Project Coordinator là làm gì?

Project Coordinator (Điều phối viên dự án) làm việc để hỗ trợ các nhóm quản lý dự án, dưới sự phối hợp của nguồn lực, thiết bị, các cuộc họp và thông tin. Họ giúp dự hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách cho phép. Cùng với đó, thư ký dự án là làm những gì cũng được nhiều người quan tâm bởi dễ nhầm lẫn với vị trí điều phối viên dự án. Để nhận biết chính xác các vị trí, bạn có thể theo dõi việc làm cụ thể của Project Coordinator trong bài viết được cập nhật.

Mô tả công việc của điều phối đơn dự án

1. Project Coordinator là gì?

Một điều phối viên dự án phối hợp chặt chẽ với các thành viên trong nhóm dự án, các nhà quản lý và lãnh đạo để giúp dự án diễn ra suôn sẻ. Nói cách khác, họ giám sát các giai đoạn cụ thể trong dự án tổng thể. Điều phối viên dự án có thể làm việc trên nhiều phương diện của dự án, tùy thuộc vào bản chất và phạm vi của nó.

Điều phối viên dự án theo dõi từng giai đoạn trong suốt vòng đời của dự án và đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đều được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, họ cũng phụ trách các nhiệm vụ hành chính như phân phối thông tin và tài liệu, đối chiếu báo cáo và hỗ trợ truyền thông. Do đó, điều phối viên dự án cần có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, khả năng phát triển và duy trì các mối quan hệ cũng như quản lý thời gian hiệu quả.

2. Công việc của Project Coordinator

• Duy trì và giám sát kế hoạch dự án, lịch trình dự án, giờ làm việc, ngân sách và chi tiêu.
• Tổ chức, tham dự và tham gia cuộc họp của các bên liên quan.
• Phụ trách lưu trữ tài liệu, cập nhật những quyết định quan trọng trong cuộc họp.
• Chuẩn bị tài liệu thuyết trình cần thiết cho các cuộc họp.
• Đảm bảo hoàn thành dự án theo đúng thời hạn.
• Xác định tất cả mọi thay đổi của dự án.
• Cung cấp hỗ trợ hành chính khi cần thiết.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau của dự án theo yêu cầu.
• Xây dựng chiến lược cho dự án.
• Đảm bảo các dự án tuân thủ khuôn khổ và tất cả các tài liệu được duy trì phù hợp cho từng dự án riêng biệt.
• Đánh giá rủi ro và các vấn đề của dự án, cung cấp giải pháp.
• Đảm bảo quan điểm của các bên liên quan được tổng hợp và thống nhất theo hướng hiệu quả nhất.
• Tạo lịch quản lý dự án để hoàn thành từng mục tiêu.

3. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với Project Coordinator

Điều phối viên dự án hay nhân viên điều phối hàng hóa thì đều cần có bằng cử nhân các lĩnh vực như kinh doanh, quản lý hoặc tương đương. Bằng thạc sĩ và các chứng chỉ liên quan khác có thể được ưu tiên. Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng thường tìm kiếm ứng viên có khoảng từ 2 - 3 năm kinh nghiệm làm việc trong các dự án.

Bên cạnh đó, vì đặc thù công việc, điều phối viên dự án cần phải là người có khả năng tổ chức, làm việc hiệu quả và đa nhiệm. Một số kỹ năng hàng đầu được đánh giá cao bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói, khả năng truyền đạt, thuyết trình.
• Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.
• Kỹ năng công nghệ: Thành thạo Microsoft Word, Excel và Outlook.
• Khả năng quản lý tập tin, phiên mã, thành thạo xử lý các thủ tục hành chính khác.
• Khả năng làm việc dưới áp lực, quản lý thời gian tốt.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Hầu hết các dự án đều xảy ra tình huống phát sinh. Điều phối viên dự án phải là người có khả năng kết hợp với các bên liên quan, dự đoán những nguy cơ mà tìm giải pháp, đồng thời giải quyết kịp thời khi xảy ra sự cố bất ngờ.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Một dự án thành hay bại phụ thuộc rất nhiều vào việc nó có đảm bảo chất lượng và đáp ứng thời hạn hay không. Thông thường, các giai đoạn của dự án sẽ ảnh hưởng lẫn nhau, vì vậy, điều phối viên dự án phải giữ lịch trình chặt chẽ.
• Kỹ năng quản lý ngân sách: Dự án lớn hay nhỏ cũng tương đối tốn kém tiền của, vì vậy, điều phối viên dự án cần biết cách phân bổ nguồn lực tốt nhất để hoàn thành mục tiêu.

4. Nghề nghiệp liên quan đến công việc Project Coordinator

• Project Manager (Quản lý dự án): Người quản lý dự án giám sát các sáng kiến hoặc dự án khác nhau của một doanh nghiệp, theo dõi tiến trình và hoàn thành của họ và đảm bảo rằng họ đáp ứng mong đợi của khách hàng. Mặc dù người quản lý dự án thường không cần thực hiện các nhiệm vụ thực hành liên quan đến dự án, anh ta hoặc cô ta phải có một số mức độ kiến thức liên quan đến các khía cạnh khác nhau của dự án.
• Office Manager (Quản lý văn phòng): Quản lý văn phòng có trách nhiệm giữ cho một văn phòng hoạt động trơn tru và giám sát hỗ trợ hành chính. Công việc có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm, từ tiếp nhận, chỉnh sửa sao chép và hỗ trợ, đến xử lý một loại giấy tờ cụ thể hoặc nộp đơn cho một bộ phận cụ thể.
• Assistant Manager (Trợ lý điều hành): Trợ lý điều hành thường hỗ trợ thủ tục hành chính cho quản lý, chịu trách nhiệm lên lịch cho nhân viên, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Tùy thuộc vào ngành nghề cụ thể, họ cũng có thể được yêu cầu xử lý các khiếu nại của khách hàng.

Nằm trong số việc làm liên quan đến Project Coordinator thì trợ lý dự án (Project Assistant) cũng là vị trí nhiều người theo đuổi. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết nghề trợ lý dự án có vất vả không nên nếu chưa tìm hiểu kỹ sẽ dễ dẫn tới quyết định sai lầm. Những tư vấn nghề nghiệp cũng như mẹo tìm việc trợ lý dự án thông minh bạn có thể tham khảo thêm tại Blog việc làm Joboko để có đánh giá, cái nhìn đúng đắn nhất về ngành này nhé.