Bí quyết nhập dữ liệu nhanh mà nhân viên nhập liệu nào cũng nên biết

Đối với ứng viên ứng tuyển vị trí nhân viên nhập liệu thì việc trang bị cho mình những kỹ năng, bí quyết cũng như kinh nghiệm để làm việc hiệu quả cao là điều vô cùng cần thiết. Còn với nhà tuyển dụng, để thu hút được ứng viên gửi CV xin việc nhân viên nhập liệu thì phải tìm cách làm sao để đăng tuyển dụng ấn tượng nhất. Do đó, viết tin tuyển dụng nhân viên nhập liệu như thế nào để ứng viên đổ xô vào ứng tuyền là điều mà bất cứ công ty, doanh nghiệp nào cần tuyển nhân sự ngành nghề này quan tâm. Bạn có thể tham khảo thông tin trong bài viết để hiểu rõ hơn còn dưới đây, JOBOKO sẽ chia sẻ cho ứng viên bí quyết để nhập liệu nhanh góp phần có được thành công và dễ dàng trúng tuyển vị trí mong muốn.

Bí quyết nhập dữ liệu nhanh cho nhân viên nhập liệu

Mẹo nhập dữ liệu nhanh nhân viên nhập liệu cần nắm rõ

1. Tuỳ chỉnh chuyển động của con trỏ chuột

Thường thì vị trí con trỏ có thể gây mất tập trung cho nhân viên nhập liệu vì mỗi lần họ nhấn phím enter thì con trỏ sẽ đi đến ô cuối cùng trong khi mà họ có thể cần nhập vào cột tiếp theo chứ không phải là nhập theo một hàng. Để khắc phục tình trạng trên, bạn có thể làm như sau:

• Click vào menu 'File.
• Chọn 'File Options', từ menu 'File'.
• Chọn 'Advanced' từ danh sách bên trái. Trong 'Editing Option', bạn có thể nhấp vào 'Move Selection' rồi chọn 'Down'.

Sau thao tác trên, nhân viên nhập liệu có thể di chuyển con trỏ theo ý muốn của họ.

2. Sử dụng bảng dữ liệu (Data Table)

Hãy sử dụng 'Data Table' để lưu trữ dữ liệu vì nó sẽ tăng cường tốc độ và độ chính xác. Nó cũng sẽ cho phép các nhân viên nhập liệu có một cái nhìn nhanh về các yếu tố mỗi khi chúng được thực hiện.

3. Chọn dữ liệu trong bảng tính

Nhấp vào tùy chọn 'Table' trên thanh công cụ chuẩn. Bạn có thể định dạng bảng bằng cách thêm các bộ lọc và sắp xếp tùy chọn hoặc có thể thêm nhiều bảng trong một sheet. Nhân viên nhập liệu có thể gán các giá trị trong thanh công thức và nó sẽ thực hiện chức năng tương tự như trong trường hợp ở các ô.

4. Sử dụng các phím tắt

Sử dụng các phím tắt sẽ giúp nhân viên nhập liệu gia tăng độ chính xác và năng suất làm việc. Các phím tắt mà nhân viên nhập liệu sẽ cần phải thường xuyên sử dụng là:

• Phím Tab: Để di chuyển con trỏ đến ô tiếp theo.
• Phím Shift + Tab: Để trở về ô nhập trước đó.
• Ctrl + A: Để chọn toàn bộ trang.
• Ctrl + C: Để sao chép dữ liệu đã chọn.
• Ctrl + V: Để dán dữ liệu đã sao chép.
• Ctrl + Z: Quay lại thao tác trước.
• Ctrl + Shift + Z: Để quay về hành động chưa được hoàn tác cuối cùng.

5. Đọc lại các dữ liệu sau khi nhập

Dù là công việc đơn giản hay phức tạp thì mọi lỗi lầm đều có thể xảy ra trong quá trình làm việc và công việc của nhân viên nhập liệu có lẽ là một công việc đặc thù cho điều đó. Do phải tiếp xúc với nhiều loại dữ liệu như văn bản, số liệu,... nên nhầm lẫn cũng sẽ là điều dễ xảy ra.

Vì vậy, để cải thiện tốc độ nhập liệu cũng như gia tăng hiệu quả thì một việc mà nhân viên nhập liệu nên làm đó là thường xuyên kiểm tra lại các dữ liệu mà mình đã nhập. Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, con số, dấu câu,... là việc nên làm. Nếu có thể nhân viên nhập liệu nên tìm hiểu thêm các công cụ nhập liệu có thể tự động sửa một số lỗi về chính tả, câu từ,... để tiết kiệm thời gian. Muốn đảm nhận vị trí này tốt thì nhân viên nhập liệu có kỹ năng công nghệ là điều tất yếu. Hãy chủ động rèn luyện cho mình các kỹ năng thiết yếu để không gặp khó khăn trong quá trình làm việc thực tế nhé.