Chuyên viên kiểm soát chi phí

Mô tả Công việc
1. Quản lý hồ sơ và dữ liệu chi phí trên hệ thống
Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ thanh toán, chứng từ và cập nhật lên hệ thống ERP theo đúng quy trình.
Theo dõi, quản lý dữ liệu chi phí vận hành của các phòng ban, đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ và chính xác.
Lưu trữ hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy phục vụ công tác tra cứu, đối chiếu khi cần.
2. Theo dõi quy trình phê duyệt và thanh toán
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ từ các bộ phận liên quan đến khi hoàn tất thanh toán.
Phối hợp với Kế toán, Mua hàng và các phòng ban để bổ sung hồ sơ, xử lý các vướng mắc trong quá trình thanh toán.
Nhắc nhở các đơn vị liên quan về tiến độ phê duyệt nhằm đảm bảo thanh toán đúng hạn.
3. Theo dõi và tổng hợp chi phí vận hành
Cập nhật, tổng hợp và theo dõi tình hình sử dụng chi phí theo từng phòng ban, hạng mục hoặc dự án.
Đối chiếu dữ liệu chi phí với ngân sách hoặc kế hoạch đã được phê duyệt, kịp thời báo cáo các khoản phát sinh vượt dự kiến.
Hỗ trợ lập báo cáo chi phí định kỳ, cung cấp số liệu phục vụ Ban Giám đốc và các phòng ban.
4. Quản lý hệ thống và cải tiến quy trình
Thực hiện cập nhật dữ liệu trên ERP, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất giữa hệ thống và chứng từ.
Hỗ trợ xây dựng, chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ và thanh toán chi phí.
Đề xuất cải tiến biểu mẫu, quy trình và cách thức quản lý dữ liệu nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Hỗ trợ triển khai và kiểm tra việc tuân thủ quy trình trên hệ thống.