Công việc trợ lý tại các doanh nghiệp hiện nay là một công việc được coi trọng, có nhiều cơ hội để thăng tiến và phát triển. Ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, ở mỗi chủ doanh nghiệp đều mong muốn có một trợ lý giỏi để có thể hỗ trợ công việc hằng ngày cho mình. Tại Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp công ty mới thành lập ngày một nhiều, do vậy nhu cầu tuyển trợ lý giám đốc cũng rất cao.
Việc làm trợ lý giám đốc có vất vả không?
Công việc trợ lý giám đốc đòi hỏi người làm việc phải được trang bị nhiều kỹ năng, đảm nhiệm nhiều công việc phức tạp hơn rất nhiều không chỉ còn đơn thuần là công việc bàn giấy, xử lý giấy tờ sổ sách, lên lịch hẹn hay nhắc việc cho giám đốc nữa. Đặc biệt, việc làm trợ lý giám đốc sẽ giúp chúng ta mở mang nhiều mối quan hệ, có nhiều cơ hội thăng tiến cũng như hưởng mức thu nhập tốt.
I. Tổng quan về việc làm Trợ lý giám đốc
1. Trợ lý giám đốc là gì?
Trợ lý giám đốc là người cung cấp hỗ trợ hành chính cho giám đốc và thực hiện các công việc của thư ký cấp cao để đảm bảo toàn bộ quá trình quản lý công việc hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ. Trợ lý giám đốc cũng giúp giám đốc có thể sử dụng hiệu quả nhất thời gian làm việc trong ngày.
Một trợ lý giám đốc xuất sắc cần có trình độ, kinh nghiệm, nhạy cảm, chuyên nghiệp và khách quan. Ngoài ra, sự chủ động trong công việc, đặc biệt là khi giám đốc vắng mặt, đi công tác,... đều rất quan trọng.
2. Mô tả công việc của trợ lý giám đốc
- Hỗ trợ giám đốc trong mọi nhiệm vụ và hoàn thành các công việc được giao.
- Đảm bảo thực hiện nhất quán và suôn sẻ các quy trình hoạt động hàng ngày tại văn phòng.
- Giao tiếp với giám đốc để xác định công việc, thông báo cần đưa ra đối với các dự án mà công ty đang triển khai.
- Hỗ trợ lập kế hoạch và phân tích chiến lược kinh doanh.
- Thực hiện tất cả các nhiệm vụ văn thư cần thiết hàng ngày mà giám đốc yêu cầu (gọi điện thoại, email, nhận tài liệu giấy tờ, chuyển phát nhanh,...)
- Giúp tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng và nhất quán giữa các bộ phận trong công ty.
- Nhận và gửi email, thông điệp quan trọng cho giám đốc.
- Duy trì lịch và lên lịch các cuộc họp, cuộc gọi cần thiết,...
- Chuẩn bị, sắp xếp và nộp tài liệu văn phòng.
- Ghi chép và giữ biên bản trong các cuộc họp.
- Viết và gửi báo cáo tiến độ công việc cho giám đốc.
- Tương tác tích cực với các phòng ban và nhân viên công ty.
- Đi công tác cùng giám đốc trong các trường hợp cần thiết.
3. Yêu cầu về bằng cấp, kỹ năng của trợ lý giám đốc
Để đảm nhận tốt vị trí công việc Trợ lý giám đốc, ứng viên phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản về trình độ, kỹ năng chuyên môn nhất định. Vì vậy, việc tìm hiểu về mô tả công việc trợ lý giám đốc là cần thiết để bạn nắm rõ về khả năng đáp ứng của mình. Những ai đang có ý định tìm việc trợ lý giám đốc thì hãy theo dõi những lưu ý sau:
- Cử nhân hành chính học, quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm trợ lý giám đốc hoặc trợ lý hành chính.
- Có kiến thức trong lĩnh vực cụ thể liên quan tới hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thành thạo Microsoft Office và phần mềm quản lý hành chính.
- Kỹ năng văn thư và quản trị văn phòng.
- Khả năng đa tác vụ.
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc cả bằng văn bản và lời nói.
- Tự tin, chú ý đến trang phục và ngoại hình.
- Sử dụng thành thạo về tiếng Anh sẽ là một lợi thế tốt.
- Năng nổ trong công việc, có năng lực tổ chức tốt.
- Biết cách tổ chức sắp xếp công việc chính xác, dứt khoát hợp lý theo đúng thực tế.
- Biết lập xây dựng kế hoạch và luôn chủ động trong công việc.
- Có kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng trình bày và thuyết phục tốt .
II. Lương trợ lý giám đốc bao nhiêu?
Không chỉ các doanh nghiệp nước ngoài mà ngay cả các doanh nghiệp trong nước cũng có những chế độ mà mức lương rất hấp dẫn dành cho vị trí Trợ lý tổng giám đốc. Mức lương trợ lý giám đốc sẽ được xác định ở nhiều mức khác nhau, dựa trên kinh nghiệm, thâm niên, trình độ và môi trường làm việc tại các doanh nghiệp cơ quan lớn hay nhỏ. Mức lương cơ bản sẽ được xác định ở các ngưỡng như sau:
- Với những ai chưa có kinh nghiệm, thâm niên mới ra trường sẽ nhận mức lương thấp nhất khoảng 5 triệu đồng.
- Với người đã có kinh nghiệm, bậc thấp mức lương nhận được sẽ khoảng 10 triệu đồng.
- Với trợ lý đã có kinh nghiệm, thâm niên, ở bậc cao mức lương sẽ dao động ở mức 13 tới 15 triệu đồng.
- Mức lương cao nhất dành cho trợ lý giám đốc giỏi, chuyên nghiệp làm ở các doanh nghiệp công ty lớn sẽ có mức lương lý tưởng từ 30 tới 40 triệu đồng.
Thực tế trợ lý giám đốc sẽ thực hiện toàn bộ công việc theo những yêu cầu mà
giám đốc sản xuất, giám đốc kinh doanh, giám đốc các phòng ban đưa ra. Chính vì thế với công việc này các bạn cũng cần có những kỹ năng và kinh nghiệm để đáp ứng được yêu cầu công việc.
Hiện nay, rất nhiều bạn trẻ lựa chọn công việc trợ lý giám đốc bởi thấy được nhiều cơ hội mà vị trí này mang lại. Những ai chưa biết
lý do nên chọn công việc trợ lý giám đốc thì có thể tham khảo bài viết mà Joboko chia sẻ trên website. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về yêu cầu, mô tả công việc trợ lý giám đốc cụ thể để không bất ngờ khi đảm nhận vị trí thực tế nhé.