Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự/ Administration & Human Resources Manager

Trung tâm Bảo tồn động vật hoang dã tại Việt Nam (Save Vietnam's Wildlife) cần tuyển vị trí Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự, cụ thể như sau:
1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Vị trí giữ vai trò nòng cốt trong công tác nhân sự và hành chính của Trung tâm, đồng thời là đầu mối tham vấn cho Ban Giám đốc trong việc xây dựng và phát triển tổ chức theo hướng bền vững, phù hợp với sứ mệnh bảo tồn động vật hoang dã của SVW.
Vị trí Trưởng phòng hành chính - nhân sự sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách Nhân sự của Trung tâm.
Trọng tâm nhiệm vụ của vị trí bao gồm:
Chiến lược nhân sự: Chủ trì xây dựng và triển khai hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả, linh hoạt, phù hợp với đặc thù hoạt động của Trung tâm.
Cải tiến và phát triển: Thúc đẩy nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, phát triển văn hóa tổ chức và cải thiện hiệu suất làm việc một cách liên tục.
Tuân thủ và chuẩn hóa: Đảm bảo hệ thống chính sách, quy trình nhân sự - hành chính tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam và các chuẩn mực quản trị quốc tế mà SVW cam kết áp dụng.
2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
A. QUẢN TRỊ NHÂN SỰ & PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC (≈ 80%)
1. Hoạch định chiến lược nhân sự & tuyển dụng
• Xây dựng và triển khai chiến lược phát triển nhân sự (năm/quý) đảm bảo phù hợp với bối cảnh và mục tiêu phát triển của Trung tâm.
• Chuẩn hóa hệ thống mô tả công việc cho từng nhóm vị trí tuyển dụng (JD), khung năng lực, tiêu chí đánh giá và quy trình tuyển dụng - tiếp nhận nhân sự mới.
• Trực tiếp tham gia phỏng vấn các vị trí chủ chốt; đề xuất các giải pháp trong quản trị nhân sự phù hợp với văn hóa và sứ mệnh SVW.
2. Xây dựng văn hóa tổ chức & gắn kết nhân sự
• Là cầu nối, gắn kết thành viên trong Trung tâm, giữa thành viên trong Trung tâm và Ban giám đốc, thực hiện tốt quy tắc ứng xử của SVW. Từ đó truyển cảm hứng, thúc đẩy động lực và niềm tin trong toàn thể thành viên Trung tâm.
• Thiết kế và triển khai các hoạt động Onboarding, Team Building, truyền thông nội bộ, nhằm tăng cường sự kết nối giữa khối văn phòng và đội ngũ hiện trường.
• Phối hợp chặt chẽ với quản lý các cấp để đưa văn hóa tổ chức đi vào thực tiễn công việc hằng ngày
3. Kỷ luật tổ chức & quản trị hiệu suất
• Thiết lập và vận hành hệ thống đánh giá hiệu suất phù hợp với môi trường NGO, đảm bảo công bằng và tạo động lực cho nhân sự.
• Rà soát, cập nhật Nội quy lao động, Quy chế khen thưởng - kỷ luật; trực tiếp/ tham gia giải quyết các trường hợp vi phạm nội quy lao động, mâu thuẫn nội bộ, chấm dứt hợp đồng, thôi việc theo đúng phạm vi chức năng.
• Xây dựng kế hoạch quản trị và phòng ngừa rủi ro nhân sự phù hợp với mô hình phát triển của Trung tâm.
4. Phát triển năng lực & chính sách nhân sự
• Xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chương trình/ tổ chức các chương trình đào tạo phát triển năng lực, kỹ năng cần có phù hợp với từng phòng ban, từng vị trí.
• Tư vấn cho BGĐ trong chiến lược đào tạo phát triển năng lực và kỹ năng chuyên môn đối với từng vị trí, phù hợp với định hướng phát triển của Trung tâm.
• Rà soát, đề xuất chính sách lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên Trung tâm phù hợp với bối cảnh chung và đảm bảo tính cạnh tranh với thị trường.
• Xây dựng các chính sách chăm sóc sức khỏe & an toàn lao động (Staff Care), đặc thù cho nhân sự làm việc tại các vùng dự án khác nhau.
5. Quan hệ lao động & quản trị dữ liệu nhân sự
• Trực tiếp giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, vấn đề phát sinh liên quan đến quan hệ lao động; Tham vấn cho PGĐ phụ trách nhân sự và BGĐ về giải pháp giải quyết các tranh chấp/ khiếu nại khi cần.
• Thu thập, phân tích phản hồi của nhân sự về những vấn đề có liên quan tới quá trình làm việc tại Trung tâm; đề xuất các giải pháp cải thiện môi trường làm việc.
• Thiết lập hệ thống lưu trữ, số hóa và bảo mật dữ liệu nhân sự, đảm bảo thông tin chính xác, cập nhật và tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật.
B. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH & ĐỐI NGOẠI (≈ 20%)
• Tổ chức các cuộc họp liên quan đến công tác Hành chính: chuẩn bị nội dung họp, ghi nhận kết luận, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các đầu việc Hành chính được phân công.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc triển khai, phân công công việc cho các Cán bộ Hành chính và giám sát các hoạt động Hành chính theo chỉ đạo; đảm bảo các công việc Hành chính thực hiện đúng quy trình, đúng tiến độ và đạt yêu cầu chất lượng.
• Thiết lập và giám sát các quy trình quản lý hành chính: tài sản, trang thiết bị, phương tiện, hồ sơ - công văn, hợp đồng, chương trình tình nguyện viên, hàng hóa gây quỹ, lễ tân và hậu cần sự kiện.
• Là đầu mối làm việc với các cơ quan chức năng và đối tác (VUSTA, Sở ban ngành...): báo cáo lao động, thủ tục visa - giấy phép cho chuyên gia nước ngoài, và các báo cáo theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị chủ quản.
-------------------------------
Save Vietnam's Wildlife (SVW) is seeking to recruit an Administration and Human Resources Manager, with details as follows:
1. POSITION OBJECTIVE
The Manager of Administration & Human Resources plays a core role in the SVW's human resources and administrative functions, and serves as a key advisory focal point to the Board of Directors in building and developing the organization in a sustainable manner, aligned with SVW's mission of wildlife conservation.
The Manager of Administration & Human Resources reports directly to the Director and the Deputy Director in charge of Human Resources.
The key focus areas of this position include:
• Human Resources Strategy: Lead the development and implementation of an effective, flexible human resources management system that aligns with the Center's operational characteristics.
• Continuous Improvement & Development: Drive continuous enhancement of workforce quality, organizational culture, and overall work performance.
• Compliance & Standardization: Ensure that all HR and administrative policies and procedures fully comply with Vietnamese labor laws and the international governance standards committed to by SVW.
2. KEY RESPONSIBILITIES
A. HUMAN RESOURCES MANAGEMENT & ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT (Approx. 80%)
1. Human Resources Strategy & Recruitment
• Develop and implement annual/quarterly human resources development strategies in alignment with the SVW's context and strategic objectives.
• Standardize job descriptions (JDs), competency frameworks, performance evaluation criteria, and recruitment and onboarding processes for all position groups.
• Directly participate in interviews for key positions and propose HR management solutions aligned with SVW's culture and mission.
2. Organizational Culture & Staff Engagement
• Act as a connector among SVW staff, between staff and the Board of Directors; ensure effective implementation of SVW's Code of Conduct, thereby inspiring motivation, trust, and engagement across the organization.
• Design and implement onboarding programs, team-building activities, and internal communications initiatives to strengthen collaboration between office-based staff and field teams.
• Work closely with managers at all levels to embed organizational culture into daily operations.
3. Organizational Discipline & Performance Management
• Establish and operate a performance management system suitable for an NGO environment, ensuring fairness and motivation.
• Review and update Internal Labor Regulations and Reward & Disciplinary Policies; directly handle or participate in resolving labor violations, internal conflicts, contract terminations, and resignations within the scope of authority.
• Develop human resources risk management and prevention plans in line with the Center's development model.
4. Capacity Building & HR Policies
• Identify training needs and design/organize capacity-building and skills development programs tailored to each department and position.
• Advise the Board of Directors on training and professional development strategies aligned with the Center's long-term direction.
• Review and propose salary, bonus, and benefits policies that are appropriate to the SVW's context and competitive with the labor market.
• Develop staff care policies related to health, safety, and occupational well-being, tailored to personnel working in different project locations.
5. Labor Relations & HR Data Management
• Directly handle labor disputes, complaints, and employment-related issues; advise the, Deputy Director in charge of HR and the Board of Directors on resolution approaches when necessary.
• Collect and analyze staff feedback on workplace-related issues and propose solutions to improve the working environment.
• Establish systems for the storage, digitization, and protection of HR data, ensuring accuracy, regular updates, and strict compliance with confidentiality and data security standards.
B. ADMINISTRATION & EXTERNAL RELATIONS (Approx. 20%)
• Organize administrative-related meetings, including preparation of meeting content, documentation of conclusions, and follow-up on assigned administrative action items.
• Coordinate with relevant departments in task allocation to Administrative Officers and supervise administrative operations to ensure compliance with procedures, timelines, and quality standards.
• Establish and oversee administrative management processes related to assets, equipment, vehicles, records and official correspondence, contracts, volunteer programs, fundraising goods, reception, and event logistics.
• Serve as the focal point for working with authorities and external partners (e.g., VUSTA, government departments), handling labor-related reporting, visa and work permit procedures for foreign experts, and other statutory reports required by regulatory agencies and the supervising organization