Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

1. Hoạch định và quản trị tổ chức
- Tham mưu kế hoạch nhân sự hằng năm theo kế hoạch kinh doanh; xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên; thành lập, kiện toàn phòng ban; cân đối, điều chuyển nhân sự giữa các đơn vị, pháp nhân.
- Lập và theo dõi ngân sách lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo; phân tích chênh lệch, đề xuất điều chỉnh.
- Chủ trì chuẩn hóa chức năng phòng ban, mô tả công việc, ma trận phân quyền; xây dựng khung năng lực và tiêu chí đánh giá hiệu suất.
2. Vận hành nhân sự toàn chu trình
- Tuyển dụng theo định biên tại các vùng, trực tiếp tuyển vị trí quản lý; tổ chức hội nhập, theo dõi thử việc; cải tiến quy trình tuyển dụng, hội nhập, nghỉ việc.
- Xác định nhu cầu đào tạo; lập kế hoạch, ngân sách đào tạo; đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
- Xây dựng thang bảng lương, quy chế lương thưởng, phụ cấp, phúc lợi; kiểm soát bảng công, bảng lương, BHXH, bảo hiểm sức khỏe, khám sức khỏe định kỳ, thuế TNCN.
- Xây dựng nội quy, quy chế, hợp đồng, hồ sơ nhân sự; xử lý khen thưởng, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng, tranh chấp lao động; thực hiện thủ tục, báo cáo với cơ quan nhà nước.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ; phối hợp Công đoàn; tổ chức khen thưởng nội bộ, hồ sơ giải thưởng doanh nghiệp.
3. Hành chính, tài sản và sự kiện
- Quản lý lễ tân, văn thư, con dấu, hậu cần, điều phối xe, an toàn văn phòng, PCCC tại các vùng.
- Quản lý thuê, gia hạn, mở rộng văn phòng, kho; kiểm kê tài sản định kỳ 06 tháng; tối ưu chi phí theo ngân sách.
- Chủ trì du lịch, tổng kết năm, sự kiện nội bộ, quà tặng: lập phương án, dự toán, triển khai, quyết toán.
4. Quản trị công ty, cổ đông và pháp lý doanh nghiệp
- Tổ chức họp HĐQT hằng quý, họp bất thường, ĐHĐCĐ thường niên và bất thường; làm thư ký cuộc họp, dự thảo biên bản, nghị quyết; theo dõi thực hiện nghị quyết.
- Quản lý sổ đăng ký cổ đông, hồ sơ chuyển nhượng, tăng vốn, phát hành cổ phần, cổ phần cho người lao động, chi trả cổ tức; bảo mật thông tin cổ đông.
- Rà soát hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, Điều lệ, quy chế, giấy ủy quyền; quản lý văn bằng sở hữu trí tuệ; theo dõi hồ sơ góp vốn tại đơn vị khác.
- Điều phối dự án M&A, đăng ký công ty đại chúng, đăng ký giao dịch UPCoM: kế hoạch, tiến độ, hồ sơ; làm việc với kiểm toán, luật sư, công ty chứng khoán.
5. Dữ liệu, số hóa và công nghệ
- Quản trị Base HRM, Timeoff, Checkin, Schedule, Payroll, Wework: thiết lập dữ liệu, luồng phê duyệt; báo cáo time off hằng tháng.
- Kiểm soát phân quyền truy cập, bảo mật dữ liệu lương, sao lưu, thu hồi quyền khi nhân sự thay đổi.
- Tổ chức văn thư, lưu trữ và số hóa hồ sơ HCNS, pháp lý, HĐQT, cổ đông.
6. Quản lý đội ngũ và hỗ trợ Giám đốc
- Quản lý đội ngũ nhân sự, hành chính, lễ tân, thư ký Giám đốc, lái xe, tạp vụ và IT; đào tạo, kèm cặp, đánh giá.
- Rà soát mua sắm, hợp đồng, chi phí IT; phối hợp triển khai, nghiệm thu ứng dụng công nghệ.
- Lập báo cáo quản trị tháng về nhân sự, chi phí, hành chính, dự án; hỗ trợ Giám đốc điều phối công việc và theo dõi kết luận.