Trợ Lý Ban Giám Đốc (Ưu Tiên Nữ)

1. Mục tiêu công việc:
Hỗ trợ Giám đốc Điều hành trong quản lý hàng ngày
Hỗ trợ Giám đốc Điều hành điều phối với các phòng ban
Hỗ trợ quản lý dự án đặc biệt của Giám đốc
Quản lý thông tin nội bộ
Hỗ trợ truyền thông nội bộ, quản lý các cuộc gặp mặt, tiếp đón đối tác.
2. Nhiệm vụ chi tiết:
2.1. Hỗ trợ Giám đốc Điều hành trong quản lý hàng ngày:
Lập kế hoạch và quản lý lịch trình: Sắp xếp, quản lý lịch trình làm việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của Giám đốc Điều hành, bao gồm các cuộc họp nội bộ, các cuộc gặp gỡ đối tác, sự kiện công ty và các dự án chiến lược.
Chuẩn bị và theo dõi công việc: Soạn thảo các báo cáo, thuyết trình và tài liệu cần thiết phục vụ các cuộc họp hoặc các yêu cầu cụ thể từ Giám đốc Điều hành. Ghi nhận và theo dõi các nhiệm vụ phát sinh từ các cuộc họp để đảm bảo thực hiện đúng hạn.
Tổ chức các cuộc họp: Chuẩn bị chương trình họp, ghi biên bản và theo dõi việc triển khai các đầu việc sau cuộc họp.
2.2. Hỗ trợ điều phối với các phòng ban:
Phòng Kế toán (bao gồm Thu mua): Hỗ trợ phối hợp với kế toán trưởng để tổng hợp báo cáo tài chính định kỳ, theo dõi các hoạt động thu mua và kiểm soát ngân sách.
Phòng Nhân sự: Làm việc với Trưởng phòng Nhân sự để theo dõi các quy trình tuyển dụng, đào tạo và chính sách phúc lợi của nhân viên.
Phòng Marketing: Hỗ trợ đảm bảo tiến độ và chất lượng của phòng ban Marketing trong việc triển khai các chiến dịch truyền thông, xây dựng nội dung (trên các nền tảng mạng xã hội, TikTok), sự kiện phù hợp với chiến lược kinh doanh.
Phòng Media: Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch sản xuất nội dung video và hình ảnh. Theo dõi tiến độ và đảm bảo các sản phẩm truyền thông được sản xuất đúng thời hạn và yêu cầu chất lượng.
Phòng Booking và Chăm sóc Khách hàng: Hỗ trợ theo dõi quy trình đặt chỗ và chăm sóc khách hàng, đồng thời hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình.
Phòng Vận hành: Hỗ trợ trưởng phòng vận hành trong việc điều phối nhân viên nhà hàng, theo dõi quy trình vận hành, và giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động hàng ngày của nhà hàng.
2.3. Hỗ trợ quản lý dự án đặc biệt:
Phát triển dự án sáng tạo: Hỗ trợ tham gia vào quá trình phát triển các dự án sáng tạo, từ nghiên cứu xu hướng đến đưa ra ý tưởng và kế hoạch triển khai.
Theo dõi và báo cáo tiến độ dự án: Quản lý, đảm bảo tiến độ và ngân sách của các dự án đặc biệt liên quan đến hoạt động của nhà hàng, bao gồm mở rộng chi nhánh, cải tiến dịch vụ, và các dự án của Marketing.
2.4. Quản lý thông tin và truyền thông nội bộ:
Cầu nối thông tin: Đóng vai trò trung gian liên lạc giữa Giám đốc Điều hành và các phòng ban khác để đảm bảo các chỉ đạo được thực hiện đầy đủ và kịp thời.
Quản lý thông tin bảo mật: Bảo đảm rằng các thông tin nhạy cảm của công ty và Giám đốc Điều hành được bảo mật tuyệt đối.
2.5. Hỗ trợ truyền thông nội bộ, quản lý các buổi tiếp đón đối tác:
Tổ chức sự kiện: Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ và đối ngoại của công ty, đặc biệt là các buổi ra mắt nhà hàng, sự kiện marketing hoặc hội nghị đối tác.
Tiếp đón đối tác: Chuẩn bị các buổi gặp gỡ với đối tác, khách hàng lớn của công ty, đảm bảo tiếp đón và xử lý yêu cầu được đưa ra một cách chuyên nghiệp.