Trưởng Phòng Cung Ứng Và Kế Hoạch Hàng Hóa

1. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC/CHỨC NĂNG CHÍNH
Chịu trách nhiệm xây dựng và vận hành quy trình hoạch định nhu cầu (demand planning), lên kế hoạch mua hàng cho toàn bộ hệ thống cửa hàng và kho trung tâm, đảm bảo cân bằng giữa mức độ sẵn có hàng hóa (availability) và tối ưu vốn tồn kho, trên danh mục khoảng 3.000 SKU từ khoảng 300 nhà cung cấp. Vị trí này đóng vai trò cầu nối giữa Thu mua, Merchandising, Vận hành cửa hàng và Tài chính để đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả, hỗ trợ mục tiêu tăng trưởng doanh thu và cải thiện hiệu suất từng điểm bán.
2. NHIỆM VỤ CHÍNH
2.1 Hoạch định nhu cầu & Kế hoạch mua hàng
- Xây dựng mô hình dự báo nhu cầu (demand forecast) theo SKU/nhóm ngành hàng, theo từng cửa hàng và kho trung tâm, dựa trên lịch sử bán hàng, mùa vụ, chương trình khuyến mãi, và kế hoạch mở rộng điểm bán.
- Thiết lập kế hoạch mua hàng (purchase plan) định kỳ, xác định phương thức phân phối phù hợp cho từng nhóm SKU (DSD - giao thẳng cửa hàng / Cross-dock / DC-stock).
- Cập nhật kế hoạch mua hàng theo biến động thực tế (out-of-stock, thay đổi nhà cung cấp, sự kiện thị trường).
- Xây dựng kế hoạch nhu cầu riêng cho mùa cao điểm (Tết, Trung thu...) và các chương trình khuyến mãi lớn, phối hợp chặt với Marketing/Merchandising để tránh stock-out hoặc tồn kho dư thừa sau chương trình.
- Lập kế hoạch phân bổ tồn kho ban đầu (initial stock allocation) cho cửa hàng mới mở hoặc cửa hàng cải tạo, đảm bảo đủ hàng ngay từ ngày khai trương.
- Phân nhóm cửa hàng (store clustering) theo quy mô, vị trí, đặc điểm khách hàng để xây dựng kế hoạch mua hàng và tồn kho khác biệt hóa, thay vì áp dụng một mô hình chung cho toàn hệ thống.
2.2 Chiến lược quản lý tồn kho
- Xây dựng chính sách tồn kho (safety stock, reorder point, min-max) theo đặc tính từng ngành hàng và tốc độ luân chuyển (ABC/XYZ).
- Kiểm soát và cải thiện các chỉ số: DSI (Days Sales of Inventory), Aging Stock, Stock-out rate, Fill rate/OTIF.
- Đề xuất phương án xử lý hàng tồn chậm luân chuyển, hàng cận hạn, giảm thiểu rủi ro hủy hàng và vốn ứ đọng.
- Phân tích hiệu suất tồn kho theo từng cửa hàng, đối chiếu với doanh thu và lưu lượng khách để nhận diện nguyên nhân kém hiệu quả.
2.3 Làm việc liên phòng ban & Quản lý stakeholder
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Thu mua trong đàm phán số lượng đặt hàng, lead time, điều kiện giao nhận với nhà cung cấp.
- Làm việc với Merchandising về planogram, danh mục ngành hàng, chiến lược trưng bày để đồng bộ giữa kế hoạch mua hàng và không gian trưng bày tại cửa hàng.
- Trao đổi thường xuyên với Vận hành cửa hàng để nắm bắt tình hình thực tế, nhu cầu đặc thù theo từng khu vực/cửa hàng.
- Chủ trì quy trình S&OP (Sales & Operations Planning) định kỳ hàng tuần/hàng tháng, kết nối Sales, Merchandising, Thu mua và Tài chính để thống nhất kế hoạch nhu cầu và nguồn cung.
- Phối hợp với IT/Merchandising để đảm bảo chất lượng dữ liệu master (giá, lead time, MOQ, planogram) - nền tảng cho độ chính xác của dự báo nhu cầu.
- Đánh giá rủi ro gián đoạn nguồn cung (nhà cung cấp thiếu hàng, thay đổi/chuyển đổi nhà cung cấp) và xây dựng kế hoạch dự phòng nhằm giảm thiểu gián đoạn nguồn hàng.
- Báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc về hiệu suất chuỗi cung ứng, đề xuất cải tiến quy trình.
2.4 Quản lý đội nhóm & Lãnh đạo
- Xây dựng, đào tạo và phát triển đội ngũ Demand Planning.
- Thiết lập quy trình làm việc chuẩn (SOP) cho hoạt động hoạch định nhu cầu và mua hàng.
- Dẫn dắt các dự án cải tiến chuỗi cung ứng, chuyển đổi số trong quản lý tồn kho (ứng dụng công cụ phân tích, BI dashboard).