Mô tả Công việc
1. Trách nhiệm / Responsibilities:
1.1 Trách nhiệm chính/Main Responsibilities
- Đảm bảo các chi phí phát sinh phải được làm bill và thanh toán kịp thời vào cuối ngày và cuối tháng/ Being proactive to ensure unbill charges will be process and paid in the end of day and month.
- Quản lý và báo cáo về tình trạng thanh toán và các vấn đề còn tồn tại cho
Giám sát Dịch vụ Khách hàng/ Managing and reporting on billing status and outstanding issues to Patient Service Supervisor.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác có thể được cấp quản lý trực tiếp chỉ định khi cần thiết để đảm bảo duy trì hoạt động của bộ phận nói riêng và bệnh viện nói chung/ Perform other duties may be assigned by direct superior as necessary to ensure the continuity of service of the department in particular, and the hospital in general.
1.2 Trách nhiệm cụ thể/Detailed Responsibilities
1.2.1 Tài chính/Finance
- Đảm bảo chi phí vận hành, văn phòng phẩm được sử dụng một cách hiệu quả theo kế hoạch, ngân sách đã được xây dựng/ Ensure operating expenses for CED are used effectively and aligned with initial plan and budget.
- Đảm bảo việc ra hóa đơn và phát hành hóa đơn trong ngày đầy đủ. Theo dõi các chi phí chưa được thanh toán (nếu có) cho đến khi hoàn tất và báo cáo giám sát đầy đủ/ Ensure the invoicing and issue of invoices in full day. Keep track of unpaid expenses (if any) until completion and full monitoring report.
- Ghi nhận, kiểm tra viện phí và ra hóa đơn thanh toán/ Record, review hospital's fee and prepare the bills.
1.2.2 Chuyên môn công việc/Professional
- Kiểm tra các bộ hồ sơ thu tiền tạm ứng, thực hiện thanh toán và hoàn ứng với đầy đủ giấy tờ liên quan có chữ ký của khách hàng/ Check the advance payment documents, refund with full related documents signed by the customer.
- Chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ thanh toán cho khách hàng có bảo hiểm bảo lãnh viện phí trực tiếp hoặc tự thanh toán/ Person in charge in providing fully payment documents to customer who apply for direct billing services or non-direct billing services.
- Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ của bảo hiểm và phối hợp với bộ phận kế toán để cập nhật các công nợ quá hạn thanh toán của bảo hiểm và từ đó nhắc nhở đối tác thanh toán đúng hạn. Đảm bảo các công nợ bảo hiểm được thanh toán nhanh chóng & đúng hạn dựa trên hợp đồng giữa hai bên/Responsible for monitoring insurance debts and coordinating with the accounting team to update overdue insurance debts and thereby remind insurance company to pay on time. Ensure insurance debts are paid quickly & on time based on the contract between the two parties.
- Kiểm tra, đối chiếu viện phí, đặc biệt các trường hợp thực hiện cận lâm sàng chưa thực hiện/ Reconciling hospital fee, specially investigation fee without received or collected time.
- Lập báo cáo và theo dõi công nợ ngoại trú/ Reporting and follow up OPD debit customers.
- Kiểm tra, đối chiếu viện phí mỗi ngày đảm bảo chi phí được cập nhật liên tục đến khách hàng nếu có phát sinh vượt quá tiền đặt cọc/ Reconciling hospital fee every day to ensure fees are continuously updated to customers if any arising exceeds the deposit.
- Theo dõi chi phí viện phí của khách hàng, gửi thông tin chi phí, nhắc khách bổ sung viện phí cho bệnh viện khi chi phí thực tế bằng chi phí tạm ứng/ Following up IPD deposit, send the hospital fee and remind patient to top up deposit when the hospital fee is equal the deposit in advance.
- Đóng các visit sau khi đã cung cấp dịch vụ cho khách hàng còn treo lại/ Daily cleaning of Patient Finance System: close pending visit.
- Lập báo cáo theo dõi và xử lý các chi phí đã tính phí chưa ra hóa đơn trên hệ thống/ Follow up unbill charges in open and close visits.
- Xóa những dịch vụ đã ra chỉ định nhưng không thực hiện dựa trên phân quyền/ Clear unbill charges without performed base on decentralization approved.
- Nhắc nhở và hỗ trợ các bộ phận liên quan xử lý những chi phí treo trên hệ thống mà bệnh nhân đã sử dụng dịch vụ/ Corporate with related department to process the unbill charge was performed.
- Kiểm tra hóa đơn cá nhân chưa thanh toán/ Check unpaid invoice without payment.
- Trực tiếp ghi nhận những trường hợp bệnh nhân gặp khó khăn về tài chính và báo cáo cho quản lý trực tiếp để có giải pháp. Directly record cases where patients have financial difficulties and report to the line manager for solutions.
1.2.3 Khách hàng/Customers
- Hỗ trợ tất cả các khách hàng liên quan đến việc cung cấp chứng từ, hóa đơn, cũng như giải đáp các thắc mắc liên quan đến chi tiết thanh toán (trực tiếp hoặc qua điện thoại)/ Support all customers regarding the provision of documents, invoices, as well as answering questions related to payment details (directly or by phone).
- Đẩy mạnh các tiêu chuẩn cao nhằm đáp ứng sự hài lòng của khách hàng bằng cách tiếp tục đẩy mạnh hơn nữa văn hóa
chăm sóc khách hàng phù hợp giữa các thành viên trong nhóm nói riêng, và toàn bộ phận nói chung/ Promote a high standard of customer satisfaction by further developing a culture of consistent customer service amongst team and department.
- Làm việc cẩn thận, giao tiếp với khách hàng hiệu quả. Luôn lắng nghe các thắc mắc của khách hàng và
hỗ trợ khách hàng tốt nhất có thể/ Working carefully, effective communication. Always listen to customer' s inquiries and support them with our best.
- Tiếp nhận mọi khiếu nại, góp ý và/hoặc khen ngợi của khách hàng/ The focal point to receive all complaints, suggestions and/or compliments from customers.
- Đề xuất hướng xử lý, hoặc báo cáo cấp quản lý trực tiếp để xin ý kiến với các tình huống vượt tầm kiểm soát/ Proposal a appropriate solution to deal with a complaint case, or report directly to the management level for consulting with situations beyond the ability.
1.2.4 Quản lý, Đào tạo & phát triển/Management, Training & development
- Hàng năm tham gia các khóa đào tạo được tổ chức bởi phòng Hành chính - Nhân sự, phòng Dịch vụ Khách hàng, để từ đó định hướng phát triển cho bản thân / Every year, participate in training courses organized by the HR & CSD, from which you can orient your development.
