại và tiếp nhận thông tin mời phỏng vấn: Bắt đầu cuộc gọi, nhà tuyển dụng sẽ chào và xác nhận bạn có phải là [tên ứng viên] và hỏi bạn đang hoặc đã đi làm ở đâu hay chưa. Bạn nên cho thấy phản ứng tích cực, vui vẻ và tìm hiểu xem người gọi muốn chia sẻ thông tin gì.
• Kiên nhẫn lắng nghe: Nhà tuyển dụng sẽ dành thời gian tự giới thiệu về họ và công ty, tổ chức, sau đó mới đến phần nội dung chính là gửi lời mời phỏng vấn. Dù thông tin có thể hơi dài và bạn cũng xác định sẽ không đến phỏng vấn (từ khi nghe tên công ty hoặc vì bạn đã nhận công việc khác rồi) thì vẫn nên chú ý lắng nghe với sự tôn trọng. Đây là phép lịch sự tối thiểu mà ứng viên nào cũng cần có.
• Không từ chối phỏng vấn ngay lập tức (trừ khi bạn đã đi làm ở công ty mới): Hành động vừa nghe xong đã ngay lập tức nói không của bạn sẽ làm đối phương cảm thấy không được tôn trọng và/ hoặc khiến cảm xúc của họ đi xuống. Nghệ thuật giao tiếp khi từ chối ai đó cần được áp dụng vào cả trường hợp từ chối lời mời phỏng vấn này. Những mẫu hội thoại bạn có thể sử dụng để phản hồi cho nhà tuyển dụng qua điện thoại gồm có:

+ "Ôi tiếc quá, từ khi gửi CV em vẫn mong được tới công ty mình phỏng vấn lắm ạ. Tuy nhiên mới đây em đã nhận một công việc mới mất rồi. Em rất cảm ơn Anh/ Chị và công ty đã cân nhắc, tạo điều kiện, chỉ tiếc là hiện tại chưa có cơ hội hợp tác. Mong rằng lần sau Anh/ Chị vẫn đánh giá tích cực về em như thế này ạ".
+ "Em rất cảm ơn Anh/ Chị/ Công ty đã liên hệ lại. Anh/ Chị có thể gửi thông tin chi tiết giúp em qua email được không ạ? Em sẽ phản hồi nhanh nhất có thể?".
+ "Anh/ Chị có thể cho em thêm thời gian suy nghĩ được không ạ, hiện tại thì em có thể đến phỏng vấn vào thời gian đó nhưng em cũng e rằng lỡ như có tình huống phát sinh. Em có thể liên lạc lại với Anh/ Chị qua số điện thoại này đúng không ạ?".
Đừng bao giờ quên lịch sự cảm ơn và mong được hợp tác vào lần sau nhé. Với sự thân thiện và nhiệt tình như vậy, nhà tuyển dụng không thể "bắt lỗi" nào được và họ sẽ tiếc nuối vì để lỡ một ứng viên như bạn!
Lưu ý: Gợi ý nhà tuyển dụng gửi thông tin chi tiết qua email và cân nhắc thêm hoặc để sau đó từ chối qua email vẫn được xem là một cách khôn ngoan và khéo léo, nên dùng vì cả ứng viên và nhà tuyển dụng đều có thời gian để tiếp nhận và xử lý thông tin.

2. Từ chối phỏng vấn qua email

Gửi email từ chối lời mời phỏng vấn sẽ có những điểm khác so với giao tiếp qua điện thoại vì một bên là ngôn ngữ viết, một bên là ngôn ngữ nói. Những gì bạn nên tập trung vào sẽ là:

