Nhân viên Hành chính Lễ tân

A. Mục tiêu công việc
Nhân viên Hành chính Lễ tân chịu trách nhiệm đón tiếp khách hàng, đối tác và ứng viên; đảm bảo hoạt động tại khu vực lễ tân diễn ra chuyên nghiệp, thông suốt, góp phần xây dựng hình ảnh Tập đoàn và nâng cao trải nghiệm của khách đến làm việc.
B. Trách nhiệm công việc
1. Đón tiếp khách và quản lý khu vực lễ tân
Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng, đối tác, ứng viên và các bên liên hệ đến làm việc tại Công ty.
Tiếp nhận, xác nhận lịch hẹn và thông báo đến các phòng ban liên quan.
Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, ngăn nắp, chuyên nghiệp và sẵn sàng phục vụ.
2. Quản lý tổng đài và thông tin
Tiếp nhận, chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận hoặc người phụ trách.
Tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp các thông tin, yêu cầu từ khách hàng, đối tác.
Quản lý việc tiếp nhận, phân phối thư từ, công văn, bưu phẩm và các tài liệu đến/đi.
3. Hỗ trợ công tác hành chính
Quản lý lịch sử dụng phòng họp; chuẩn bị phòng họp và các điều kiện cần thiết trước các cuộc họp.
Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm, nước uống và các vật dụng phục vụ khu vực lễ tân.
Hỗ trợ đặt xe, đặt phòng họp, chuyển phát nhanh và các công tác hậu cần theo yêu cầu.
4. Hỗ trợ vận hành văn phòng
Phối hợp với các phòng ban trong các công việc hành chính phát sinh.
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ, hội họp hoặc hoạt động của Công ty khi được phân công.
Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.