​Khắc phục thói quen trì hoãn trong công việc

Hầu hết chúng ta ai cũng có những thói quen xấu ảnh hưởng tới cuộc sống, công việc ở một mức độ nào đó. Đặc biệt, việc thiếu động lực hay trì hoãn công việc diễn ra phổ biến hơn cả và luôn nhận được sự quan tâm của mọi người về cách giải quyết chúng sao cho hiệu quả. Trong các bài viết trước, bạn đọc chắc hẳn đã biết được cách làm sao để tìm lại và duy trì động lực làm việc. Nếu bạn vẫn đang thắc mắc và chưa đưa ra được cách khắc phục thói quen trì hoãn công việc thì các bạn hãy cùng tham khảo chi tiết bài viết dưới đây để nắm rõ vấn đề hơn nhé.

I. "Virus trì hoãn" ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào?

Lọt vào top 14 thói quen sống của những người thành công là "chú trọng từng phút, không phải từng giờ" bởi từng phút có thể làm chủ cuộc đời bạn. Thói quen của trì hoãn theo chúng ta từ những nhiệm vụ giản đơn thường nhật như làm việc nhà đến những đầu việc lớn tại công ty dần dần hạn chế năng suất và triệt tiêu các tiềm năng thăng tiến.
Trì hoãn khiến "checklist" nhiệm vụ ngày một dài hơn làm stress gia tăng, khiến công việc "đã - từng - trong - mơ" ngày càng xa vạch đích và động lực làm việc làm thế nào có thể quay trở lại? Sau đây là 10 "cơn mưa" giải pháp nhằm ngăn chặn "đám mây đen" trì hoãn trong công việc.

II. Giải pháp giúp bạn khắc phục thói quen trì hoãn trong công việc

1. Lập trình kế hoạch chào tuần mới

Một tuần mới sẽ tràn đầy hứng khởi và năng lượng nếu bạn sớm đã sẵn một kế hoạch chi tiết trong tay. Sự chần chừ được khơi mào từ chính sự thiếu quyết đoán từ những hành động đầu tiên khi nhận được hàng dãy những email trong hộp thư đến. Vì vậy thay vì vật vã tìm cách dành bật dậy khỏi "chăn ấm đệm êm" và tạm biệt cơn ngái ngủ lê thê từ chủ nhật, hãy trở thành những "chú chim dậy sớm" dành thời gian vào sáng thứ Hai, hoặc thậm chí tối chủ nhật tại nhà đánh giá các dự án sắp tới và các nhiệm vụ hàng tuần bạn thường xuyên đảm nhiệm.
Ước tính thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ, nhiệm vụ nào nhạy cảm hơn về thời gian và cố gắng trải đều nhiệm vụ cho mỗi ngày trong tuần. Một cuốn sổ tay hay một ứng dụng lịch là "vật bất ly thân" của một người thành công, chủ động làm chủ lịch trình cá nhân. Thông thường, người ta chỉ có thể hoàn thành 41% công việc đã đặt ra. Ý thức được thực tế này sẽ giúp bạn có thể điều chỉnh kế hoạch của tuần mới một cách thích hợp, đồng thời có thể lường trước và khắc phục những rủi ro có thể xảy đến với từng nhiệm vụ.

2. Phân công nhiệm vụ

"Kẻ trì hoãn" thường là người cầu toàn và đôi khi điều đó đồng nghĩa với việc họ đảm nhận quá nhiều trọng trách đôi khi vì quá tự tin vào bản thân hay thiếu tin tưởng các cộng sự. "Đôi vai đã nặng" kích hoạt cảm giác quá tải, dần đến xu hướng gia tăng thêm deadline và lặp lại một vòng luẩn quẩn sinh ra bệnh trì hoãn trầm trọng.
Những người thành công luôn hỏi: "Làm thế nào để giải quyết vấn đề này?" thay vì hỏi: "Tôi sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?" Cái "tôi" được lược bớt đồng nghĩa với việc san sẻ trách nhiệm giúp giảm bớt căng thẳng và gia tăng tinh thần đồng đội mà hiệu quả công việc vẫn đảm bảo, thậm chí còn tăng theo cấp số nhân.

3. Trừ khử "kẻ gây phiền nhiễu"

Chần chừ yêu thích phiền nhiễu bởi vậy, hãy nói "không" với những thứ không liên quan. Quy tắc 80/20 hay nguyên lý Pareto (đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý) cho thấy 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Theo đó, những thành công có xu hướng chỉ tập trung vào những mục tiêu thực sự cần.
Lập trình một khoảng thời gian nhất định để check mail thay vì cứ mỗi phút một lần, để điện thoại ở chế độ rung và tắt thông báo từ mạng xã hội, tắt các tab không liên quan giúp bạn tập trung tối đa cho công việc. Sử dụng tai nghe chống ồn hoặc đóng cửa phòng làm việc để hạn chế tối đa các tác nhân bên ngoài của môi trường làm việc, gia tăng sự tập trung cao nhất.

4. Deadline ngắn ngày

Một lý giải cho hội chứng Akrasia - hội chứng con người làm một việc khác thay vì việc đã lên kế hoạch từ trước tiết lộ rằng khi con người lên kế hoạch như học ngoại ngữ, Digital Marketing, đi du học hay giảm cân,... thì não bộ phát tín hiệu sẽ từ từ thực hiện vì đó là kế hoạch "trong - tương - lai". Bởi lẽ trên, bạn nên thiết lập một deadline ngắn hạn chi tiết và xứng đáng với năng lực hiện tại bởi não bộ coi trọng phần thưởng trước mắt thay vì phần thưởng ở tương lai.

5. Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng

"Ưu tiên" là một kỹ năng quản lý thời gian thiết yếu mà một nhân viên ưu tú cần lĩnh hội và luyện tập. Thời gian là "vàng" bởi vậy người thành công luôn xây dựng cho mình một thói quen giải quyết hết những công việc chỉ mất từ 5 - 10 phút" bất cứ khi nào có thể. Sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng theo thứ tự giảm dần giúp bạn làm việc và luôn tràn đầy năng lượng, sẵn sàng với các thử thách mới, đạt hoặc thậm chí vượt chỉ tiêu.

6. "Chia để trị"

Giống như cách bạn quản lý "ví tiền" của mình, bạn cần lên kế hoạch một cách tỉ mỉ để sử dụng quỹ thời gian của mình một cách khôn ngoan. Cách tốt nhất để tránh sự trì hoãn là tìm cách dễ nhất có thể để bắt đầu một dự án. Luôn đặt lại deadline sớm hơn đã định để bạn luôn sẵn sàng ở thế chủ động và tách nhiệm vụ lớn thành những phần việc nhỏ để dễ thực hiện và quản lý.
Cụ thể, sếp của bạn muốn bạn đặt áo phông - đồng phục công ty cho bộ phận chăm sóc khách hàng của bạn vào sự kiện tới, các bước bạn sẽ thực hiện bao gồm:

• Kiểm tra ngân sách của bạn để xem bạn có thể chi bao nhiêu cho áo sơ mi.
• Nói chuyện với các nhà cung cấp thường xuyên của bạn và tìm hiểu các tùy chọn áo phông, chi phí và ngày giao hàng.
• Thăm dò ý kiến ​​nhân viên về kích thước và thiết kế ưa thích.
• Đưa ra quyết định cuối cùng và đặt hàng áo sơ mi.

7. Tranh thủ sự giúp đỡ

Yêu cầu trợ giúp có thể được coi là một trong những nhiệm vụ diệt trừ "virus trì hoãn". Lúc này, nhóm của bạn sẽ cùng ngồi lại với nhau để cùng giải quyết vấn đề. "Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau", triết lý này chưa bao giờ vơi cạn tính chính xác theo thời gian. Làm việc nhóm (Teamwork) giúp bạn tìm thấy niềm vui, động lực cũng như những góc nhìn đa chiều, giải pháp đa dạng cho cùng một vấn đề. Bên cạnh đó, tinh thần đồng đội san sẻ trách nhiệm sẽ không cho phép ai trở thành "kẻ trì hoãn".

8. Thay đổi môi trường

Môi trường làm việc là một trong những yếu tố khơi dậy và làm bùng cháy cảm hứng và tinh thần làm việc. Bất cứ công việc nào cũng đòi hỏi quá trình sáng tạo và không ngừng thay đổi, bởi vậy, trải nghiệm những không gian làm việc đa dạng với tầm nhìn rộng mở và không gian thoáng đãng vừa giúp bản thân thư giãn vừa khơi dậy "suối nguồn" ý tưởng vô tận cho các dự án.

9. Thiết lập hệ thống phần thưởng

Não bộ rất thích phần thưởng vì vậy việc khen thưởng luôn được khuyến khích trong một môi trường làm việc trẻ trung và chuyên nghiệp. Điều này chứng tỏ sự ghi nhận những nỗ lực và cải thiện theo thời gian, mang lại nguồn cảm hứng và động viên, gia tăng động lực của sáng tạo và phát triển vô tận.

10. Đừng quá hà khắc với bản thân

"Thất bại là mẹ thành công" và trên đời không ai hoàn hảo nên đừng ngược đãi bản thân nếu ngày hôm nay bài thuyết trình của bạn thất bại, ý tưởng của bạn không được công nhận, sếp nổi giận với bạn hay thậm chí bạn bị sa thải,... Mọi sự khởi đầu khó khăn nhưng những gì bạn thu về được từ hai chữ "thất bại" là bài học kinh nghiệm vô giá.
Thay vì tự trách, dày vò bản thân trong "biển suy nghĩ tiêu cực", hãy tự thưởng cho bản thân những giờ lặng lẽ bên ly cà phê và gia đình giúp bạn "sạc" lại năng lượng và sẵn sàng chiến đấu với những thử thách mới trên chặng đường mới. Những ý tưởng này sẽ giúp bạn đọc thắc mắc biết được cách tạo động lực, tinh thần làm việc hiệu quả nhất cũng như để duy trì thái độ tích cực tại nơi làm việc.
Bởi vai trò quan trọng của việc có động lực là làm mọi việc mang đến hiệu suất cao nên luôn được nhà lãnh đạo chú trọng. Khi phỏng vấn tìm kiếm ứng viên, nhà tuyển dụng cũng thường đặt ra các câu hỏi để đánh giá kỹ năng đặt mục tiêu của ứng viên. Trong đó, động lực làm việc của bạn là gì thường được hỏi nhiều nhất. Việc người phỏng vấn đưa ra câu hỏi này nhằm để xem điều gì thôi thúc khiến bạn muốn gắn bó với công việc, từ đó xác định ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không.

MỤC LỤC:
I. "Virus trì hoãn" ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào?
II. Giải pháp giúp bạn khắc phục thói quen trì hoãn trong công việc