• Trả lời nhà tuyển dụng qua email mời phỏng vấn họ gửi trước đó: Như vậy, bạn sẽ chắc chắn rằng thư của mình không bị cho vào thư rác, và nhà tuyển dụng cũng dễ dàng theo dõi, cập nhật thông tin xem ứng viên nào xác nhận tới phỏng vấn, ứng viên nào từ chối.
• Tuân thủ cấu trúc tiêu chuẩn của email trao đổi công việc, chuyên nghiệp: Email bạn gửi cho nhà tuyển dụng, cho dù là có nội dung từ chối phỏng vấn thì vẫn phải là email chuyên nghiệp với đầy đủ các phần nội dung chính và được định dạng rõ ràng. Tiêu đề email, lời chào tới nhà tuyển dụng, nội dung và kết thư kèm chữ ký chứa thông tin liên lạc đều cần thiết. Khi viết xong, bạn cũng nên định dạng để các đoạn có khoảng cách rõ ràng, dễ theo dõi.
• Mở đầu bằng lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã phản hồi email ứng tuyển/ trao cơ hội phỏng vấn: Chắc chắn bạn không bao giờ nên ngay từ đầu email đã viết rằng "Tôi rất lấy làm tiếc vì không thể đến tham gia buổi phỏng vấn vị trí [tên vị trí] vì lý do cá nhân", thay vào đó, hãy bắt đầu bằng một lời cảm ơn chân thành vì đã được trao cơ hội phỏng vấn.
• Trình bày lý do phù hợp (có thể không đề cập): Việc bạn nhắc tới lý do vì sao không đến phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng minh bạch hơn về thông tin, không cần "tự hỏi" hoặc tiếp tục phản hồi, gọi điện thoại hỏi bạn nguyên nhân. Các lý do không nên quá chi tiết hoặc là thông tin có phần nhạy cảm (xa nhà, lương thấp, công ty khác lương cao hơn, công ty có tai tiếng nên không muốn làm việc,...).
• Thể hiện sự tiếc nuối: Ở phần tiếp theo của email từ chối lời mời phỏng vấn, bạn hãy bày tỏ sự tiếc nuối rằng bạn rất trân trọng cơ hội công việc nhưng tiếc là lần này chưa thể hợp tác.
• Mong được thông cảm: Cùng với đó, việc nhà tuyển dụng lên lịch phỏng vấn cần cân nhắc nhiều yếu tố như thời gian của ứng viên, thời gian của người phỏng vấn và bạn không thể đến sẽ khiến họ phải điều chỉnh, thay đổi kế hoạch. Vì vậy, bạn có thể viết thêm rằng bạn mong được nhà tuyển dụng thông cảm vì bạn không thể đến.
• Mong muốn giữ quan hệ và hợp tác trong tương lai: Biết đâu sau này họ sẽ có một vị trí khác phù hợp với bạn hơn; hoặc bạn cũng không thể chắc chắn họ có quen biết với nhà tuyển dụng tương lai của mình hay không. Việc để lại ấn tượng xấu lần này cũng có thể sẽ ảnh hưởng tới cơ hội trúng tuyển của bạn trong lần kế tiếp.

IV. Lưu ý quan trọng khi từ chối phỏng vấn

Từ chối lời mời phỏng vấn qua điện thoại và qua email là khác nhau, với những chia sẻ của JobOKO chắc hẳn đã giúp bạn hình dung toàn bộ những nội dung thông tin mình cần truyền đạt với nhà tuyển dụng. Để lời từ chối không khiến nhà tuyển dụng "mất lòng", còn những lưu ý khác quan trọng không kém cho bạn:

• Phản hồi nhanh chóng để nhà tuyển dụng có sắp xếp: Nhanh chóng không có nghĩa là ngay lập tức từ chối, nhưng việc bạn trả lời ngay sau vài tiếng, trong giờ làm việc hoặc tối đa là 24h sẽ được đánh giá cao.
• Ngôn ngữ lịch sự: Cả trong nói và viết, một khi đã là trao đổi, giao tiếp với nhà tuyển dụng về công việc, bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự - thân thiện không có nghĩa là xuề xòa, qua loa.
• Không đề cập tới các lý do quá chi tiết: Trường hợp nhắc tới lý do, đừng quá chi tiết vì sẽ có nguy cơ phản cảm, ví dụ viết rằng vì con nhỏ nên không đi làm xa tới 10km ở công ty được - nhà tuyển dụng sẽ tự hỏi thế thì tại sao trước đó bạn lại ứng tuyển?.
• Thái độ chân thành cảm ơn nhà tuyển dụng: Sự chân thành và tôn trọng luôn được coi trọng vì nó thể hiện bạn đã nghiêm túc với việc ứng tuyển, trân trọng các cơ hội việc làm.
• Xây dựng và duy trì quan hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn (nếu có thể): Bạn đã cố gắng để từ chối phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và lịch sự nhất, để cho ngay cả khi không cộng tác ở thời điểm này thì nhà tuyển dụng vẫn sẽ ấn tượng và nhớ về bạn với một hình ảnh tốt đẹp.
• Đừng quá khúm núm trong email từ chối phỏng vấn: Bạn có quyền chấp nhận hoặc từ chối phỏng vấn, cho dù là job offer bạn vẫn còn có thể xem xét và không nhận việc. Vì thế, trong email hoặc khi trả lời điện thoại của nhà tuyển dụng, hãy cứ thẳng thắn là đủ, đừng liên tục biện minh, xin lỗi.

