Mô tả công việc của Nhân Viên Hành Chính

21/11/2021 22:31
Là nhân viên hành chính, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đảm nhận công việc như thư ký, trợ lý nhưng cũng tùy vào công ty, doanh nghiệp mà yêu cầu có sự khác biệt. Nắm được mô tả công việc nhân viên hành chính nói chung cùng kỹ năng cần có trong bài viết sẽ giúp bạn cân nhắc lựa chọn việc làm phù hợp.
Nhân viên hành chính thường làm gì hằng ngày là điều mà bất cứ ứng viên nào khi tìm việc làm cũng cần nắm rõ. Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể đưa ra những câu hỏi liên quan để kiểm tra mức độ quan tâm của bạn với vị trí tuyển dụng. Chính vì vậy, bạn không nên bỏ lỡ việc tìm hiểu mô tả công việc của nhân viên hành chính chi tiết, từ đó gia tăng cơ hội trúng tuyển cao.

MỤC LỤC:
I. Mô tả công việc của Nhân viên hành chính​
II. Yêu cầu trình độ và kỹ năng của Nhân viên hành chính
III. Phẩm chất của một Nhân viên hành chính giỏi

mo ta cong viec nhan vien hanh chinh
Công việc cụ thể của nhân viên hành chính là gì?

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên văn phòng

I. Mô tả công việc của Nhân viên hành chính​

Bên cạnh nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp lịch trình, nhân viên hành chính còn phải thực hiện các công việc như lập bảng lương, gửi email và làm việc với các dự án đặc biệt, lên lịch các hoạt động, cuộc họp và sự kiện trong công ty. Nhiệm vụ điển hình hàng ngày của Nhân viên hành chính bao gồm:
  • Lên kế hoạch mời họp và tham gia hội nghị, sắp xếp và quản lý cuộc họp.
  • Ghi chép và phân phát biên bản cuộc họp.
  • Lưu giữ tài liệu cả bản cứng và bản mềm.
  • Lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên.
  • Sắp xếp và cung cấp tài liệu, báo cáo.
  • Điều phối không gian làm việc, máy tính và thiết bị làm việc cho nhân viên mới với bộ phận IT.
  • Phân loại và phân phát thư.
  • Giải quyết các công việc hành chính bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp.
  • Trả lời thư dưới danh nghĩa công ty hoặc bộ phận được phân công.
  • Làm việc độc lập và làm việc theo nhóm cho các dự án đặc thù, bao gồm thuyết trình, gửi email hoặc hiệu đính.

Đọc thêm: Công việc của một nhân viên hành chính nhân sự là gì?

II. Yêu cầu trình độ và kỹ năng của Nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính đóng vai trò là trung tâm liên lạc cho tất cả nhân viên công ty, hỗ trợ công việc hành chính và giải đáp những thắc mắc của họ. Công việc chính của Nhân viên hành chính bao gồm quản lý hồ sơ giấy tờ, chuẩn bị các loại báo cáo thu chi, lưu trữ hồ sơ,... Công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá cao; bởi vậy, ứng viên tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học,... là đủ điều kiện để ứng tuyển. Những người đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên hành chính sẽ được ưu tiên trong quá trình xét duyệt.
Ngoài ra, Nhân viên hành chính cần phải đáp ứng một số yêu cầu về kỹ năng khác như:

  • Am hiểu quy trình hành chính, các quy tắc trong quản lý hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp.

  • Thành thạo công cụ tin học văn phòng như Word, Excel,...

  • Kỹ năng tổ chức tốt.

  • Kỹ năng giải quyết vấn đề.

  • Kỹ năng giao tiếp tốt (bằng cả lời nói và văn bản).

  • Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc.

  • Am hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự (do một số công ty yêu cầu Nhân viên hành chính hỗ trợ quy trình tuyển dụng).

Đọc thêm: Câu hỏi tình huống cho Nhân viên Hành chính

mo ta cong viec nhan vien hanh chinh
Những yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng đối với nhân viên hành chính

III. Phẩm chất của một Nhân viên hành chính giỏi

Bằng cấp không phải là yếu tố quyết định bạn có thể trở thành một Nhân viên hành chính giỏi hay không. Ngược lại, những người thành công ở vị trí này là nhờ các phẩm chất đáng quý như:

  • Sự cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc của Nhân viên hành chính chủ yếu liên quan đền hồ sơ, giấy tờ, lưu trữ thông tin; bởi vậy, sự cẩn thận, tỉ mỉ là yếu tố không thể thiếu. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải có kỹ năng làm việc khoa học và biết cách vận dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc.

