Trợ Lý Tổng Giám Đốc - Quản Trị & Quy Trình

A. Hỗ trợ quản trị và điều phối
Tham gia các cuộc họp quản trị theo phân công của Tổng Giám đốc.
Tổng hợp các quyết định, đầu việc, người phụ trách và thời hạn hoàn thành.
Theo dõi, nhắc việc và báo cáo tiến độ các công việc liên phòng ban.
Chuẩn bị báo cáo, tài liệu và thông tin phục vụ việc ra quyết định của Tổng Giám đốc.
B. Hỗ trợ xây dựng tổ chức
Thu thập và tổng hợp thông tin về chức năng, nhiệm vụ và cách thức phối hợp của các phòng ban.
Hỗ trợ cập nhật sơ đồ tổ chức, chức năng phòng ban, mô tả công việc và ma trận phân quyền.
Ghi nhận các điểm chưa rõ, chồng chéo hoặc thiếu trách nhiệm trong quá trình phối hợp.
Tổng hợp ý kiến của các Trưởng phòng để trình Tổng Giám đốc xem xét và quyết định.
C. Xây dựng và cải tiến quy trình
Tìm hiểu cách thức vận hành thực tế tại các phòng ban.
Phối hợp với người phụ trách để mô tả đầu vào, các bước thực hiện, người chịu trách nhiệm, người phê duyệt và đầu ra của từng quy trình.
Sử dụng AI và các công cụ phù hợp để hỗ trợ xây dựng flowchart, quy trình, checklist, hướng dẫn công việc và biểu mẫu.
Theo dõi quá trình lấy ý kiến, chỉnh sửa, phê duyệt và ban hành.
Ghi nhận các vướng mắc trong quá trình áp dụng và đề xuất cập nhật quy trình.
D. Quản lý hệ thống tài liệu
Xây dựng và cập nhật danh mục quy trình, quy định, hướng dẫn và biểu mẫu của Công ty.
Quản lý mã tài liệu, phiên bản, ngày ban hành, người phê duyệt và người sở hữu tài liệu.
Đảm bảo các phòng ban sử dụng đúng phiên bản tài liệu đã được ban hành.
Hỗ trợ sắp xếp và duy trì thư viện tài liệu quản trị của Công ty.
E. ISO và kiểm soát thực hiện
Hỗ trợ các hoạt động ISO và đánh giá nội bộ sau khi được đào tạo.
Theo dõi các điểm chưa phù hợp và tình trạng thực hiện hành động khắc phục.
Hỗ trợ kiểm tra mức độ áp dụng của các quy trình đã ban hành.
Phối hợp với đơn vị tư vấn hoặc chuyên gia ISO khi Công ty có nhu cầu.