V. Mẫu email từ chối phỏng vấn

Bạn có thể tham khảo và sử dụng một số mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn có sẵn được JobOKO để so sánh, đối chiếu xem cách diễn đạt của mình đã ổn hay chưa và cũng có thể định dạng email cho đẹp, bố cục rõ ràng hơn.

1. Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn cơ bản

Dưới đây là một ví dụ về một email cơ bản để từ chối một cuộc phỏng vấn:

"Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn - Tên của bạn

Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã cân nhắc trao cho tôi cơ hội đến tham dự cuộc phỏng vấn vào vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân, tôi muốn rút đơn xin việc khỏi vị trí này.

Tôi chân thành cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian để xem xét đơn xin việc và CV của tôi.

Một lần nữa, cảm ơn anh/chị đã xem xét.

Trân trọng,

Tên của bạn

E-mail

Số điện thoại".

2. Mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn vì đã tìm được công việc khác

"Chủ đề: Cảm ơn lời mời phỏng vấn

Kính gửi: [Tên công ty/tên nhà tuyển dụng]

Tôi rất biết ơn về cơ hội được phỏng vấn tại [Tên công ty] vào vị trí [tên chức danh công việc]. Trong khi chờ đợi phản hồi cho vị trí này, tôi đã nhận được lời mời làm việc tại một doanh nghiệp khác, vì vậy tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn của anh/chị.

Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn anh/chị vì đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn vào vị trí này. Xin đừng ngần ngại liên lạc nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi nào khác.

Trân trọng,

Tên của bạn

E-mail

Số điện thoại".

Tham khảo các mẫu email từ chối lời mời phỏng vấn chuẩn

3. Mẫu email từ chối phỏng vấn khi bạn cần thay đổi kế hoạch công việc

"Kính gửi Mr/ Ms/ Mrs. [Tên nhà tuyển dụng] hoặc Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/ Công ty [tên công ty],
Rất cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ xin việc và trao cơ hội phỏng vấn cho tôi với vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì kế hoạch công việc đã thay đổi sau khi tôi gửi CV xin việc. Tôi phải từ chối cơ hội phỏng vấn dù rất mong muốn được cống hiến trong một môi trường tốt và tích cực như quý công ty.
Tôi mong rằng quý công ty có thể giữ liên lạc với tôi như một ứng viên tiềm năng. Mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã xem xét và đưa ra lời mời phỏng vấn cho tôi.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]".

4. Mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh (lý do đã nhận công việc khác)

"Dear Mr/ Ms/ Mrs [Name]/ Dear [Company Name/ Department],
Thank you for reaching out! I'm so grateful for the time and consideration you've given my application for the [position] role. However, I recently accepted an offer from another company.
I wish you the best of luck filling this role and hope we can keep in touch. If anything changes in the future, I'll certainly reach out in case the timing is right on both sides.
Best regard,
[Your Name]".
Mỗi lời mời phỏng vấn là một bước tiến quan trọng trong việc tìm kiếm việc làm, tuy nhiên, không phải cơ hội nào cũng phản ánh đúng với bạn. Từ chối một lời mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp là cách để bạn duy trì uy tín và thể hiện sự tôn trọng với NTD. Và để cuộc phỏng vấn trong tương lai diễn ra thành công, việc hiểu rõ về các câu hỏi phỏng vấn phổ biến là điều quan trọng, giúp ứng viên tự tin và chuẩn bị tốt nhất. Các câu hỏi này thường đề cập đến kinh nghiệm, kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Hãy chuẩn bị thật cẩn thận và luôn giữ vững tâm lý tự tin nhé.

MỤC LỤC:
I. Khi nào nên/ cần từ chối lời mời phỏng vấn?
II. Kênh phản hồi cho nhà tuyển dụng khi không đến phỏng vấn
III. Cách từ chối lời mời phỏng vấn tinh tế và lịch sự
IV. Lưu ý quan trọng khi từ chối phỏng vấn
V. Mẫu email từ chối phỏng vấn

Đọc thêm: Tại sao ứng viên từ chối lời mời làm việc của bạn?

Đọc thêm: Cách viết thư từ chối đi làm khi trúng tuyển lịch sự