Lập kế hoạch cho nhân viên là điều quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Ở công ty nhỏ, nhà hàng, cửa hàng... thì người quản lý hoặc giám sát tạo ra Schedule cho từng nhân viên hoặc chia ca kíp. Trong các tổ chức lớn hơn, việc lập kế hoạch cho nhân viên được thực hiện bởi bộ phận quản lý nhân sự. Hiểu được Schedule là gì, cả nhân viên, người lao động và quản lý đều có thể kiểm soát tốt thời gian, đảm bảo hiệu suất công việc.
Hiểu thế nào về Schedule? Các loại lịch trình công việc phổ biến
Schedule nghĩa là lịch trình, lịch làm việc (tại trường học còn có nghĩa là thời khóa biểu). Schedule được sử dụng trong môi trường làm việc để lập lịch trình cho từng bộ phận, phòng ban, từng cá nhân trong các vai trò khác nhau hoặc từng dự án. Mỗi ngành nghề, vai trò sẽ áp dụng những kiểu lịch trình khác nhau, có những vị trí thì gần như lịch trình lặp đi lặp lại mỗi ngày, một số vai trò khác lại theo tháng hoặc điều chỉnh theo ca. Dù trong tình huống nào thì Schedule vẫn là một công cụ giúp quản lý thời gian và hiệu suất công việc.
Vai trò của việc thiết lập Schedule trong công việc
Cho dù Schedule của bạn là gì thì tạo và duy trì một lịch trình làm việc nhất quán vẫn là chìa khóa để thành công. Những ưu điểm của việc lập lịch trình gồm có:
Mục đích chính của một lịch trình làm việc hợp lý là nó sẽ đảm bảo bạn và các nhân viên của bạn (trường hợp bạn đang là quản lý, giám sát) hoàn thành trách nhiệm của mình trong thời gian được giao. Chắc chắn sẽ có lúc bạn hoàn thành sớm nhiệm vụ hoặc phải làm thêm giờ nhưng lịch trình nhất quán sẽ khuyến khích mọi người có động lực và ít nhất là họ biết phải làm gì, trong thời gian ra sao. Hơn nữa, lịch trình cũng sẽ bao gồm thời gian nghỉ ngơi nên sẽ thúc đẩy hiệu suất công việc tốt hơn.
Nếu không có lịch trình làm việc cụ thể thì gần như chẳng ai có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nhiều người có thể sẽ làm việc tới 60, 80 giờ mỗi tuần hoặc chỉ vừa làm vừa chơi, nhất là khi bạn làm việc tại nhà. Đồng thời, không tách mình khỏi công việc sẽ khiến bạn thấy áp lực và mệt mỏi. Ngược lại, có Schedule hợp lý, bạn có thể tập trung 100% vào công việc khi cần cũng như hoàn toàn thảnh thơi để tận hưởng thời gian nghỉ ngơi của mình khi không làm việc. Đó là cách tốt nhất để giữ tinh thần sảng khoái và tránh kiệt sức.
Nếu bạn đang ở vai trò lãnh đạo, thì bạn nhất thiết phải có một lịch trình làm việc, không chỉ cho bản thân mà còn áp dụng với nhân viên của mình. Lúc này, Schedule đảm bảo bạn đang kiểm soát được lượng công việc, chế độ, giám sát nhân viên và đánh giá họ dựa trên các tiêu chuẩn chính xác.
Lịch trình làm việc là một cách đơn giản để theo dõi năng suất của mỗi người, đánh giá số lượng, chất lượng công việc dựa trên thời gian, ca kíp cụ thể. Cùng một lượng công việc nhưng có người sẽ dành cả 8 tiếng để hoàn thành, trong khi người khác chỉ tốn tầm 4 tiếng. Lúc này, sự so sánh và đánh giá sẽ giúp áp dụng các chính sách khen thưởng hoặc kỷ luật, sa thải.
Có những người có thói quen trì hoãn, chưa đến thời hạn thì chưa đủ cố gắng để kết thúc hoặc hoàn thành công việc hay dễ bị mơ hồ, mất tập trung trong công việc. Lúc này, lịch trình làm việc sẽ đóng vai trò như một khung để bạn căn cứ vào đó làm việc hiệu quả và kịp thời hơn. Đặc biệt trong các dự án hay kế hoạch cần hoàn thành gấp thì lịch trình càng cụ thể, chi tiết sẽ càng phát huy tác dụng.
Nhìn chung, lịch trình làm việc có thể làm giảm lượng căng thẳng trong cuộc sống của bạn vì nó ngăn ngừa xung đột trong quản lý thời gian, đảm bảo rằng bạn đáp ứng thời hạn và thoát khỏi áp lực công việc sau giờ làm. Hơn nữa, khi bạn biết khi nào mình phải làm việc, thì việc từ chối những gì không liên quan hay tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng sẽ dễ hơn nhiều. Đây cũng là một trong những cách tốt nhất để bảo vệ sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn.
Lý do quan trọng để thiết lập Schedule
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ giúp lập lịch để đảm bảo tất cả đều ở trong tầm kiểm soát. Sự kiên định, làm việc nghiêm túc tuân thủ lịch trình cũng sẽ giúp đảm bảo chất lượng công việc. Mong rằng những chia sẻ trên đây của JobOKO đã phần nào giúp bạn hiểu rõ Schedule là gì cũng như các mẹo đơn giản để lập lịch trình nhanh chóng, thực tế và hợp lý.
MỤC LỤC:
I. Schedule là gì? Các loại Schedule phổ biến nhất hiện nay
II. Tại sao Schedule lại quan trọng?
III. Cách tạo Schedule hoàn hảo
Đọc thêm: Quy tắc quản lý thời gian hiệu quả cho nhân viên văn phòng