Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng Tòa Nhà Văn Phòng

Mô tả công việc - bao gồm nhưng không giới hạn ở
Quản lý tình hình khách thuê/nhà thầu
Thực hiện các công việc liên quan đến khách thuê tại Tòa nhà như:
Tổng hợp và cập nhật thông tin khách thuê
Quản lý thông tin khách thuê và theo dõi tất cả các hoạt động của khách thuê tại Tòa nhà, luôn thể hiện tính chuyên nghiệp.
Phụ trách quản lý các hồ sơ chứng từ liên quan đến khách thuê: Công văn, Hồ sơ, Hợp đồng, Phụ lục hợp đồng thuê,...
Soạn thảo văn bản, email và gửi (thư từ, phiếu chuyển...) đến khách thuê, nhân viên và nhà thầu.
Tiếp nhận và xử lý thông tin đăng ký thi công từ nhà thầu, di chuyển tài sản ra/vào Tòa nhà, đăng ký danh sách nhân viên, thẻ xe từ nhà thầu/khách thuê.
Quản lý các nhà thầu và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến khách thuê tại Tòa nhà đảm bảo nhà thầu và khách thuê được thông tin và nắm rõ quy định sổ tay khách thuê và nội quy thi công
Chăm sóc, hỗ trợ, tiếp nhận, giải quyết mọi khiếu nại/thắc mắc từ Khách thuê/Nhà thầu/Khách hàng tiềm năng, ... và báo cáo lại cho Trưởng Ban Quản lý tòa nhà bất kỳ sự cố/phản ánh phát sinh.
Chuẩn bị tất cả các tài liệu (báo cáo, biểu mẫu, báo giá...) được phát hành từ Ban Quản lý tòa nhà và đảm bảo tất cả các biểu mẫu luôn có sẵn tại Ban Quản lý tòa nhà để các cán bộ sử dụng khi cần.
Báo cáo cho Trưởng Ban Quản lý tòa nhà các tình huống bất thường liên quan đến khách thuê.
Quản lý hồ sơ Ban Quản lý tòa nhà:
Theo dõi chế độ, chính sách mà Ban Quản lý tòa nhà ban hành
Sắp xếp, lưu trữ và hệ thống hồ sơ/ kho hồ sơ liên quan đến công tác vận hành tòa nhà theo quy trình
Soạn thảo công văn, thư từ liên quan đến Ban Quản lý tòa nhà, sắp xếp lịch họp khi có yêu cầu.
Thực hiện hồ sơ thanh toán các dịch vụ phát sinh thuộc phạm vi Ban Quản lý tòa nhà.
Hiệu chỉnh các biểu mẫu, quy trình công việc theo sự hướng dẫn của Trưởng Ban Quản lý tòa nhà.
Quản lý công tác thu chi:
Theo dõi, thống kê và đối chiếu các khoản phải thu hàng tháng như: Tiền điện, tiền phí giữ xe, Dịch vụ phụ trội, Dịch vụ phát sinh khác, .... Báo cáo các khoản chi phí bất thường cho Trưởng Ban Quản lý tòa nhà.
Phối hợp cùng bộ phận Kinh Doanh, bộ phận Kế toán thực hiện thu các khoản tiền đặt cọc, tiền thuê từ khách thuê và nhắc nhở khách thuê thanh toán đúng hạn.
Phối hợp cùng Quản lý dịch vụ thuê ngoài và sự kiện:
Phối hợp với nhân viên Quản lý dịch vụ quản lý, giám sát việc cung cấp dịch vụ của các bên thuê ngoài; đảm bảo thông suốt các hoạt động liên quan đến dịch vụ an ninh Tòa nhà, vệ sinh, chăm sóc cảnh quan, xử lý côn trùng, dịch vụ viễn thông, dịch vụ hợp tác kinh doanh, hoạt động dịch vụ phụ trội,... đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu về an toàn, PCCC, an ninh trật tự, vệ sinh, môi trường, văn hóa.
Thường xuyên hàng ngày phối hợp khung giờ kiểm tra, kiểm soát tình hình an ninh, vệ sinh, cảnh quan,... của Tòa nhà.
Phối hợp thực hiện tổ chức sự kiện, tổ chức tiệc teabreak theo thông tin tiếp nhận từ bộ phận kinh doanh.
Công tác lễ tân:
Chào hỏi khách viếng thăm và khách thuê với thái độ hòa nhã, thân thiện và thông báo tới các bộ phận liên quan.
Hướng dẫn khách đến các văn phòng thích hợp và hỗ trợ với những yêu cầu thông thường.
Tiếp nhận thông tin từ khách hàng và chuyển đến các bộ phận có trách nhiệm.
Trả lời điện thoại: "Lễ tân tòa nhà SCS xin nghe, ....." Luôn luôn trả lời điện thoại bằng thái độ hòa nhã, thân thiện như được hướng dẫn, chuyển các cuộc gọi một cách nhanh chóng theo yêu cầu, ghi lại các tin nhắn và chuyển đến người nhận thích hợp một cách nhanh chóng.
Đảm bảo quầy lễ tân luôn có người trực trong giờ làm việc hành chính, giữ tác phong nghiêm túc khi trực tại quầy lễ tân.
Thực hiện các công việc vệ sinh đơn giản để giữ Quầy tiếp tân và hành lang sạch sẽ khi cần thiết.
Công tác khác:
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng Ban Quản lý tòa nhà.
Phối hợp với các phòng ban để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.