Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Tham mưu cho BODs các vấn đề về hệ thống, nhân sự, hành chính, pháp chế, tối ưu hóa cơ cấu tổ chức. Quản trị rủi ro có thể xảy ra và đề xuất phương án xử lý.
2. Quản lý công tác nhân sự
• Hoạch định nguồn nhân lực: Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất/kinh doanh của công ty, xây dựng định biên, kế hoạch tuyển dụng các tháng/quý/năm
• Vận hành nguồn nhân lực: Xây dựng hệ thống các quy trình, quy định, quy chế phục vụ việc vận hành hoạt động nhân sự hệ thống, quản lý và giám sát công tác vận hành.
• Quản lý các chi phí lương/thưởng/ BHXH/ chế độ phúc lợi đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả. Xây dựng khung năng lực, các công cụ đánh giá hiệu suất/hiệu quả công việc BSC/KPI.
• Đề xuất các cơ chế, chính sách về nhân sự nhắm thu hút, giữ chân được nhân tài, cạnh tranh với thị trường lao động.
• Xử lý các tranh chấp lao động: Tham vấn, cố vấn cho trưởng các Phòng/ban trong vấn đề vận hành nhân sự phòng/ xử lý sung đột nội bộ.
• Lập Kế hoạch & Báo cáo: Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, theo dõi, quản lý và báo cáo toàn bộ vấn đề liên quan đến nhân sự. Báo cáo định kỳ các hạng mục của phòng.
3. Quản lý công tác hành chính
• Văn thư lưu trữ: Kiểm soát, phân loại, lưu trữ toàn bộ công văn, văn bản đi đến, các quy định nội bộ. Đảm bảo tính thống nhất, bảo mật và khoa học.
• Quản lý toàn bộ chi phí văn phòng
• Quản lý tài sản, thiết bị, CCDC: Quản lý các loại tài sản, thiết bị CCDC, lập kế hoạch kiểm kê định kỳ
4. Phụ trách công tác pháp lý
• Triển khai các thủ tục pháp lý liên quan đến mở mới công ty, tăng giảm vốn, thay đổi cổ đông, người đại diện...
• Triển khai hoàn thiện các hồ sơ: PCCC, Môi trường, Kiểm định máy móc thiết bị...
• Pháp lý y tế: triển khai các thủ tục liên quan đến cấp phép, cắt giảm đăng ký hành nghề,
• Thường xuyên cập nhật các Thông tư, nghị định, quy định mới liên quan tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kịp thời tham vấn, tư vấn cho ban lãnh đạo.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ pháp lý: Quản lý bộ hồ sơ pháp lý khoa học, sẵn sàng phục vụ cho công tác thanh/kiểm tra.
5. Truyền thông & Văn hóa doanh nghiệp
• Truyền thông nội bộ: Chủ trì lập kế hoạch triển khai các sự kiện lớn của công ty. Thực hiện truyền thông trước/trong/sau sự kiện trên các nền tảng: Nhóm Telegan, zalo, facebook.
• Văn hóa doanh nghiệp: Xây dựng kế hoạch đào tạo Văn hóa ứng sử, thái độ ý thức, tác phong định ký cho CBNV.
• Đề xuất các khóa đào tạo bên ngoài công ty nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ.
6. Đối ngoại
• Mở rộng mối quan hệ với các đối tác/đơn vị tuyển dụng/ các trường đại học;
• Thực hiện đối ngoại với các cơ quan: Điện lực, Y tế phường, Đội PCCC, BHXH, Thuế...