Câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng Quản lý dự án

Trưởng phòng quản lý dự án là người đóng vai trò chủ đạo trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và hoàn thiện các dự án. Bởi vì đây là một vị trí cấp cao nên nếu bạn đang chuẩn bị phỏng vấn công việc trưởng phòng quản lý dự án, nghĩa là bạn có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao và tương đối phù hợp. Mặc dù vậy, bạn vẫn cần chuẩn bị kỹ lưỡng để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.

I. Câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng quản lý dự án và cách trả lời

1. Trước đây, bạn đã từng quản lý một dự án trong lĩnh vực/ngành nghề của chúng tôi chưa?
Rõ ràng, kinh nghiệm chuyên môn và những kỹ năng chung có thể tạo nên một trưởng phòng quản lý dự án tài năng. Tuy nhiên, kiến thức và kinh nghiệm, đặc biệt là trong các lĩnh vực chuyên ngành như tài chính hoặc công nghệ sẽ là yếu tố giúp nhà tuyển dụng nhận định rằng ứng viên có phù hợp hay không.

Câu trả lời của bạn nên bao gồm những nội dung sau:

• Kinh nghiệm liên quan.
• Các kết quả thực tế.
• Thái độ tự tin.

Gợi ý trả lời: "Với vai trò là trưởng phòng quản lý dự án cho dự án đổi thương hiệu quốc tế của Công ty X, tôi đã lãnh đạo một đội ngũ nhân viên sáng tạo, kỹ thuật và hành chính đa dạng, đảm bảo dự án đáp ứng đúng thời hạn và ngân sách".

2. Bạn có thể mô tả phong cách giao tiếp và lãnh đạo của bản thân được không?

Để hoàn thành một dự án với kết quả xuất sắc, một trưởng phòng quản lý dự án giỏi phải có kỹ năng lãnh đạo và truyền cảm hứng cho đội ngũ được xây dựng năng động. Khả năng giao tiếp hiệu quả và giữ cho mọi người có động lực đều có thể bắt nguồn từ phong cách quản lý và giao tiếp. Câu hỏi này có thể giúp xác định mức độ nhận thức của ứng về một vấn đề vô cùng quan trọng.
Trước khi trả lời, bạn hãy nghĩ đến các yếu tố sau:

• Tự nhận thức tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo.
• Hiểu rõ về phong cách lãnh đạo của bản thân.
• Khả năng tiếp cận, giải quyết vấn đề.

Gợi ý trả lời: "Tôi sẽ mô tả bản thân mình là người quản lý theo phong cách trực tiếp, rõ ràng, dễ tiếp cận với chính sách mở cửa, giúp các thành viên trong nhóm thoải mái đưa ý kiến, thảo luận các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành dự án".

3. Bạn sử dụng những số liệu chung nào để xác định xem dự án có tiến triển đúng hướng hay không?
Trưởng phòng quản lý dự án có trách nhiệm phụ trách nhiều công việc cụ thể nên vị trí này đòi hỏi bạn phải có khả năng cân bằng và giải quyết các ưu tiên cạnh tranh. Câu hỏi này có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá cách ứng viên tiếp cận việc quản lý một nhóm và xử lý các mối quan tâm về thời gian cũng như ngân sách khác nhau.

Câu trả lời của bạn cần bao gồm các nội dung sau:

• Khả năng để ủy nhiệm.
• Kỹ năng tổ chức.
• Kỹ năng quản lý thời gian.

Gợi ý trả lời: "Tôi luôn cố gắng cấu trúc từng dự án để mỗi thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả theo từng nhiệm vụ, từ đó đáp ứng các mục tiêu của dự án. Bên cạnh đó, tôi cũng thường cung cấp cho cả nhóm không gian và sự tự do nhất định mà họ cần để hoàn thành công việc, đồng thời, để mắt đến toàn bộ để đảm bảo rằng chúng tôi đi đúng hướng".

4. Bạn làm thế nào để điều chỉnh, giúp cả nhóm tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp cần ưu tiên hoàn thành trong thời gian ngắn?

Trong một thế giới công việc yêu cầu sự hoàn hảo như hiện nay, các dự án sẽ di chuyển theo một quỹ đạo tuyến tính. Nghĩa là, sẽ thường có các nhiệm vụ khẩn cấp bất ngờ xuất hiện, đòi hỏi sự chú ý và các nguồn lực ngay lập tức. Khi hỏi câu này, nhà tuyển dụng muốn biết về phương pháp xử lý của ứng viên khi phải đối diện với tình huống có khúc mắc, áp lực và căng thẳng trong quá trình thực hiện dự án, sau đó giúp nhóm tiếp tục tập trung, hướng tới mục tiêu cuối cùng.
Là một trưởng phòng quản lý dự án tương lai, bạn có thể đưa ra câu trả lời với những chú ý sau:

• Ngôn ngữ mềm dẻo.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Phong cách quản lý cá nhân.

Gợi ý trả lời: "Trong tình huống này, tôi sẽ làm việc với cả nhóm để xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất, ngay lập tức ảnh hưởng tới dự án. Sau đó, tôi có thể cùng mọi người đánh giá lại các ưu tiên cấp bách nhất trong thời gian này, đưa ra giải pháp và bắt đầu tập trung nguồn lực để giải quyết".

