Mô tả công việc
1. Quản lý và xử lý đơn hàng
Đây là một trong những nhiệm vụ trung tâm, đòi hỏi sự chính xác cao.
Tiếp nhận đơn hàng: Nhận đơn đặt hàng từ
nhân viên kinh doanh, khách hàng qua điện thoại, email hoặc các hệ thống phần mềm.
Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đơn hàng, điều khoản hợp đồng, tình trạng tồn kho.
Nhập liệu hệ thống: Nhập thông tin đơn hàng vào phần mềm quản lý (ERP, CRM) và theo dõi tiến độ thực hiện.
Phối hợp
giao hàng: Làm việc với bộ phận kế toán, kho vận, để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn cho khách hàng.
2. Soạn thảo và quản lý tài liệu bán hàng
Sales Admin chịu trách nhiệm về các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Soạn thảo hợp đồng: Chuẩn bị các dự thảo hợp đồng, báo giá, phụ lục hợp đồng, và các văn bản thỏa thuận khác.
Quản lý hồ sơ: Xử lý hoàn thiện hồ sơ bán hàng, sắp xếp và quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng, hợp đồng, chứng từ bán hàng ( biên bản
giao nhận, phiếu xuất kho) một cách khoa học, phối hợp phòng kế toán để lưu trữ hồ sơ tài chính.
3. Hỗ trợ bộ phận kinh doanh
Sales Admin giúp giảm tải công việc hành chính để đội ngũ Sales tập trung vào việc bán hàng và tìm kiếm khách hàng mới.
Cung cấp thông tin: Hỗ trợ sales team bằng cách cung cấp thông tin sản phẩm, báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng khi cần.
Theo dõi chỉ tiêu: Cập nhật, theo dõi doanh số, chỉ tiêu bán hàng của từng nhân viên hoặc toàn bộ phận kinh doanh.
Chuẩn bị báo cáo: Tổng hợp số liệu, lập các báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng) về hoạt động bán hàng, doanh thu, tồn kho cho cấp quản lý.
4. Chăm sóc và tương tác với khách hàng
Sales Admin thường là đầu mối tiếp nhận thông tin từ khách hàng sau khi bán hàng.
Tiếp nhận phản hồi: Lắng nghe, ghi nhận các thắc mắc, khiếu nại, phản hồi của khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết.
Hỗ trợ sau bán hàng: Cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, tình trạng đơn hàng, hoặc các vấn đề bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật.
5. Quản lý công nợ
Theo dõi thanh toán: Theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng, đôn đốc thu hồi công nợ đến hạn hoặc quá hạn, bám quy trình công ty đảm bảo thu hồi công nợ nhanh nhất hạn chế rủi ro.
Phối hợp kế toán: Cung cấp các chứng từ, số liệu liên quan đến doanh thu và công nợ cho bộ phận kế toán, phối hợp bộ phận kế toán theo dõi quản lí sô lượng nhập, xuất tồn kho của kho hàng cụ thể khi có yêu cầu của cấp trên.
Yêu cầu
1. Yêu cầu về Kiến thức & Trình độ chuyên môn
Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại hoặc các ngành liên quan, đã từng có kinh nghiệm vị trí bán hàng, saleadmin là một lợi thế.
Kiến thức chuyên môn: Nắm vững các quy trình bán hàng, nghiệp vụ hành chính văn phòng cơ bản, và hiểu biết về các loại chứng từ (hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận, hợp đồng kinh tế).
Kỹ năng Tin học: Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel (để xử lý số liệu, báo cáo, thống kê doanh thu) và Word (soạn thảo văn bản, hợp đồng).
Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý (ERP, CRM) là một lợi thế lớn.
2. Yêu cầu về Kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng giúp Sales Admin phối hợp công việc hiệu quả:
Kỹ năng Giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc (cả nói và viết) để tương tác tốt với bộ phận Sales, khách hàng, và các phòng ban khác (Kế toán, Kho vận).
Kỹ năng Tổ chức & Quản lý thời gian: Có khả năng sắp xếp công việc khoa học, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành đúng hạn chót (deadline) do tính chất công việc nhiều đầu việc cùng lúc.
Kỹ năng Giải quyết vấn đề: Nhanh nhạy trong việc xử lý các tình huống phát sinh như sai sót đơn hàng, khiếu nại của khách hàng, hay vướng mắc trong khâu giao nhận.
Kỹ năng Làm việc nhóm: Thường xuyên phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo quy trình bán hàng thông suốt.
Sự Tỉ mỉ & Chính xác: Do tính chất công việc liên quan nhiều đến số liệu, hợp đồng, hóa đơn, sự chính xác là yêu cầu bắt buộc để tránh sai sót gây hậu quả về tài chính hoặc pháp lý.
3. Yêu cầu về Phẩm chất & Thái độ làm việc
Trung thực & Cẩn trọng: Phẩm chất cần thiết khi làm việc với các thông tin tài chính, số liệu kinh doanh nhạy cảm.
Chủ động & Trách nhiệm: Có tinh thần trách nhiệm cao với công việc được giao và chủ động đề xuất giải pháp cải thiện quy trình.
Khả năng chịu áp lực: Công việc Sales Admin thường khá bận rộn vào các thời điểm cao điểm (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), đòi hỏi khả năng làm việc dưới áp lực tốt.
Thái độ cầu tiến & Ham học hỏi: Luôn sẵn sàng học hỏi các quy trình mới, phần mềm mới hoặc chính sách bán hàng thay đổi.
Quyền lợi
Thu nhập hấp dẫn, Mức lương: lương cứng + Phụ cấp trách nhiệm +(% hoa hồng nếu tham gia bán hàng), Thu nhập từ 10.000.000đ-20.000.000đ
Cơ hội thăng tiến rõ rang lên các vị trí quản lý cao hơn: Tỷ lệ chia sẻ lợi nhuận cao, thưởng nóng theo từng hợp đồng hoặc dự án lớn, thưởng hiệu suất kinh doanh định kỳ ( quý năm), Thưởng tết tháng thứ 13+
Thưởng trích lợi nhuận cho nhân viên cống hiến lâu dài và đạt thành tích xuất sắc.
Thưởng hoàn thành KPIs, thưởng doanh thu công ty, thưởng quý, lễ, tết.
Các chế độ BHXH, BHYT, BHTN
Được đào tạo chuyên môn nghành điện mặt trời.
Môi trường làm việc cống hiến chuyên nghiệp, thân thiện
Các khoản phúc lợi khác: sinh nhật, hiếu hỉ, đau ốm....
Du lịch teambulding hàng năm cùng công ty, cùng các hoạt động xã hội kết nối team cộng đồng cùng công ty.
Thông tin khác
Địa điểm làm việc
Bình Dương:Số 435 Đại lộ Bình Dương, KP Nguyễn Trãi, Lái Thiêu, Thuận An
Thông tin chung
Cách thức ứng tuyển
Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm nút Ứng tuyển bên dưới:
Hạn nộp: 05/05/2026
