Operations Assistant Manager

Department Customer Service & Operations
Reports To Customer Service Manager
Location Ho Chi Minh City, Vietnam
POSITION SUMMARY | TÓM TẮT VỊ TRÍ
Manage daily after-sales operations and coordinate Sales, Purchasing, Warehouse, Logistics, and Technical Service. Improve operational efficiency, service quality, KPI performance, and customer experience.
Quản lý hoạt động vận hành sau bán hàng hằng ngày và phối hợp giữa Sales, Purchasing, Warehouse, Logistics và Technical Service. Nâng cao hiệu quả vận hành, chất lượng dịch vụ, KPI và trải nghiệm khách hàng.
KEY RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Operations Coordination | Điều phối vận hành
• Coordinate daily activities across Sales, Purchasing, Warehouse, Logistics, and Technical Service.
• Monitor order fulfillment, delivery, installation schedules, and resolve operational bottlenecks.
--
• Phối hợp hoạt động hằng ngày giữa Sales, Purchasing, Warehouse, Logistics và Technical Service.
• Theo dõi đơn hàng, giao hàng, lịch lắp đặt và xử lý các điểm nghẽn vận hành.
2. After-Sales Operations | Vận hành sau bán hàng
• Manage installation, maintenance, warranty, and repair requests.
• Ensure work orders are assigned, tracked, and closed within agreed service levels; follow up overdue cases.
--
• Quản lý yêu cầu lắp đặt, bảo trì, bảo hành và sửa chữa.
• Đảm bảo work order được phân công, theo dõi và hoàn tất đúng SLA; theo dõi các trường hợp quá hạn.
3. Purchasing & Spare Parts | Mua hàng & phụ tùng
• Coordinate spare-parts procurement, supplier delivery schedules, and critical parts availability.
• Support inventory planning through operational demand forecasts.
--
• Phối hợp mua phụ tùng, theo dõi lịch giao hàng của nhà cung cấp và đảm bảo phụ tùng quan trọng luôn sẵn có.
• Hỗ trợ lập kế hoạch tồn kho dựa trên dự báo nhu cầu vận hành.
4. Warehouse Management (HCM + HANOI) | Quản lý kho (HCM + Hà Nội)
• Oversee receiving, storage, picking, packing, dispatch, and inventory accuracy.
• Optimize warehouse space, stock control, safety, and coordination with Logistics and Technical Service.
--
• Giám sát nhập hàng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói, xuất hàng và độ chính xác tồn kho.
• Tối ưu không gian kho, kiểm soát hàng tồn, an toàn và phối hợp với Logistics và Technical Service.
5. Performance & Process Improvement | Hiệu quả & cải tiến quy trình
• Monitor KPIs and prepare daily, weekly, and monthly reports.
• Improve workflows, maintain SOPs, and support ERP optimization, automation, and digital transformation projects.
--
• Theo dõi KPI và lập báo cáo ngày, tuần, tháng.
• Cải tiến quy trình, duy trì SOP và hỗ trợ tối ưu ERP, tự động hóa và chuyển đổi số.
6. Customer Experience & Projects | Trải nghiệm khách hàng và dự án
• Coordinate cross-functional actions to resolve service issues and improve the customer journey.
• Manage assigned projects, timelines, status reports, and HQ initiatives.
--
• Phối hợp liên phòng ban để xử lý vấn đề dịch vụ và cải thiện hành trình khách hàng.
• Điều phối các dự án được giao, tiến độ, báo cáo tình trạng và sáng kiến từ trụ sở chính.
7. Compliance & Administration | Tuân thủ hành chính
• Ensure compliance with company policies, SOPs, internal controls, and audit requirements.
• Maintain accurate operational documents and reports.
--
• Đảm bảo tuân thủ chính sách công ty, SOP, kiểm soát nội bộ và yêu cầu kiểm toán.
• Duy trì hồ sơ và báo cáo vận hành chính xác.