5W1H là gì? làm sao để áp dụng kiểu tư duy toàn diện vào công việc?

Có nhiều cách để mọi người phân tích vấn đề và đánh giá đầy đủ trước khi ra quyết định, đặc biệt là với các dự án, chiến lược kinh doanh hay tiếp thị quan trọng. Những năm gần đây, 5W1H nổi lên là một phương pháp hữu ích. JobOKO sẽ giúp bạn hiểu rõ 5WH1 là gì và cách thực hiện, các ứng dụng thực tế cũng như lưu ý khi sử dụng phương pháp này trong công việc.

Làm thế nào để áp dụng 5W1H hiệu quả vào công việc?

1. 5W1H là gì?

Muốn hiểu đúng 5W1H là gì, trước hết bạn phải biết rằng đây là từ viết tắt, trong đó mỗi chữ cái tương ứng với một câu hỏi: What (Cái gì) - Who (Ai) - Where (Ở đâu) - When (Khi nào) - Why (Vì sao) - How (Thế nào/ Bằng cách nào). 5W1H còn được gọi là phương pháp "đặt câu hỏi" hoặc phương pháp "5 chữ W".
Kỹ thuật này cho phép bạn hiểu một tình huống, để phân tích một vấn đề bằng cách phân tích tất cả các khía cạnh. Phương pháp 5W1H cho phép bạn phân biệt thông tin cần thiết để hiểu rõ hơn, bao hàm, làm rõ từ cấu trúc đến nhận định đầy đủ về một tình huống. Lối tư duy này đảm bảo bạn có thể khám phá tất cả các chiều từ các khía cạnh khác nhau.
Ban đầu, 5W1H rất phổ biến trong báo chí và truyền thông vì có thể sử dụng, áp dụng trong nhiều bối cảnh. 5W1H giúp các nhà báo đặt câu hỏi phù hợp, khai thác thông tin qua một hệ thống câu hỏi thông minh và tìm ra giải pháp tốt nhất. Dần dần, 5W1H được dùng trong rất nhiều lĩnh vực khác, hiệu quả nhất phải kể đến marketing và kinh doanh. Phương pháp này được đánh giá cao vì nó kết nối tốt để các thành viên trong một nhóm, một bộ phận phối hợp hiệu quả với nhau để thu thập thông tin, phân tích dữ liệu đầy đủ, khách quan.

2. Ưu điểm của phương pháp 5W1H

Không phải ngẫu nhiên mà 5W1H được nhiều chuyên gia sử dụng, bản thân nó sở hữu những ưu điểm vượt trội như:

• Đơn giản: không cần đào tạo chính quy hay lâu dài để mọi người biết cách sử dụng 5W1H.
• Có hệ thống: Chìa khóa để thành công trong hầu hết các lĩnh vực là luôn đặt ra tất cả các câu hỏi và tìm cách giải quyết vấn đề. 5W1H là kiểu đặt câu hỏi và tư duy có hệ thống rõ ràng, đầy đủ.
• Đa năng: 5W1H có thể được sử dụng để thiết kế một quy trình mới cũng như thực hiện biện pháp khắc phục cho vấn đề cũ.
• Toàn diện: Phương pháp này có thể được sử dụng để có được cái nhìn 360° về vấn đề và ra quyết định, giải quyết kịp thời.

3. Cách thực hiện 5W1H

Phương pháp 5W1H chia thành 3 giai đoạn chính:

• Mô tả tình huống ban đầu.
• Xác định các yếu tố chính và thứ tự ưu tiên.
• Đề xuất các hành động phù hợp và hướng kết quả.

Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm ra các yếu tố trọng yếu (giai đoạn 2) và từ đó đưa ra các giải pháp (giai đoạn 3), cụ thể như sau:

3.1. What (Cái gì)?

• Được dùng để: Mô tả nhiệm vụ công việc, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án, chiến dịch.
• Mục tiêu: Rõ ràng về mục đích, hành động, thủ tục, công cụ cần thiết...
• Câu hỏi mẫu: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình hiện tại là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì?

Phương pháp thực hiện 5W1H chuẩn, chuyên nghiệp

3.2. Who (Ai)?

• Được dùng để: Xác định các bên liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
• Mục tiêu: Hướng đến tìm hiểu quan điểm, suy nghĩ của người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp,...
• Câu hỏi mẫu: Ai phụ trách? Ai là người tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc?

