Staff Customer Service Logistics

Mục tiêu công việc: Phụ trách tiếp nhận, theo dõi và điều phối thông tin lô hàng Air/Sea Import & Export từ lúc nhận booking/yêu cầu khách hàng đến khi hoàn tất giao hàng, chứng từ, billing và đóng file. Đảm bảo khách hàng được cập nhật đúng tiến độ, chứng từ chính xác, phát sinh được xử lý nhanh và dịch vụ đạt SLA nội bộ.
Nhiệm vụ chính: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, Sales hoặc đại lý overseas liên quan đến lô hàng air/sea import/export.
Kiểm tra thông tin shipment: shipper, consignee, POL/POD, ETD/ETA, commodity, volume, weight, incoterms, service scope.
Phối hợp với Sales/Pricing/Ops/Docs để xác nhận booking, lịch tàu/chuyến bay, routing và kế hoạch xử lý.
Theo dõi tiến độ lô hàng và cập nhật kịp thời cho khách hàng về ETD, ETA, delay, arrival, customs, delivery.
Phối hợp kiểm tra và xử lý chứng từ: booking confirmation, SI, HBL/MBL, HAWB/MAWB, arrival notice, D/O, pre-alert, debit note và các chứng từ liên quan.
Làm việc với hãng tàu, hãng bay, co-loader, agent overseas, kho, trucking, bộ phận hiện trường và hải quan để đảm bảo lô hàng đi đúng tiến độ.
Ghi nhận và xử lý phát sinh: delay, thiếu/sai chứng từ, rớt chuyến, roll hàng, phát sinh phí, thiếu hàng, hư hỏng, khiếu nại khách hàng.
Cập nhật dữ liệu shipment trên hệ thống/file theo dõi nội bộ đầy đủ và đúng thời gian.
Phối hợp với kế toán để kiểm tra chi phí, doanh thu, debit/credit note và hỗ trợ đóng file đúng hạn.
Báo cáo tình trạng shipment, issue log, pending list và các rủi ro dịch vụ cho quản lý.
Duy trì quan hệ khách hàng qua phản hồi chuyên nghiệp, rõ ràng, đúng cam kết và có phương án xử lý khi phát sinh.