Hành chính văn phòng - các vị trí việc làm hấp dẫn và cơ hội thăng tiến

Nếu như bạn muốn tìm một công việc văn phòng, tương đối ổn định và vẫn có sự tiếp xúc, tương tác thường xuyên với những người xung quanh thì các vị trí việc làm hành chính văn phòng sẽ là một lựa chọn lý tưởng. Dĩ nhiên, có nhiều nhìn nhận và đánh giá về các công việc này, chẳng hạn như "nhàm chán", thế nhưng thực hư ra sao - hãy cùng tìm hiểu với JobOKO qua nội dung sau.

1. Hành chính văn phòng là làm gì?

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong tất cả các doanh nghiệp, tổ chức - còn được gọi là Hành chính nhân sự/ Hành chính tổng hợp/ Hành chính tổ chức. Nhiệm vụ chính của bộ phận hành chính văn phòng là thực hiện và giám sát các thủ tục hành chính, lễ tân, đón tiếp, văn thư lưu trữ (soạn thảo, nhận và gửi giấy tờ, văn bản hành chính, lưu trữ hồ sơ).

Ngoài ra, ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức có thể tích hợp chức năng của bộ phận hành chính văn phòng với nhân sự, tuyển dụng. Lúc này, bạn có thể phụ trách thêm những công việc như tổ chức hoạt động cho nhân viên, hỗ trợ tuyển dụng,...

2. Công việc hành chính văn phòng liệu có nhàm chán?

Nói đến công việc hành chính văn phòng, nhiều người đều nhận định là sẽ nhàm chán, công việc lặp đi lặp lại không có tính mới, ổn định nhưng lương thấp và gần như không có cơ hội thăng tiến. Thực tế, đảm nhiệm các vai trò hành chính văn phòng sẽ không nhàm chán vì bạn tương đối bận rộn, xử lý đa tác vụ và được giao tiếp đa dạng, tương tác tích cực tại nơi làm việc.

3. Các vị trí việc làm hành chính văn phòng

Có nhiều vị trí việc làm hành chính văn phòng khác nhau đều phụ trách các công việc hành chính, thư ký, trợ lý, cụ thể là:

• Nhân viên hành chính.
• Nhân viên hành chính văn phòng.
• Nhân viên hành chính nhân sự.
• Trợ lý hành chính.
• Thư ký.
• Trợ lý bộ phận.
• Chuyên viên hành chính nhân sự.
• Nhân viên lễ tân văn phòng.
• Nhân viên lễ tân hành chính.
• Chuyên viên hành chính nhân sự tổng hợp.
• Quản lý hành chính văn phòng.
• Trưởng phòng hành chính.
• Trưởng phòng hành chính nhân sự.
• Giám đốc hành chính nhân sự.

Những vị trí nào phù hợp cho người theo nghề hành chính văn phòng ứng tuyển?

4. Cơ hội phát triển, thăng tiến sự nghiệp cho nhân sự lĩnh vực hành chính văn phòng

Từ các vị trí việc làm hành chính văn phòng, bạn cũng có thể hình dung được rằng dù bắt đầu sự nghiệp với vai trò trợ lý hay nhân viên hành chính - gần như không yêu cầu bằng cấp chuyên ngành hay kinh nghiệm - thì bạn vẫn sẽ có cơ hội thăng tiến.

Lộ trình thăng tiến sự nghiệp của nhân viên hành chính có thể khái quát như sau:

• Thực tập sinh hành chính/ Thực tập sinh hành chính nhân sự: Không cần kinh nghiệm.
• Nhân viên hành chính/ Nhân viên hành chính nhân sự: Từ 0 - 2 năm kinh nghiệm trở lên.
• Chuyên viên hành chính nhân sự: Từ 3 - 5 năm kinh nghiệm.
• Trưởng phòng hành chính nhân sự: Trên 5 năm kinh nghiệm.
• Giám đốc hành chính nhân sự: Từ 7 - 10 năm kinh nghiệm trở lên, có kinh nghiệm quản lý ở các công ty quy mô vừa, công ty lớn.

Việc bạn cần phấn đấu bao lâu để đạt được các mốc sự nghiệp trong nghề hành chính văn phòng phụ thuộc vào năng lực, định hướng và cách bạn đặt mục tiêu cũng như nỗ lực vì mục tiêu đó. Miễn là bạn có mục tiêu rõ ràng và chịu khó học hỏi thì công việc hành chính cũng sẽ có cơ hội phát triển, thăng tiến.

5. Những khó khăn, thách thức của người làm hành chính

Những "hiểu lầm" về công việc hành chính khiến cho quy trình làm việc có thể gặp phải khó khăn. Ví dụ, các phòng ban khác trong công ty không hợp tác hoặc thực sự ủng hộ các quy định, chính sách mà bộ phận hành chính đưa ra. Ngoài ra, còn một số thách thức thực tế khác khiến người làm hành chính văn phòng "chùn chân", như:

• Mức lương chưa cao, nhân viên hành chính văn phòng thường có mức lương trung bình chỉ khoảng 6 - 8 triệu/ tháng, có thể thấp hơn khi chưa có kinh nghiệm.
• Công việc ít nhiều có tính chất lặp đi lặp lại, nếu không chủ động, linh hoạt thì sẽ không thể phát triển bản thân mà chỉ "chấp nhận" sự nhàm chán.
• Cơ hội thăng tiến không nhiều, đòi hỏi sự đa nhiệm và chứng minh được năng lực.
• Thường phải kiêm nhiệm rất nhiều việc, những nhiệm vụ "không tên", bận rộn nhưng dễ bị đánh giá là "nhàn", "không có mấy việc để làm".

