Lời chào trong email không chỉ thể hiện phong cách giao tiếp của bạn mà còn quyết định mức độ chuyên nghiệp của bạn trong mắt người nhận. Một lời chào chính xác và phù hợp có thể làm tăng khả năng email của bạn được đọc và phản hồi tích cực. Khám phá cách gửi lời chào chuyên nghiệp để tạo ấn tượng mạnh mẽ và thể hiện sự tôn trọng trong mọi tình huống giao tiếp. Ý nghĩa của những lời chào trong email được xác định như sau:
Do đó, mỗi khi bắt đầu soạn thảo bất kể email nào, đặc biệt là email trao đổi công việc hay email xin việc, bạn hãy chú ý đến cách chào và đối tượng được chào hỏi trong email để chắc chắn rằng mình mang đến ấn tượng tích cực cho đối phương.
Cách bạn gửi lời chào trong email phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đối tượng nhận email, mục đích của cuộc trao đổi và phong cách giao tiếp cá nhân của người nhận. Tìm hiểu cách điều chỉnh lời chào dựa trên từng tình huống cụ thể để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong giao tiếp:
Lời chào trong email, dù ngắn gọn, có thể ảnh hưởng lớn đến ấn tượng đầu tiên. Đảm bảo tuân theo quy cách viết chuẩn như viết hoa chữ cái đầu tiên, sử dụng dấu phẩy sau lời chào và bắt đầu đoạn văn tiếp theo sau khi giãn dòng. Khám phá các nguyên tắc này để gửi email với sự chuyên nghiệp và rõ ràng.
Khi viết email, đặc biệt là trong các tình huống công việc, việc chọn cách chào hỏi phù hợp là rất quan trọng. Tìm hiểu các cách chào hỏi lịch sự và chuyên nghiệp cho từng loại email, từ email xin việc đến email gửi cho nhiều người nhận, để đảm bảo bạn truyền đạt đúng thông điệp và tạo ấn tượng tốt.
Email ứng tuyển việc làm, trao đổi công việc như báo giá, đàm phán hợp đồng, trả lời job offer,... là ví dụ về những email cần giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp, đúng quy chuẩn. Những lời chào cho trường hợp này gồm có:
Lưu ý, có những trường hợp bạn không biết chắc chắn tên người nhận là ai, bạn hãy viết tên công ty, tổ chức, phòng ban, chi nhánh,... Lúc này, câu chào hỏi trong email có thể dùng là:
Nhìn chung, cấu trúc của lời chào hỏi trong đơn xin việc dễ nhớ và được sử dụng rộng rãi. Không chỉ trong các email tiếng Anh người ta mới dùng "Dear" mà hiện nay, các email tiếng Việt cũng có thể bắt đầu bằng "Dear" để ngắn gọn và vẫn lịch sự.
Tiếp đến là Cold email, hay còn gọi là email "lạnh", email ngẫu nhiên là những email được gửi ngẫu nhiên, hướng tới đối tượng khách hàng tiềm năng - phương thức được dùng trong marketing. Cold email không phải thư rác mà là thư giới thiệu sản phẩm, dịch vụ,... và bạn buộc phải viết lời chào trang trọng cho các email ngẫu nhiên này.
Khi soạn thảo và gửi cold email, có một lưu ý nhỏ là sau lời chào đầu tiên, bạn có thể mở đầu thư bằng cách viết những câu hỏi thăm, lời chào thân tình hơn nhằm thu hút người nhận đọc tiếp nội dung thông tin bạn muốn chia sẻ, ví dụ:
Một trường hợp cần lưu ý, khi chúng ta gửi cùng một nội dung email và CC hoặc BCC cho nhiều người như một nhóm, những cá nhân cùng quan tâm hoặc chịu trách nhiệm cho một dự án, nhiệm vụ công việc,... Lúc này, lời chào trong email được chia làm 2 trường hợp:
Nhóm "đối tượng" xếp vào email gửi cho người "thân quen" gồm: Gia đình, bạn bè, người quen, sếp và đồng nghiệp (trong một số trường hợp cụ thể như trao đổi ngắn). Lời chào trong email gửi những người thân quen sẽ không cần quá câu nệ, lịch sự đến cứng nhắc mà làm sao cho thân thiện và cởi mở, thoải mái nhất với cả 2 bên.
Lưu ý: Những lời chào thân thiết chỉ dùng cho quan hệ thoải mái, trong những tình huống "có thể". Khách hàng, đối tác chắc chắn không nằm trong danh sách để bạn dùng những lời chào "không mấy lịch sự" trong email.
Để phản hồi và tiếp tục cuộc trò chuyện không nhất thiết phải bắt đầu với việc chào ai đó (vì 2 bên đã chào nhau từ trước rồi). Lúc này, những câu chào đơn giản như sau sẽ phù hợp hơn:
Ngoài những cách chào lịch sự kể trên, sử dụng lời chào hỏi trong email theo thời gian trong ngày là một cách hay, thể hiện sự thân thiện và chuyên nghiệp. Các câu chào này rất dễ nhớ như:
Tuy nhiên, kiểu chào này tốt nhất nên dành cho người nhận ở cùng múi giờ với bạn còn nếu khách hàng, đối tác, đồng nghiệp ở các nước khác, múi giờ khác mà giờ giấc quá khác nhau thì bạn nên dùng lời chào đầu email khác. Lúc bạn viết mail có thể là buổi sáng nhưng tại nơi ở của người nhận lại đang là đêm hoặc chiều chẳng hạn.
Gợi ý lời chào hỏi trong email theo thời gian trong ngày
Tại môi trường đề cao sự sáng tạo và quan hệ giữa bạn với người nhận email đủ thân thiết, dùng các lời chào mới mẻ, khác biệt cũng có thể là một lựa chọn để email thêm thú vị. Một số ví dụ như là:
Nhìn chung, những câu chào trong email vui nhộn, hài hước nên hạn chế dùng trong môi trường chuyên nghiệp, chủ yếu là để giao tiếp đơn giản với những nội dung không mấy quan trọng.
Trong email công việc hoặc email xin việc, việc sử dụng lời chào không phù hợp có thể gây ấn tượng xấu. Tránh những cách chào hỏi không lịch sự hoặc không chuyên nghiệp để đảm bảo email của bạn luôn được đón nhận một cách tích cực và tạo sự tin cậy.
Hãy học hỏi và ghi nhớ cách chào hỏi trong email để gửi đi câu chào phù hợp cho từng tình huống, từng đối tượng là điều cần thiết để bạn luôn chuyên nghiệp, lịch sự trong công việc, các mối quan hệ.
MỤC LỤC:
1. Ý nghĩa của lời chào trong email
2. Các yếu tố quyết định cách chào hỏi trong email
3. Quy cách viết lời chào trong email
4. Cách viết lời chào hỏi trong Email chuyên nghiệp, lịch sự
5. Những lời chào tuyệt đối không dùng trong email xin việc, email công việc
Đọc thêm: Viết tiêu đề email thế nào để tăng tỷ lệ nhà tuyển dụng mở mail?
Đọc thêm: Cách Reply All trong Email khi phản hồi sếp, đối tác, đồng nghiệp