THƯ KÝ BAN GIÁM ĐỐC

- Đảm bảo Ban Giám Đốc (BGĐ) vận hành hiệu quả bằng cách:
- Chuẩn hóa thông tin - lịch trình - quyết định
- Kết nối & thúc đẩy các Phòng Ban thực thi đúng KPI
- Giảm tối đa "độ trễ ra quyết định" và "đứt gãy triển khai"
- Đây không phải vị trí hành chính đơn thuần, mà là cánh tay vận hành trực tiếp của CEO/BGĐ
* Vai Trò & Trách Nhiệm Chính
* Điều phối & quản trị công việc BGĐ
- Quản lý lịch làm việc, họp, ưu tiên công việc của CEO/BGĐ
- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo trước mỗi cuộc họp (làm rõ mục tiêu - vấn đề - dữ liệu)
- Ghi nhận, tổng hợp và follow-up toàn bộ quyết định sau họp
* Kết nối & thúc đẩy các phòng ban
- Là đầu mối liên lạc giữa BGĐ và các Phòng, Ban, Bộ Phận.
- Theo dõi tiến độ KPI từng bộ phận, cảnh báo sớm khi có lệch tiến độ
- Đốc thúc, nhắc việc, đảm bảo "việc giao phải có người làm - có deadline - có kết quả"
* Quản lý thông tin & báo cáo
- Xây dựng hệ thống báo cáo tuần/tháng cho BGĐ (ngắn gọn - đúng trọng tâm)
- Tổng hợp số liệu từ các phòng → chuyển thành insight phục vụ quyết định
- Lưu trữ, quản lý tài liệu, hợp đồng, thông tin quan trọng
* Triển khai các dự án đặc biệt của BGĐ
- Tham gia trực tiếp các dự án chiến lược (AI, mở rộng kinh doanh, BĐS...)
- Theo dõi tiến độ, điều phối nguồn lực, xử lý vấn đề phát sinh
- Chủ động đề xuất giải pháp khi gặp bottleneck
* KPI / Kết Quả Kỳ Vọng
0 - 3 tháng:
- Nắm được toàn bộ hoạt động các Phòng Ban
- Quản lý lịch BGĐ trơn tru, không miss việc
- 100% cuộc họp có:
+ Agenda rõ
+ Biên bản
+ Follow-up sau họp
- Thiết lập hệ thống báo cáo cơ bản
3 - 6 tháng:
- Xây dựng được hệ thống theo dõi KPI các Phòng
- Giảm ≥30% tình trạng trễ deadline nội bộ
- Chủ động cảnh báo rủi ro trước khi xảy ra
- Hỗ trợ BGĐ ra quyết định nhanh hơn (có dữ liệu & tổng hợp rõ)
6 - 12 tháng:
- Trở thành "hub vận hành" giữa BGĐ và các phòng ban
- Chuẩn hóa quy trình họp - báo cáo - giao việc
- Tham gia triển khai ít nhất 1-2 dự án quan trọng thành công
- BGĐ có thể "ủy quyền vận hành" một phần công việc