Câu hỏi tình huống Nhân viên hành chính nhân sự

Bô phận nhân sự đóng vai trò quan trọng bởi công ty có được người tài hay không cũng một phần phụ thuộc vào năng lực tuyển dụng của những chuyên viên hành chính, nhân viên nhân sự,... Do vậy, khi tuyển dụng, nhà tuyển dụng yêu cầu khá khắt khe với ứng viên lĩnh vực này. Tuy nhiên, nếu bạn có bí quyết trả lời phỏng vấn tốt thì chắc chắn sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Một số câu hỏi tình huống thường xuất hiện trong phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự bạn có thể tham khảo dưới đây.

I. Tầm quan trọng của câu hỏi tình huống nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là người làm việc trong phòng nhân sự của một công ty/tổ chức. Họ thực hiện và hỗ trợ tất cả các chức năng và chương trình tuyển dụng, nhân sự, quản lý hành chính, đào tạo nhân viên mới, sắp xếp công việc, thực hiện các buổi định hướng,... Để biết chi tiết về nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự thì bạn đọc có thể tham khảo bài viết JOBOKO cập nhật. Câu hỏi tình huống cho phép nhà tuyển dụng kiểm tra khả năng phản ứng, xử lý các trường hợp cụ thể của ứng viên. Sử dụng các câu hỏi tình huống trong phỏng vấn là cách đánh giá ứng viên khi ứng tuyển nhân viên hành chính, nhân viên nhân sự, xem bạn có phù hợp hay không. Nhà tuyển dụng kỳ vọng ứng viên có kỹ năng hành chính văn phòng tốt, thành thạo tác vụ và phần mềm quản lý hành chính nhân sự, giao tiếp và tương tác tốt.

II. Câu hỏi tình huống nhân viên hành chính nhân sự và gợi ý trả lời

1. Bạn có quen thuộc với các hệ thống quản trị nguồn nhân lực không? Theo bạn, các phần mềm này có tác động như thế nào đến công việc của nhân viên hành chính nhân sự?
Hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRIS) được sử dụng trong các phòng hành chính - nhân sự. Nhân viên hành chính nhân sự sử dụng chúng để quản lý và truy xuất các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.
Bất kỳ nhân viên hành chính nhân sự nào đều phải có khả năng điều hướng các công cụ này. Khi nhà tuyển dụng đặt ra câu hỏi cho bạn, họ muốn tìm hiểu sao bạn có quen thuộc và thành thạo hay không. Một số nội dung bạn cần đề cập đến khi đưa ra câu trả lời bao gồm:

• Trình độ chuyên môn với hệ thống quản lý nguồn nhân lực cụ thể.
• Ví dụ về các tình huống sử dụng công cụ để đơn giản hoá quy trình xử lý công việc.

Gợi ý trả lời: "Tôi có hơn 3 năm kinh nghiệm sử dụng [tên phần mềm]. Đó là hệ thống tiêu chuẩn mà công ty cũ của tôi sử dụng. Tôi cảm thấy phần mềm này tích hợp nhiều tính năng hiện đại, cho phép nhân viên hành chính nhân sự dễ dàng truy cập, hoàn thiện bảng lương cũng như quản lý hiệu suất công việc với thao tác đơn giản.
Với sự phát triển không ngừng của khoa học - công nghệ, việc dùng phần mềm trong công việc là xu hướng. Nhờ có các hệ thống thông minh, nhân viên hành chính nhân sự có thể xử lý công việc trong thời gian ngắn hơn mà vẫn đảm bảo tính chính xác".
2. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự sẽ bao gồm cả những nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại. Bạn làm thế nào để duy trì động lực làm việc tích cực?
Nhân viên hành chính nhân sự hay nhân viên văn thư thường thực hiện các nhiệm vụ giống nhau mỗi ngày, chẳng hạn như nộp giấy tờ và hỗ trợ trả lời, hướng dẫn nhân viên với các câu hỏi hành chính chung. Ứng viên lý tưởng sẽ buộc phải có cách duy trì động lực trong khi thực hiện các nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại.
Phản hồi của bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng cái nhìn chính xác hơn về mức độ yêu thích công việc và quyết tâm của bạn. Đồng thời, họ có thể thấy được định hướng cụ thể và phương pháp cụ thể bạn dùng để cải thiện hiệu suất công việc và phát triển bản thân.
Khi trả lời, bạn nên lưu ý đến các vấn đề sau:

• Sự yêu thích với công việc hành chính nhân sự.
• Khả năng tự tạo động lực.
• Kinh nghiệm thực hiện các nhiệm vụ văn thư thực hành.
• Hiểu về tầm quan trọng của quản lý thời gian hiệu quả.

Gợi ý trả lời: "Trong công việc trước đây của tôi với tư cách là nhân viên hành chính nhân sự, tôi đã tự tạo ra các mục tiêu hàng ngày cho bản thân để duy trì động lực. Tôi cố gắng tìm ra những cách thú vị để cải thiện hiệu quả của mình bất cứ khi nào tôi bắt đầu cảm thấy nhiệm vụ bị lặp đi lặp lại. Việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc cũng rất quan trọng. Các nhiệm vụ cụ thể của nhân viên hành chính nhân sự có thể bị phân tán, do đó, chỉ khi sắp xếp hợp lý mới có thể hoàn thành tốt.
Hơn thế nữa, việc cảm thấy công việc thú vị hay nhàm chán còn phụ thuộc vào thái độ làm việc của từng người. Ngay từ khi mới ra trường tôi đã định hướng làm việc trong ngành này. Trong quá trình 3 năm sau đó, tôi vẫn luôn nỗ lực như một nhân viên hành chính nhân sự xuất sắc, đa nhiệm ở công ty".
3. Nhân viên hành chính nhân sự phụ trách rất nhiều nhiệm vụ trong văn phòng. Bạn có ý tưởng gì để sắp xếp công việc không bị chồng chéo?
Ngoài việc quản lý lịch làm việc cá nhân, mỗi ứng viên khi tìm việc làm nhân viên hành chính nhân sự cần biết về lịch làm việc của toàn công ty, sắp xếp lịch phỏng vấn cho từng bộ phận,... Thậm chí, bạn cũng là người quản lý không gian văn phòng.
Khi trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng, câu trả lời của ứng viên cần bao gồm một số nội dung sau:

• Tự tin.
• Kinh nghiệm điều phối công việc hành chính văn phòng, sắp xếp lịch hẹn và các cuộc họp.
• Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe tích cực.

Gợi ý trả lời: "Ở công việc gần đây nhất của mình, tôi có quyền truy cập vào lịch trình của từng nhân viên trong công ty. Tôi cũng có tới 6 năm kinh nghiệm điều phối cuộc họp trong các phòng ban và lên lịch các cuộc họp trong phòng chung của công ty.
Vào một số thời điểm bận rộn, nhân viên hành chính nhân sự có thể cảm thấy bị quá tải do phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Phương pháp mà tôi thường sử dụng là lên kế hoạch rõ ràng, sau đó đánh giá xem việc nào cần hoàn thành gấp hoặc liên quan trực tiếp tới từng cá nhân cụ thể. Đó cũng là bước để xem xét mức độ ưu tiên phù hợp và đẩy những nhiệm vụ quan trọng lên trước".

4. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu thái độ làm việc chuyên nghiệp và khả năng bảo mật thông tin cao. Bạn dùng những cách thức nào để duy trì bảo mật?
Nhân viên hành chính nhân sự duy trì các hồ sơ nhạy cảm liên quan đến thị thực và tài liệu an sinh xã hội, thông tin tiền lương và thậm chí tài khoản ngân hàng để gửi tiền trực tiếp. Bạn phải luôn bảo mật thông tin, đồng thời cập nhật ngay lập tức khi có những thay đổi: tăng lương, chuyển việc,...
Ở những công ty, tập đoàn lớn, nhân viên hành chính nhân sự có thể phân loại tài liệu và chỉ cho phép một số đối tượng cụ thể có quyền truy cập. Câu trả lời của bạn cần đề cập đến:

• Kinh nghiệm xử lý các tập tin quan trọng.
• Kỹ năng ra quyết định.
• Hiểu được tầm quan trọng của bảo mật thông tin nhân viên.

Gợi ý trả lời: "Là một nhân viên hành chính nhân sự có kinh nghiệm 5 năm làm việc, tôi từng là người chịu trách nhiệm duy trì các tài liệu tuyển dụng nhân viên mới, bao gồm thông tin bảo hiểm, địa chỉ, tài khoản ngân hàng,... Tôi luôn tiến hành quét và lưu trữ các tài liệu này vào hệ thống máy tính trước khi cất hồ sơ.
Hai tầng bảo vệ giúp tôi luôn có khả năng truy tra lại thông tin, cho dù hồ sơ bản cứng bị hư hại hay hệ thống quản lý xảy ra lỗi. Bên cạnh đó, tôi cũng hoàn toàn nhận thức được tầm quan trọng của các thông tin cá nhân này, và không bao giờ tiết lộ ra ngoài - dù là nhân viên trong công ty".
5. Trong tình huống một nhân viên công ty liên tục vi phạm quy định chung cho dù đã được đào tạo trước đó. Nhân viên hành chính nhân sự nên làm thế nào để thay đổi?
Về cơ bản, mỗi khi có nhân viên mới, phòng hành chính nhân sự đều tiến hành đào tạo bằng cách phổ biến quy chế, quy định chung. Với môi trường chuyên nghiệp, các quy định này thậm chí còn được gửi bản mềm qua email để nhân viên có thể đối chiếu khi cần.
Tuy nhiên, sẽ luôn có những trường hợp đặc biệt. Một số nhân viên có thể do cá tính hoặc thói quen làm việc ở môi trường cũ mà thường xuyên vi phạm quy định. Lúc này, trách nhiệm nhắc nhở, xử lý thuộc về nhân viên hành chính nhân sự. Khi nhà tuyển dụng hỏi câu này, họ muốn kiểm tra khả năng giao tiếp và truyền đạt thông tin của ứng viên hành chính nhân sự.
Gợi ý trả lời: "Việc thực thi các quy định chung của công ty là trách nhiệm của tất cả nhân viên và nhân viên hành chính nhân sự có vai trò giám sát quá trình này. Trước đây, tôi từng gặp tình huống một nhân viên thường xuyên đi làm muộn và nghe điện thoại ngay trong phòng làm việc, trái với quy định của công ty.
Tôi đã có buổi nói chuyện riêng với nhân viên đó, một lần nữa nói lại các quy định của công ty. Tôi cũng khẳng định rằng thói quen xấu như vậy không chỉ ảnh hưởng tới hiệu suất công việc của chính bản thân, mà còn gây mất tập trung của đồng nghiệp xung quanh. Ngoài ra, theo quy định của công ty, người đó phải chịu phạt, thậm chí nếu tiếp tục vi phạm có thể xem xét đuổi việc vì không phù hợp với môi trường làm việc tại đây".

III. Các câu hỏi tình huống phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự khác

1. Bạn quan sát thấy hai nhân viên của mình đang tranh cãi ở một vị trí trung tâm trong văn phòng. Bạn sẽ xử lý thế nào trong tình huống này?
2. Một nhân sự trong công ty đến gặp bạn phàn nàn về một nhân viên khác. Anh ấy/cô ấy cho rằng họ không thể làm việc cùng nhau nữa. Hãy thay mặt bộ phận nhân sự giải quyết tình huongs này.
3. Một nhân viên trong công ty đến gặp bạn để phàn nàn rằng anh ấy/cô ấy đang phải làm khối lượng công việc nhiều hơn nhân viên trong cùng bộ phận và muốn thay đổi nó. Là nhân viên nhân sự, hãy giúp cô ấy giải đáp vấn đề của mình.
Trên đây là những gợi ý trả lời câu hỏi tình huống Nhân viên hành chính nhân sự, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn đọc trong quá trình ứng tuyển vị trí này. Ngoài ra, vẫn còn rất nhiều những lời khuyên, tư vấn nghề nghiệp ngành nghề khác được cập nhật tại Blog việc làm, bạn đọc hãy truy cập thường xuyên để cập nhật tin tức mới nhất nhé.

MỤC LỤC BÀI VIẾT:
I. Tầm quan trọng của câu hỏi tình huống nhân viên hành chính nhân sự
II. Câu hỏi tình huống nhân viên hành chính nhân sự và gợi ý trả lời
III. Câu hỏi tình huống phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự phổ biến khác