5. Khi có một thành viên trong dự án làm việc kém hiệu quả, bạn có chiến lược gì để giải quyết?

Các đội nhóm thuộc mọi quy mô đều sẽ có những khúc mắc, xung đột hoặc vài thành viên không thống nhất với nhau về các tiêu chuẩn. Là trưởng phòng quản lý dự án, bạn phải giữ cho mọi người có động lực, và xác định rõ ràng những nhân viên có vấn đề, đồng thời đưa ra cách giải quyết tình huống một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bạn có thể cân nhắc những yếu tố sau trước khi đưa ra câu trả lời cho người phỏng vấn:

• Kỹ năng giao tiếp và ngoại giao.
• Khả năng đào tạo và xây dựng động lực.
• Đồng cảm.

Gợi ý trả lời: "Giữ cho mọi thành viên trong nhóm hoạt động tốt nhất là một trong những ưu tiên hàng đầu của tôi trong mỗi dự án. Bước đầu tiên của tôi là làm việc với từng thành viên để xác định xem họ đang gặp khó khăn ở đâu và cố gắng hành động để cải thiện ngay tình hình, giúp họ nhanh chóng quay lại đúng hướng".

6. Bạn đánh giá kết quả cuối cùng của dự án như thế nào?

Mỗi dự án, tổ chức có cách đo lường thành công khác nhau, không chỉ dựa trên việc dự án có hoàn thành đúng thời gian và trong khoản ngân sách giới hạn hay không. Câu hỏi này chủ yếu nhằm đánh giá ứng viên về khả năng tự nhìn nhận, từ đó học hỏi để tiếp tục phát triển trong tương lai.
Câu trả lời của bạn cần cân nhắc những yếu tố sau:

• Chất lượng và số lượng công việc.
• Kỹ năng đặt mục tiêu, tạo động lực làm việc.
• Năng lực học hỏi và phát triển.

Gợi ý trả lời: "Mặc dù trong dự án cuối cùng tôi phụ trách, cả khách hàng và nhà tài trợ đều hài lòng với kết quả nhưng tôi vẫn tin rằng luôn có cơ hội để cải thiện và học hỏi từ kinh nghiệm. Tôi đã học cách xác định và giải quyết các vấn đề khi chúng bất ngờ phát sinh và trong tương lai tôi sẽ dành ít thời gian hơn cho những nhiệm vụ không thiết yếu".

7. Bạn xử lý như thế nào khi dự án vấp phải rào cản, bất chấp những nỗ lực tốt nhất của nhóm?

Cho dù chuẩn bị kỹ lưỡng như thế nào, trong quá trình tiến hành dự án, chắc chắn sẽ có những vấn đề. Trưởng phòng quản lý dự án cần xử lý tình huống để mọi việc tiếp tục diễn ra theo định hướng ban đầu.
Câu trả lời của bạn nên có các nội dung sau:

• Trách nhiệm giải trình.
• Suy nghĩ sáng tạo.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề.

Gợi ý trả lời: "Triết lý của tôi là hành động nhanh chóng nhưng hiệu quả. Tôi sẽ làm việc với nhóm để xác định những sai lầm, sau đó thay đổi quy trình để dự án đi đúng hướng".

II. Một số câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng Quản lý dự án phổ biến khác

8. Bạn sẽ làm thế nào một thành viên trong dự án liên tục phạm sai lầm, kéo hiệu suất của cả nhóm giảm xuống?
9. Trong một khoảng thời gian nhất định, bạn thích quản lý một hay nhiều dự án cùng lúc?
10. Bạn dùng cách nào để thiết lập lịch trình cho một dự án?
11. Theo bạn, các tiêu chí nào ảnh hưởng tới phân bổ nguồn lực? Bạn làm gì để phân bố nguồn lực hiệu quả?
12. Cách tốt nhất để thiết lập và quản lý một dự án liên ngành là gì?
13. Khi lãnh đạo một dự án, bạn chuẩn bị bao nhiêu kế hoạch dự phòng?
14. Trong một ngày làm việc, bạn dành nhiều thời gian nhất để làm gì?
15. Nếu dự án không tuân thủ theo lịch trình đặt ra từ trước, bạn sẽ làm thế nào để đưa nó trở lại đúng hướng?
16. Bạn có kinh nghiệm quản lý ngân sách không?
17. Bạn làm thế nào để giao tiếp và duy trì quan hệ tốt với khách hàng, nhà tài trợ và các bên liên quan?
18. Bạn có tìm kiếm sự giúp đỡ từ bên ngoài nhóm dự án không?
19. Sai lầm lớn nhất mà bạn đã phạm phải trong một dự án là gì?
20. Bạn thích phần mềm quản lý dự án nào?
21. Nếu bạn đã quản lý và thực hiện công việc theo yêu cầu của dự án nhưng khách hàng không hài lòng với kết quả, bạn sẽ làm thế nào bạn để thuyết phục khách hàng?
22. Bạn đã bao giờ thất bại trong một dự án? Bạn học được gì từ thất bại đó?
Cùng với câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng quản lý dự án, bạn đọc có thể tham khảo thêm câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng kế hoạch để nếu có ý định ứng tuyển cũng sẽ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Khi nắm được những kỹ năng cần có của trưởng phòng quản lý dự án, bạn cần trau dồi, nâng cao những gì mình còn thiếu sót để đáp ứng công việc tốt nhất. Hy vọng bài viết đã đem đến cho bạn đọc những thông tin bổ ích.

MỤC LỤC BÀI VIẾT:
I. Câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng quản lý dự án và cách trả lời
II. Một số câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng Quản lý dự án phổ biến khác