6. Mức lương của các công việc hành chính văn phòng

Như đã trình bày ở trên, đánh giá chung thì mức lương của các công việc hành chính văn phòng còn chưa thực sự cạnh tranh - dù đã tăng đáng kể so với trong quá khứ. Mức lương của một số vị trí cụ thể như sau:

• Nhân viên hành chính: Lương khởi điểm từ 3 - 5 triệu/ tháng, trung bình từ 6 - 8 triệu/ tháng, cao hơn là từ 10 - 22 triệu/ tháng (hiếm, yêu cầu cao về kinh nghiệm).
• Nhân viên hành chính nhân sự: Lương khởi điểm từ 3 - 7 triệu/ tháng, trung bình khoảng 8 - 10 triệu/ tháng (với 2 năm kinh nghiệm trở lên) và cao nhất khoảng 25 triệu/ tháng.
• Nhân viên hành chính lễ tân: Lương khởi điểm từ 3 - 6 triệu/ tháng, trung bình từ 6,5 - 8 triệu/ tháng, cao nhất khoảng 13 triệu/ tháng.
• Chuyên viên hành chính: Từ 4 - 7 triệu/ tháng là mức lương khởi điểm của bạn, khi đã có 2, 3 năm kinh nghiệm thì lương sẽ tăng lên 8 - 10 triệu/ tháng và cao nhất khoảng 20 triệu/ tháng.
• Chuyên viên hành chính nhân sự: Lương trung bình của vị trí này là từ 9 - 11 triệu/ tháng, khởi điểm khoảng 5 - 8 triệu/ tháng, cao nhất là 20 triệu/ tháng.
• Trưởng phòng hành chính nhân sự: Với vai trò trưởng bộ phận, bạn sẽ có mức thu nhập trung bình từ 15 - 25 triệu/ tháng, cao nhất là từ 40 - gần 60 triệu/ tháng.

Có thể thấy, nếu muốn làm các công việc hành chính văn phòng và có thu nhập tốt, bạn cần tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện các kỹ năng thành thạo và thăng tiến. Hơn nữa, các kiến thức, kinh nghiệm trong mảng tuyển dụng, nhân sự, kinh doanh cũng sẽ giúp ích - vì nếu chỉ đảm nhiệm vai trò nhân viên hành chính đơn thuần thì rất khó để đạt được các thành công trong sự nghiệp.

Thu nhập của các vị trí hành chính văn phòng cao hay thấp?

7. Nhân viên/ Chuyên viên hành chính văn phòng làm gì để phát triển sự nghiệp?

Để phát triển sự nghiệp hành chính văn phòng và thăng tiến, những gì bạn nên làm và cần làm gồm có:

• Tự đặt cho mình mục tiêu nghề nghiệp hành chính văn phòng theo các mốc thời gian ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
• Tìm việc làm hành chính văn phòng tại các công ty có quy trình làm việc rõ ràng.
• Tích cực, chủ động và linh hoạt trong công việc.
• Tập trung phát triển các kỹ năng giao tiếp, đa nhiệm, quản lý thời gian, sắp xếp công việc, nghiệp vụ hành chính văn phòng (soạn thảo, in ấn,...).
• Tự học và thực hành các kiến thức về tuyển dụng, nhân sự, kinh doanh.
• Khi đã có kinh nghiệm, hãy tìm kiếm cơ hội việc làm ở các công ty lớn hơn để có thể hoàn thiện kỹ năng, biết cách xây dựng quy trình làm việc, quản trị văn phòng chuyên nghiệp, tiếp cận với các cơ hội thăng tiến.

Với các công việc hành chính văn phòng, bạn có thể làm việc trong môi trường văn phòng "mưa không thấy mặt, nắng chẳng thấy đầu", nhưng cần xác định rằng bạn phải đặt kỳ vọng hợp lý và có sự cố gắng, phấn đấu cần thiết. Chúc bạn có được công việc hành chính văn phòng như ý và sớm thăng tiến sự nghiệp!

MỤC LỤC:
1. Hành chính văn phòng là làm gì?
2. Công việc hành chính văn phòng liệu có nhàm chán?
3. Các vị trí việc làm hành chính văn phòng
4. Cơ hội phát triển, thăng tiến sự nghiệp cho nhân sự lĩnh vực hành chính văn phòng
5. Những khó khăn, thách thức của người làm hành chính
6. Mức lương của các công việc hành chính văn phòng
7. Nhân viên/ Chuyên viên hành chính văn phòng làm gì để phát triển sự nghiệp?

Đọc thêm: Các vị trí trong ngành hành chính nhân sự

Đọc thêm: Đâu là kỹ năng quan trọng nhất với Chuyên viên hành chính nhân sự?