Việc làm nhân viên văn thư (415 việc)

Hiện nay, đa phần các cơ quan nhà nước, trường học, doanh nghiệp,... đều cần phải có các nhân viên văn thư để công tác quản lý và lưu trữ văn thư phục vụ cho công việc được đảm bảo. Vậy nhân viên văn thư là gì? Công việc của họ có đơn giản và không cần chuyên môn như suy nghĩ của nhiều người?

MỤC LỤC:
I. Tổng quan công việc nhân viên văn thư
II. Nhân viên văn thư cần kỹ năng gì?
III. Mức lương và quyền lợi của nhân viên văn thư

Tìm hiểu chi tiết về việc làm nhân viên văn thư

I. Tổng quan công việc nhân viên văn thư

1. Nhân viên văn thư là gì?

Nhân viên văn thư (hay nhiều người còn gọi tên khác là nhân viên hành chính văn thư - Clerical Staff) là người có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý, lưu trữ văn thư của đơn vị mà họ làm việc. Nhân viên văn thư thường làm việc ở bộ phận hành chính văn thư hoặc hành chính văn phòng của các trường học, tổ chức nước hoặc doanh nghiệp tư nhân.

Công việc chủ yếu của họ là tiếp nhận các loại văn thư như: thư từ, giấy tờ, văn bản hành chính, hồ sơ, hợp đồng, văn thư đến và đi của doanh nghiệp, ... Nhân viên văn thư sẽ xử lý sơ bộ các loại văn thư này, báo cáo lên cấp trên và đảm nhiệm nhiều công việc hành chính văn phòng khác theo phân công của đơn vị.

Nhân viên văn thư không phải là một nghề đơn giản và nhàn hạ như nhiều người vẫn nghĩ. Công việc này đòi hỏi người làm phải có những chuyên môn phù hợp, kiến thức và kỹ năng cần thiết. Mức lương nhân viên văn thư cũng rất hấp dẫn, xứng đáng với mức độ công việc mà họ đảm nhận.

Đọc thêm: Câu hỏi tình huống cho Nhân viên Hành chính

2. Mô tả công việc của nhân viên văn thư

Khi thực tế vào làm việc, công việc của một nhân viên văn thư không đơn thuần là ngồi bàn giấy, sắp xếp hồ sơ, ghi chép, ... như trong tiềm thức của nhiều người mà họ phải đảm nhiệm rất nhiều những nhiệm vụ khác. Tùy vào yêu cầu của từng đơn vị cũng như quy mô tổ chức mà nhiệm vụ của nhân viên văn thư khác nhau. Tuy nhiên, có thể thấy một số nhiệm vụ điển hình sau:

• Tiếp nhận các loại văn thư đến và đi của đơn vị: công văn, thư từ, giấy tờ, hồ sơ, văn bản hành chính, ... và xử lý sơ bộ trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình.
• Phân loại và sắp xếp các loại văn thư, tài liệu của đơn vị sao cho gọn gàng, khoa học, dễ tìm khi cần.
• Quản lý và lưu trữ các dữ liệu, văn thư.
• Soạn thảo, đánh máy và in ấn các văn bản hành chính khi được yêu cầu.
• Tiếp nhận, xử lý và lưu trữ công văn nội bộ của đơn vị.
• Quản lý và theo dõi tài sản của đơn vị: văn phòng phẩm, vật dụng, thiết bị công nghệ, ...
• Đảm nhiệm vai trò lễ tân: tiếp nhận/trả lời điện thoại của khách hàng, nhân viên công ty, tiếp đón khách, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu cho các cuộc họp, tổ chức sinh nhật trong nội bộ, ...
• Quản lý hồ sơ nhân sự của đơn vị.
• Chấm công, tính lương, thưởng cho nhân viên.
• Làm báo cáo công việc gửi cấp trên.
• Các công việc hành chính văn phòng khác theo phân công của đơn vị.

Muốn trúng tuyển nhân viên văn thư, bạn cần biết rõ về yêu cầu công việc

3. Yêu cầu công việc nhân viên văn thư

Để có thể lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng và làm việc tốt ở vị trí nhân viên văn thư, bạn sẽ cần phải đáp ứng một số yêu cầu mà công việc này đặt ra. Ứng viên tiềm năng cho vị trí nhân viên văn thư cần phải là người đa năng. Các yêu cầu cụ thể như sau:

• Trình độ học vấn: Ứng viên tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Tin học văn phòng thành thạo (bắt buộc).
• Có kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương sẽ được ưu tiên.
• Cẩn thận, tỉ mỉ và chu toàn.
• Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động làm việc.
• Khả năng thuyết trình tốt.
• Biết tổ chức, sắp xếp công việc khoa học, hiệu quả.
• Kỹ năng mềm tốt.

