Thực hiện các công việc hành chính chung như trả lời và chuyển tiếp cuộc gọi; xử lý email, fax, hồ sơ, biên bản họp, thư từ và
giao nhận; sắp xếp lịch hẹn và điều phối lịch phòng họp.
Quản lý trang thiết bị văn phòng, các hợp đồng thuê, nhà cung cấp; mua sắm dụng cụ văn phòng và văn phòng phẩm... đảm bảo hoạt động văn phòng hàng ngày diễn ra trơn tru, không bị gián đoạn. Duy trì không gian làm việc sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp.
Sắp xếp visa, giấy phép lao động, đặt vé, khách sạn cho nhân viên và khách đến thăm.
Hỗ trợ dịch thuật tài liệu,
phiên dịch và nộp hồ sơ cho các dịch vụ công chứng.
Tổ chức và quản lý hệ thống lưu trữ, kiểm soát văn phòng phẩm và các vật dụng văn phòng, ghi nhận tài liệu một cách có hệ thống.
Hỗ trợ nhân viên và các phòng ban trong các hoạt động đặc biệt, bao gồm tổ chức sự kiện nội bộ và ngoại khóa.
Là điểm liên hệ đầu tiên cho khách đến thăm, nhân viên, ứng viên và nhà cung cấp.
Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh khi cần thiết.
Cung cấp sự hỗ trợ toàn diện cho văn phòng trong việc thực hiện các chức năng hàng ngày.
Kiểm tra hóa đơn, biên lai để xử lý thanh toán, ghi nhận các khoản thanh toán/chi phí. Theo dõi và đảm bảo các khoản phải trả được giải quyết đúng hạn và chính xác.
Thực hiện các giao dịch thanh toán trực tiếp hoặc qua ngân hàng cho nhà cung cấp và đối tác, bao gồm: Đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, kiểm tra yêu cầu thanh toán, lập phiếu chi...
Theo dõi và quản lý công nợ tổng thể của văn phòng, đưa ra khuyến nghị về việc dự phòng và xử lý công nợ xấu.
Chuẩn bị báo cáo kế toán/sổ sách và báo cáo tài chính hàng tháng.
Lưu trữ và ghi nhận chứng từ kế toán theo quy định.
Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV, phỏng vấn qua điện thoại, sắp xếp lịch phỏng vấn và xử lý các thủ tục tuyển dụng, chuẩn bị cho quy trình tiếp nhận và nghỉ việc của nhân viên.
Cập nhật và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến nhân viên.
Cập nhật các chính sách liên quan đến nhân viên và đề xuất với công ty khi cần thiết.
Cập nhật các quy định liên quan đến nhân sự và phát triển chính sách công ty phù hợp.
Thực hiện các công việc liên quan đến tiền lương và phúc lợi (C&B) bao gồm kiểm tra bảng lương, BHXH-BHYT-BHTN, thuế TNCN..., quản lý bảng chấm công, đơn xin nghỉ phép...
Sinh viên mới tốt nghiệp/ 1-2 năm kinh nghiệm.
Có kinh nghiệm làm việc trong ngành Dược phẩm là một lợi thế.
Thành thạo tiếng Anh (4 kỹ năng).
Kỹ năng tổ chức và chú ý đến chi tiết.
Khả năng học hỏi tốt, kỹ năng tự quản lý và làm việc độc lập.
Trung thực và đáng tin cậy.
Mức lương thỏa thuận (dựa trên kinh nghiệm) và các khoản phụ cấp.
Cơ hội làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và trách nhiệm.
Các quyền lợi khác của công ty như đào tạo, trang thiết bị làm việc.
Tham gia Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế và Bảo hiểm Thất nghiệp theo quy định.
Đầy đủ các chế độ theo Luật Lao động Việt Nam.