3.3. Where (Ở đâu)?

• Được dùng để: Mô tả địa điểm hoặc khu vực liên quan.
• Mục tiêu: Tìm kiếm thông tin về khu vực, thị trường, mặt bằng, nhà xưởng...
• Câu hỏi mẫu: Dự án, chiến dịch này áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở khu vực nào?

3.4. When (Khi nào)?

• Được dùng để: Xác định thời gian mà tình huống đã xảy ra hoặc có thể xảy ra.
• Mục tiêu: Rõ ràng về thời gian, ngày tháng triển khai, thời lượng, tần suất...
• Câu hỏi mẫu: Ngày bắt đầu là khi nào? Tiến hành trong bao lâu? Khi nào thì vấn đề có thể xuất hiện?...

3.5. Why (Tại sao)?

• Được dùng để: Mô tả động cơ, mục tiêu, sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc, ý nghĩa của một sự kiện, tình huống xảy ra trong quá trình thực hiện công việc.
• Mục tiêu: Tìm hiểu và xác định đúng nguyên nhân, mục đích...
• Câu hỏi mẫu: Tại sao lại xảy ra tình huống như vậy? Tại sao cần phải thay đổi chiến lược ngay lập tức? Tại sao nên chọn nhân viên A vào dự án? Tại sao cần sử dụng phương pháp hoặc thiết bị này?

3.6. How (Làm thế nào)

• Được dùng để: Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng/ cần sử dụng.
• Mục tiêu: Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng,...
• Câu hỏi mẫu: Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Cần có những nguồn lực nào?

4. Ứng dụng của 5W1H trong công việc

Như đã đề cập, 5W1H hữu ích trong nhiều công việc và ngành nghề khác nhau, ví dụ như:

• 5W1H để tìm kiếm ý tưởng cho lĩnh vực sáng tạo: Báo chí, truyền thông, marketing, thậm chí là thiết kế - những công việc cần tư duy sáng tạo, tính mới đều có thể dùng 5W1H để triển khai sao cho toàn diện và hướng đối tượng độc giả, khách hàng hay người dùng.
• 5W1H để giải quyết vấn đề hiệu quả: Phương pháp 5W1H là một công cụ giải quyết vấn đề không thể thay thế vì nó cho phép bạn hiểu một tình huống toàn diện, xác định các nguyên nhân và tìm ra giải pháp từ việc đặt câu hỏi phù hợp.
• 5W1H để quản lý dự án và lãnh đạo: Trước khi bắt đầu một dự án, 5W1H sẽ giúp bạn có tổ chức hệ thống và trên hết là biết tất cả các chi tiết của dự án. Trong quản lý dự án, giống như trong nhiều lĩnh vực khác, giao tiếp và hợp tác là chìa khóa để hợp tác hiệu quả và thành công.

5W1H được ứng dụng vào công việc như thế nào?

5. Làm sao để áp dụng cách tư duy 5WH1 vào công việc?

Nếu muốn áp dụng 5W1H vào các nhiệm vụ, công việc cụ thể theo cách thành thục và hiệu quả, bạn sẽ cần rèn luyện để quen thuộc và đảm bảo tính chính xác từ việc đặt câu hỏi và tìm ra đáp án - cách giải quyết. Những gợi ý cơ bản nhất cho bạn là:

• Thường xuyên luyện tập, đặt câu hỏi 5W1H vào hầu hết các tình huống, coi đó là cách suy xét nhất định không thể bỏ qua.
• Khách quan, tránh thiên vị khi đánh giá.
• Nghiêm túc tìm giải pháp và tìm tới sự hỗ trợ khi cần.
• Trao đổi quan điểm, cách nhìn nhận với đồng nghiệp, quản lý...

Với những ưu điểm và tính ứng dụng rộng rãi của 5W1H, việc áp dụng cách tư duy, phân tích này vào công việc ngày càng trở nên cần thiết ở nhiều vai trò khác nhau. Sau khi hiểu 5W1H là gì, chắc hẳn một số bạn sẽ thấy tổng thể khá đơn giản nhưng khi đi vào thực hiện thì khó hơn. Hãy kiên trì với phương pháp này để đạt được những thành công trong công việc bạn nhé.

MỤC LỤC:
1. 5W1H là gì?
2. Ưu điểm của phương pháp 5W1H​
3. Cách thực hiện 5W1H
4. Ứng dụng của 5W1H trong công việc
5. Làm sao để áp dụng cách tư duy 5WH1 vào công việc?

Đọc thêm: Growth mindset và Fixed mindset - Bạn thuộc kiểu tư duy nào trong công việc?

Đọc thêm: Phát triển khả năng tư duy sáng tạo trong công việc