Trợ lý Giám đốc Tòa nhà

Mô tả Công việc
1. Mục tiêu công việc:
Hỗ trợ Giám đốc Tòa nhà trong công tác điều phối, giám sát vận hành, chăm sóc khách hàng, tổng hợp báo cáo và theo dõi tiến độ công việc; góp phần bảo đảm tòa nhà vận hành an toàn, ổn định và chuyên nghiệp.
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính
2.1. Hỗ trợ vận hành
• Theo dõi, đôn đốc tiến độ công việc của các bộ phận Hành chính, Kỹ thuật, An ninh, Vệ sinh, Cảnh quan và nhà cung cấp.
• Tổng hợp các công việc chưa hoàn thành, sự cố hoặc nội dung vượt thẩm quyền để báo cáo Giám đốc Tòa nhà.
• Phối hợp kiểm tra tình trạng vận hành, vệ sinh, an ninh, an toàn và phòng cháy chữa cháy.
• Theo dõi việc xử lý sự cố đến khi hoàn tất.
• Kiểm tra việc tuân thủ nội quy, quy trình và tiêu chuẩn vận hành.
2.2. Báo cáo và quản lý hồ sơ
• Tổng hợp báo cáo ngày, tuần, tháng của các bộ phận và trình Giám đốc Tòa nhà phê duyệt.
• Soạn thảo thông báo, biên bản, báo cáo và các văn bản hành chính.
• Chuẩn bị tài liệu họp, ghi biên bản, theo dõi và nhắc việc sau họp.
• Lưu trữ hồ sơ vận hành, hợp đồng, báo giá, biên bản và dữ liệu khách hàng/cư dân.
• Bảo mật thông tin nội bộ và thông tin khách hàng.
2.3. Dịch vụ khách hàng và cư dân
• Tiếp nhận, ghi nhận và theo dõi việc xử lý các yêu cầu, phản ánh, khiếu nại của khách hàng/cư dân.
• Hướng dẫn sử dụng tiện ích, dịch vụ và tuân thủ nội quy tòa nhà.
• Tổng hợp ý kiến khách hàng, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Duy trì hình ảnh và tiêu chuẩn phục vụ chuyên nghiệp của Công ty.
2.4. Nhà cung cấp và công tác hậu cần
• Hỗ trợ tìm kiếm, liên hệ, so sánh báo giá và đề xuất nhà cung cấp.
• Theo dõi hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và chất lượng dịch vụ.
• Phối hợp chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, sự kiện và chương trình chăm sóc cư dân.
• Hỗ trợ theo dõi chi phí vận hành theo ngân sách được duyệt.
2.5. Công việc khác
• Phối hợp xử lý công việc trong phạm vi được Giám đốc Tòa nhà ủy quyền.
• Hỗ trợ các bộ phận bảo đảm tiến độ và chất lượng công việc chung.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Tòa nhà và Ban Lãnh đạo.