II. Nhân viên văn thư cần kỹ năng gì?

Ngoài kiến thức và chuyên môn phù hợp, công việc nhân viên văn thư yêu cầu người làm phải có một số kỹ năng mềm thiết yếu. Nếu bạn đang muốn theo nghiệp nhân viên văn thư thì bạn hãy trang bị cho bản thân những kỹ năng sau:

1. Kỹ năng giao tiếp

Đây là một trong những kỹ năng mà nhà tuyển dụng cần tìm ở ứng viên xin việc làm nhân viên văn thư. Điều này là vì khi thực tiễn làm việc, nhân viên văn thư thường xuyên phải giao tiếp và trao đổi công việc với khách hàng, lãnh đạo đơn vị cũng như nhân viên trong nội bộ tổ chức. Nếu biết tạo ấn tượng và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, nhân viên văn thư sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng và thuận lợi hơn.

2. Kỹ năng tổ chức

Đặc thù nghề nghiệp phải quản lý và lưu trữ các loại văn thư nên kỹ năng tổ chức là kỹ năng không thể thiếu với nhân viên văn thư. Để có thể sắp xếp, phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, tài liệu, ... và để tránh tình trạng lộn xộn, nhầm lẫn thì nhân viên văn thư cần biết cách quản lý thời gian, sắp xếp, tổ chức công việc một cách hiệu quả, khoa học.

Cụ thể hơn thì họ cần phải biết lên kế hoạch công việc và phối hợp với công tác quản lý công việc. Ngoài ra, nhân viên văn thư nên rèn luyện bản thân để có khả năng tư duy logic, phán đoán và phản ứng nhanh để đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác. Không chỉ vậy, kỹ năng quản lý thời gian, ưu tiên, phân bổ công việc phù hợp cũng rất quan trọng.

3. Kỹ năng tin học và nhập liệu

Đây chắc chắn là kỹ năng bắt buộc với nhân viên văn thư. Họ cần phải thành thạo máy tính và các thiết bị điện tử phục vụ cho công việc của họ. Nhân viên văn thư cần đặc biệt chú ý đến các phần mềm văn phòng cơ bản như MS Word, Excel, Powerpoint, ... và tìm hiểu thêm các phần mềm hữu ích cho công việc văn thư như bảng tính, docs, trình duyệt web, ...

Ngoài ra, một trong những kỹ năng cần có của nhân viên văn thư chính là kỹ năng nhập liệu. Họ thường sẽ phải chịu trách nhiệm với các việc nhập liệu cơ bản như quản lý danh sách hồ sơ, mail, tài liệu, điền vào biểu mẫu, nhập thông tin nhân viên, khách hàng, ...Tốc độ đánh máy cũng như nhập liệu tốt sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng tin học văn phòng đơn giản

Nhà tuyển dụng ưu tiên tuyển nhân viên văn thư có trình độ, kinh nghiệm tốt

III. Mức lương và quyền lợi của nhân viên văn thư

1. Mức lương của nhân viên văn thư

Mức thu nhập mà nhân viên văn thư nhận được khá đa dạng tuỳ thuộc vào chuyên môn, kinh nghiệm làm việc cũng như hiệu suất và năng lực làm việc thực tế. Theo khảo sát tại Việt Nam, mức lương đối với nhân viên văn thư dao động từ 6 đến 10 triệu đồng/tháng. Mức lương này bao gồm lương cơ bản, kèm theo các khoản hỗ trợ và phụ cấp của đơn vị mà nhân viên văn thư làm việc.

2. Quyền lợi của nhân viên văn thư

Ngoài mức lương như vừa kể trên thì nhân viên văn thư còn được hưởng thêm nhiều chế độ và quyền lợi khác tuỳ theo quy định của từng nơi làm việc. Về cơ bản thì những quyền lợi phổ biến nhất là:

• Làm việc trong môi trường năng động và chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến cao, ổn định, lâu dài.
• Các chế độ cơ bản theo luật lao động Việt Nam hiện hành khi cam kết làm lâu dài: Đóng BHYT, BHTN, BHXH, thất nghiệp.
• Các chế độ đãi ngộ khác như thưởng, liên hoan các dịp lễ tết, nghỉ phép có lương hàng tháng, du lịch thường niên,... theo quy định của cơ quan.
• Được tham gia vào các buổi đào tạo để nâng cao chuyên môn.