  • Sự chăm chỉ, tận tâm và nghiêm túc với công việc: Công việc của Nhân viên hành chính tuy không đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao nhưng khối lượng công việc lại rất lớn. Nếu không thực sự chăm chỉ và nghiêm túc, họ sẽ không thể hoàn thành công việc hoặc là dẫn đến sai sót trong lưu trữ thông tin, quản lý hồ sơ,...

  • Tinh thần sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ mọi người: Như đã nói ở trên, Nhân viên hành chính là trung tâm liên lạc của tất cả nhân viên trong công ty - nơi mà họ tìm đến để được hỗ trợ, được giải đáp thắc mắc. Điều này đòi hỏi Nhân viên hành chính phải là người vui vẻ, cởi mở và luôn sẵn sàng giúp đỡ mọi người. Đây không chỉ là một yếu tố giúp thành công mà còn là điều kiện bắt buộc đối với những người làm công việc này.

Khi nói tới công việc Nhân viên hành chính, nhiều người sẽ cho rằng đây là công việc không yêu cầu bằng cấp, kỹ năng và ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, để thành công ở vị trí này, họ cũng cần phải có nền tảng kiến thức vững chắc về hoạt động hành chính cũng như rất nhiều kỹ năng mềm quan trọng khác. Đây là một vị trí quan trọng, đóng góp một phần không hề nhỏ vào quy trình vận hành doanh nghiệp. Vì vậy, nếu có ý định nộp CV xin việc Nhân viên Hành chính thì bạn cần lưu ý để đáp ứng yêu cầu nhé.
Cùng với đó, bạn đọc khi có ý định làm công việc hành chính nhân sự cũng nên tìm hiểu 4 kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự. Qua đây việc trau dồi kiến thức, học tập và rèn luyện kỹ năng cho bản thân sẽ trở nên dễ dàng và đạt kết quả tốt hơn. Thực tế có rất nhiều công việc, tuy nhiên để có được việc làm ổn định và phù hợp thì không phải dễ dàng. Do đó, bạn hãy cùng tham khảo những cách lựa chọn nghề nghiệp trên Blog để ứng dụng cho nhu cầu tìm việc của mình hiệu quả cao.


Bình luận

JobOKO
20/11/2021 02:00
Công việc của Nhân viên lễ tân tùy thuộc vào từng lĩnh vực sẽ đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Mỗi vị trí lễ tân như lễ tân nhà hàng, lễ tân văn...
JobOKO
08/12/2020 14:30
Nhân viên giáo vụ là người quản lý, theo dõi toàn bộ hoạt động giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh. Họ đóng vai trò là người quản lý tất...
JobOKO
25/05/2020 08:30
Nhân viên phụ kho hỗ trợ nhân viên kho kiểm soát lưu lượng hàng qua kho, giám sát hàng hóa ra vào, di chuyển và xử lý các mặt hàng an toàn và hiệu quả, cập nhật hồ sơ. Trách nhiệm và yêu cầu với vị trí nhân viên phụ kho sẽ...
JobOKO
25/02/2021 07:30
Nhân viên định mức đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất ở mỗi doanh nghiệp. Họ là những người trực tiếp tham gia vào quy trình...
JobOKO
16/10/2021 11:30
Nhân viên tư vấn có nhiều cơ hội ứng tuyển ở đa dạng các lĩnh vực như tuyển sinh, bán hàng, du học,... Mỗi vị trí khác nhau sẽ yêu cầu nhân viên tư vấn có kỹ ...
JobOKO
02/11/2019 14:47
Khi bạn đi ngoài đường, đến các trung tâm mua sắm, siêu thị, tòa nhà chung cư,... không khó để nhìn thấy những nhân viên bảo vệ. Mặc dù hầu hết mọi...
JobOKO
30/11/2020 07:30
Nhân viên học vụ trong các trung tâm dạy học, cơ sở giáo dục là người hỗ trợ, giám sát các hoạt động dạy và học của giáo viên và học sinh. Họ góp...
JobOKO
03/05/2020 05:00
Nhân viên IT là người chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của hệ thống máy tính và mạng trong tình trạng tối ưu, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn ...
JobOKO
26/02/2021 07:30
Trong số các vị trí việc làm của lĩnh vực xuất bản, quảng cáo và truyền thông thì Nhân viên in ấn được coi là vai trò đặc thù. Có thể không phải ai...
JobOKO
19/04/2020 20:15
Nhân viên điều dưỡng là người trực tiếp chăm sóc và cung cấp dịch vụ y tế, hướng dẫn cho bệnh nhân và người nhà bệnh nhân. Trong bài viết này, hãy...
Giải thưởng của chúng tôi: