Khi nói đến hồ sơ năng lực, mọi người có thể hiểu đơn giản là "profile công ty". Hình ảnh, năng lực, uy tín của doanh nghiệp cần phải được thể hiện tốt nhất, tích cực nhất qua tài liệu này. Khi cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, tầm quan trọng của hồ sơ năng lực lại càng được đề cao. Hầu hết các công ty đều rất chú trọng đến việc xây dựng, cập nhật và điều chỉnh hồ sơ năng lực để đảm bảo có thể thuyết phục được đối tác, khách hàng.
Những điều cần biết về hồ sơ năng lực
Hồ sơ năng lực là một loại tài liệu tổng hợp, ngắn gọn nhưng đầy đủ trình bày các thông tin điển hình, nổi bật nhất của doanh nghiệp. Hồ sơ năng lực chứng minh khả năng của công ty, tổ chức có thể đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng và đối tác, bao gồm cả thông tin tổng quát và một số chi tiết, điểm nhấn. Trong các lĩnh vực như xây dựng, thi công hay kiến trúc thì việc tạo hồ sơ năng lực là bắt buộc, tuy nhiên, dần dần thì các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác cũng đang đầu tư xây dựng hồ sơ năng lực để thuận tiện trong các thương vụ, đàm phán hợp đầu hay tham gia tranh thầu.
Hồ sơ năng lực thường được thiết kế như một cuốn sổ mỏng mà trong đó chứa đầy đủ các thông tin chính như:
Thư ngỏ nên được viết đơn giản, ngắn gọn trong một trang giấy. Thư ngỏ trong hồ sơ năng lực nên được xếp đầu tiên (ở trang đầu), gửi lời chào đến người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty đối tác, khách hàng. Nội dung chính của thư ngỏ chỉ là gửi lời chào, bày tỏ mong muốn được hợp tác với thái độ chuyên nghiệp nhưng tự tin.
Phần giới thiệu công ty trong hồ sơ năng lực cũng không cần quá dài nhưng buộc phải đầy đủ và chính xác đến từng chi tiết. Những nội dung bạn cần đề cập gồm có: Tên công ty, giấy phép kinh doanh, lĩnh vực hoạt động, quá trình hình thành và phát triển, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và các thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại, email và website). Ngoài ra, ở phần giới thiệu công ty của hồ sơ năng lực cũng có thể đề cập tới logo và slogan (dù ngay trang bìa của hồ sơ đã có thì vẫn có thể một lần nữa nhấn mạnh ở nội dung).
Có thể nói, đây là phần quan trọng nhất trong hồ sơ năng lực. Hiểu một cách đơn giản, bạn muốn hợp tác, muốn bán sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng thì điều gì sẽ thuyết phục họ? Chắc chắn là kinh nghiệm, uy tín và năng lực thực tế thể hiện qua số liệu và đây sẽ là phần dài nhất trong hồ sơ năng lực. Những thông tin chính cần có là:
Hồ sơ năng lực thường bao gồm những gì?
Bởi vì là một tài liệu để giới thiệu, truyền thông cho doanh nghiệp theo hình thức chính thức nhất, hồ sơ năng lực giúp công ty:
Thực tế, kết quả các cuộc đấu thầu hoặc đàm phán hợp đồng thương mại sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố chứ không phải chỉ riêng chất lượng, hình ảnh của hồ sơ năng lực quyết định. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng "đầu có xuôi thì đuôi mới lọt", nếu như ngay từ đầu mà hồ sơ năng lực công ty đã yếu thì gần như có rất ít cơ hội để cạnh tranh.
Đối với những doanh nghiệp có đội ngũ marketing, thiết kế và branding mạnh thì hồ sơ năng lực có thể được hoàn thiện nội bộ. Tuy nhiên, trong trường hợp không thực sự tự tin thì công ty nên cân nhắc thuê ngoài để đảm bảo sự chuyên nghiệp. Một số mẫu hồ sơ năng lực chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo gồm có:
Khi chuẩn bị hồ sơ năng lực của doanh nghiệp, điều quan trọng là ngay từ đầu công ty phải xác định được kiểu phong cách mình muốn, hiện đại hay truyền thống, đơn giản hài hòa hay phức tạp, nghệ thuật. Việc xác định trước mỗi phong cách có thể đảm bảo tính nhất quán cho toàn bộ thiết kế của hồ sơ năng lực.
Cho dù là thuê ngoài để thiết kế và hoàn thiện hồ sơ năng lực thì việc chuẩn bị nội dung, các thông tin cần có trong tài liệu vẫn phải đảm bảo tính chi tiết và chính xác. Hơn nữa, ở bước này của quy trình tạo hồ sơ năng lực, bạn cần chú ý lựa chọn những thông tin nổi bật nhất, là thế mạnh của công ty, khác biệt và độc đáo để trong tài liệu có thể nhấn mạnh vào, từ đó làm gia tăng cơ hội cạnh tranh.
Không thể phủ nhận, hình ảnh là một trong những phần cực kỳ quan trọng vì thuyết phục đối tác, khách hàng của bạn bằng tính trực quan. Trong hồ sơ năng lực, thay vì sử dụng các hình ảnh mẫu lấy trên internet, bạn cần cung cấp các hình ảnh thực tế chẳng hạn như không gian văn phòng, các dự án đã ký kết, máy móc, công trình thi công, sản phẩm... Chất lượng hình ảnh tốt, bối cảnh đẹp, sắp xếp hợp lý kèm theo nội dung giải thích chắc chắn sẽ giúp tổng thể hồ sơ năng lực được hoàn thiện tốt nhất.
Làm thế nào để tạo được hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp, ấn tượng?
Các con số, biểu đồ minh họa sẽ là minh chứng rõ ràng nhất cho các thành tích, kinh nghiệm, uy tín trong hồ sơ năng lực của công ty. Lưu ý là các số liệu cần đảm bảo tính chính xác, khách quan và trung thực vì nếu có sai sót sẽ khiến công ty bị giảm uy tín, thậm chí là bị tố gian lận.
Với bộ phận kinh doanh thì hồ sơ năng lực chính là "vũ khí" để chinh chiến, dành về cho công ty những hợp đồng, dự án giá trị. Qua những chia sẻ của JobOKO, mong rằng các bạn đã hiểu rõ hơn về hồ sơ năng lực là gì, vai trò và cách tạo hồ sơ năng lực chuyên nghiệp nhất.
MỤC LỤC:
I. Hồ sơ năng lực là gì? Gồm những gì?
II. Mẫu hồ sơ năng lực chuyên nghiệp cho nhiều lĩnh vực
III. Cách tạo hồ sơ năng lực công ty chuẩn chỉnh nhất
Đọc thêm: Profile cá nhân là gì? Viết thế nào để ấn tượng, chuyên nghiệp nhất?
Đọc thêm: Portfolio là gì? thế nào là một hồ sơ năng lực chuyên nghiệp?