Báo cáo công việc là bản tóm tắt tất cả những gì bạn đã làm được (trong ngày/tuần/tháng) và ý nghĩa của chúng đối với công việc, dự án chung. Nó cũng cho thấy các thành viên trong nhóm đã hợp tác với nhau như thế nào để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
Báo cáo công việc là một công cụ hữu hiệu để các nhà quản lý giám sát tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên. Dựa trên loại tài liệu này, người quản lý có thể đưa ra nhận xét chính xác cho nhân viên của mình.
Có rất nhiều mẫu báo cáo công việc khác nhau, từ mẫu ngắn gọn một trang, tới những báo cáo phân tích chi tiết dài hàng vài trang hoặc vài chục trang. Không có quy định mẫu báo cáo nào là chuẩn do mỗi công việc lại yêu cầu một kiểu cấu trúc riêng. Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ ở đây là tại sao sếp của bạn lại cần bản báo cáo này và tập trung cung cấp thông tin chính xác mà sếp cần. Viết báo cáo công việc là điều không hề đơn giản và bạn sẽ cần phải lưu ý những điều sau đây:
Bạn cần phải biết rõ ai là người sẽ nhận báo cáo để lựa chọn những thông tin chính xác nhất. Bạn có thể hỏi trực tiếp cấp trên về những thông tin mà họ cần trong bản báo cáo, họ là người nhận cuối cùng hay sẽ nộp lên cho cấp cao hơn? Hãy nhớ rằng báo cáo của bạn có thể không chỉ được gửi lên cho sếp trực tiếp, mà có thể sẽ được chuyển tới nhiều phòng ban khác nhau. Do đó, bạn cần phải biết người xem cuối cùng là những ai để có thể chọn được thông tin phù hợp nhất.
Thông tin là phần quan trọng nhất của báo cáo. Các từ ngữ mà bạn sử dụng ở đây chỉ nhằm mục đích giúp người đọc hiểu rõ hơn những thông tin này. Vì vậy, hãy dành thời gian thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu,... mà bạn cho là cần thiết. Đây sẽ là phần trung tâm của báo cáo và bạn chỉ cần thêm một vài từ ngữ để diễn giải chúng một cách chi tiết hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải sắp xếp các thông tin hợp lý, logic để bất cứ ai đọc báo cáo cũng có thể hiểu được.
Cho dù bạn sử dụng mẫu báo cáo công việc nào đi chăng nữa, thì cũng nên có các phần chính như sau:
Tiêu đề.
Tóm tắt dự án.
Phần giới thiệu - lý do viết báo cáo, nền tảng và cách thu thập thông tin.
Phần nội dung chính - thông tin thu thập được phía trên. Phần này nên được chia thành các mục nhỏ hơn cho dễ hiểu.
Kết luận hoặc đề xuất.
Bạn cần lên bố cục chung cho một bản báo cáo công việc như trên, sau đó dần dần bổ sung những thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể hoàn thành phần nội dung chính trước rồi sau đó mới viết đến phần giới thiệu và kết luận.
Phần tóm tắt dự án xuất hiện ngay trên đầu của bản báo cáo, nhưng lại là phần bạn nên viết cuối dùng để có thể tóm tắt được tất cả ý chính? Bạn rút ra được điều gì sau bản báo cáo? Bạn sẽ làm gì tiếp theo? Quản lý trực tiếp của bạn có thể sẽ đọc toàn bộ bản báo cáo nhưng lãnh đạo cấp cao hơn thì không. Vì vậy, phần tóm tắt dự án phải nêu được đầy đủ và ngắn gọn những thông tin quan trọng nhất. Bạn có thể viết 1 - 2 đoạn trong phần này hoặc trình bày thông tin dưới dạng gạch đầu dòng.
Hình thức báo cáo được trình bày theo đúng chuẩn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn
Nếu công ty của bạn yêu cầu phải trình bày theo một mẫu nhất định, hãy chỉnh sửa lại thông tin theo yêu cầu đó. Nếu không, đảm bảo bạn đã sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc và đúng các thuật ngữ trong ngành. Bạn cũng nên chia báo cáo thành các phần nhỏ để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt ý chính.
Nếu có thời gian, hãy nhờ một người đồng nghiệp hiệu đính bản báo cáo này trước khi gửi lên cho cấp trên. Ngôn ngữ sử dụng như vậy đã rõ ràng hay chưa? Các ý chính và đề xuất có khả thi hay không? Và cuối cùng là kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Bạn sẽ bị mất uy tín nếu như mắc phải những lỗi sai cơ bản này trong báo cáo công việc.
Sai chính tả là một trong những lỗi sai khá nhiều người mắc phải khi viết báo cáo công việc nói riêng và tất cả các loại văn bản, giấy tờ khác. Việc viết sai lỗi chính tả sẽ khiến cấp trên đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả trong công việc.
Thứ đầu tiên mà cấp trên cảm nhận được khi nhìn vào báo cáo công việc của bạn không phải là nội dung mà chính là cách trình bày. Nếu báo cáo của bạn sử dụng nhiều các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ thì bạn càng cần phải chú ý tới định dạng.
Bạn nên sử dụng thống nhất một kiểu chữ, làm nổi bật các đầu mục và dành ra các khoảng trắng phù hợp sao cho dễ nhìn. Các yếu tố như đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng,... cũng cần phải được chú ý.
Báo cáo công việc không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt là khi viết báo cáo công việc hàng ngày. Bạn không nhất định phải liệt kê lại các vấn đề đã bị lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên tập trung vào các vấn đề nổi cộm, cần được giải quyết ngay.
Nội dung báo cáo thiếu chính xác, mô tả những công việc không có thực sẽ dẫn đến những sai sót về chi ngân sách, trả lương cho nhân viên,... Nhiều người thậm chí còn không hiểu mình đang viết gì trong báo cáo công việc. Thay vì sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để trực quan hóa số liệu thì họ lại để lấp đầy các chỗ trống không cần thiết, để cho bản báo cáo đủ dài. Đây là lỗi sai cực kỳ nghiêm trọng cần tuyệt đối tránh trong quá trình làm báo cáo.
Cùng với mẫu báo cáo công việc các bạn cũng có thể tham khảo thêm mẫu đơn xin tăng lương khi có nhu cầu tăng lương và gửi đến chủ doanh nghiệp. Thực tế việc tăng lương ở bất cứ công ty nào cũng đều có quy định rõ ràng, tuy nhiên bạn thấy khả năng của mình là xứng đáng thì hãy cùng tìm hiểu chi tiết mẫu đơn xin tăng lương để có thể viết đơn và hoàn thiện mẫu đơn dễ dàng và hiệu quả nhất.
Ngoài ra trong quá trình làm việc chắc chắn bạn cũng có nghỉ phép và cần đến mẫu đơn xin nghỉ phép. Các bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép hoặc tải trực tiếp để sử dụng cho nhu cầu của mình tiện lợi và dễ dàng hơn.
MỤC LỤC:
I. Báo cáo công việc là gì?
II. Một số mẫu báo cáo công việc ngày, tuần, tháng chuẩn
III. Cách viết báo cáo công việc hàng ngày, tuần, tháng
IV. Bố cục của mẫu báo cáo công việc
V. Những lưu ý khi viết báo cáo công việc tháng, tuần, ngày
VI. Những lỗi cần tránh khi viết báo cáo công việc
Đọc thêm: Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh