Bí quyết để quản lý kho chuyên nghiệp, đúng quy trình
Nhận hàng là quá trình đầu tiên trong quản lý kho và là một trong những bước quan trọng nhất. Để thực hiện đúng quy trình nhận hàng, nhân viên kho phải xác minh được rằng mình đã nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng điều kiện (chất lượng, hình thức) và đúng thời điểm. Nếu quy trình này không được thực hiện đúng, tất cả các hoạt động tiếp theo sẽ bị ảnh hưởng.
Nhận hàng cũng liên quan đến việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa đến kho. Điều này đặt trách nhiệm cho nhân viên kho để duy trì tình trạng của hàng hóa cho đến khi chúng được vận chuyển đi hoặc đến các bộ phận khác phụ trách. Nhận hàng hóa đúng cách sẽ cho phép bạn lọc ra hàng hóa bị hư hỏng và tránh phải chịu trách nhiệm sau này.
Cách tối ưu hóa quy trình nhận hàng khi quản lý kho:
Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình nhận hàng vào kho là nhận hàng hóa một cách hiệu quả và chính xác. Các giải pháp như xe tải và băng tải pallet điện sẽ cho phép bạn dỡ hàng hóa và dọn dẹp các khu vực nhập hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Ngoài ra, sử dụng các công cụ tự động hóa cũng sẽ giúp nhân viên kho giảm thiểu được thời gian, công sức. Cuối cùng, nhân viên kho cũng nên ứng dụng các phần mềm như hệ thống quản lý lao động và lịch trình để từ đó phân bổ hợp lý số lượng nhân sự phù hợp bằng cách dự đoán chính xác các lô hàng sắp tới.
Vận chuyển hàng vào kho là bước thứ 2 trong quy trình quản lý. Đặt hàng hóa ở vị trí lý tưởng nhất có thể làm tăng năng suất hoạt động của kho. Khi hàng hóa được đưa đi đúng cách, có một số lợi ích như sau:
Cách tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng vào kho:
Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng vào kho là để di chuyển hàng hóa an toàn, vận chuyển chúng đến vị trí tốt nhất một cách nhanh chóng. Kinh nghiệm hữu ích có thể áp dụng ở đây là ứng dụng các phần mềm như hệ thống quản lý không gian để tối ưu không gian cho mỗi loại hàng hóa.
Kiểm soát hàng nhập kho là công việc không thể thiếu của quản lý kho
Lưu trữ là quá trình quản lý kho quan trọng khác trong đó hàng hóa được đặt vào không gian lưu trữ thích hợp nhất của chúng. Khi được thực hiện đúng cách, quy trình lưu trữ sẽ tối đa hóa không gian có sẵn trong kho của bạn và tăng hiệu quả lao động.
Cách tối ưu hóa quy trình lưu trữ hàng hóa trong kho:
Để tối ưu hóa quy trình lưu trữ hàng hóa trong kho, nhân viên kho hay thư ký kho có thể sử dụng các phần mềm tự động tính toán mức độ lưu trữ kho và theo dõi KPI lưu trữ phù hợp, cho phép xác định mức độ hiệu quả của từng khía cạnh trong toàn bộ quy trình. Các hệ thống tối ưu hóa lưu trữ kho cũng có thể giúp bạn bằng cách hỗ trợ phân bổ vị trí lưu trữ tốt nhất cho một hàng hóa nhất định. Cuối cùng, sử dụng hệ thống lưu trữ kho phù hợp theo quy mô của cơ sở cho phép bạn tối đa hóa không gian ngang và dọc trong khi cải thiện hiệu quả tổng thể của kho.
Chọn hàng là quy trình kho tập trung vào thu thập sản phẩm trong kho để chuẩn bị theo đơn đặt hàng của khách hàng. Vì đây là quy trình tốn kém nhất trong quản lý kho - chiếm tới 55% tổng chi phí vận hành nên việc tối ưu hóa quy trình này sẽ cho phép giảm đáng kể chi phí. Hợp lý hóa quá trình này cũng nên tập trung vào việc đạt được độ chính xác cao hơn vì các lỗi dù nhỏ nhất cũng có thể có tác động trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.
Cách tối ưu hóa quy trình chọn hàng:
Một trong những cách để tối ưu hóa quy trình chọn cũng vẫn là áp dụng, thử nghiệm các công nghệ phù hợp. Các công nghệ như thiết bị di động và thiết bị đeo có thể hợp lý hóa quy trình chọn hàng vì chúng cho phép nhân viên xem lại danh sách ngay trong quá trình chọn hàng, đảm bảo không bỏ sót hoặc nhầm hàng, đồng thời các thiết bị này cũng cho phép quét mọi ngóc ngách trong kho để nhanh chóng tìm ra vị trí của hàng hóa.
Đóng gói là quy trình kho hợp nhất các mặt hàng được chọn trong một đơn đặt hàng và chuẩn bị chúng để vận chuyển cho khách hàng. Một trong những nhiệm vụ chính của việc đóng gói là đảm bảo giảm thiểu thiệt hại kể từ khi các mặt hàng rời khỏi kho. Ngoài ra, bao bì phải đủ nhẹ để không làm tăng trọng lượng của hàng hóa, từ đó giảm chi phí đóng gói và vận chuyển.
Cách tối ưu hóa quy trình đóng gói:
Tối ưu hóa quy trình đóng gói có thể được thực hiện bằng cách tạo ra một quy trình tiêu chuẩn để nhân viên kho tuân thủ, bao gồm các quy định cụ thể về vật liệu, quy cách đóng gói của từng loại sản phẩm và hàng hóa, kích thước tối đa,...
Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình đóng gói chuẩn?
Vận chuyển là quy trình cuối cùng trong quản lý kho, đưa hàng hóa từ kho đến khách hàng. Vận chuyển chỉ được coi là thành công nếu được thực hiện theo đúng thứ tự thời gian, có chế độ vận chuyển phù hợp, bàn giao hàng nguyên vẹn và đúng thời gian. Các quy trình trước đây, chẳng hạn như nhận hàng, chọn hàng và đóng gói là nền tảng đảm bảo việc vận chuyển đơn hàng từ kho đi có thành công hay không.
Cách tối ưu hóa quy trình vận chuyển:
Để tối ưu hóa quy trình vận chuyển, nhân viên kho và nhân viên giao hàng phải có khả năng hợp tác tốt, ứng dụng các phần mềm để hợp lý hóa nhiều nhiệm vụ. Phần mềm quản lý kho hiện đại có thêm tính năng quản lý lao động, cho phép bạn phân bổ lượng tài nguyên phù hợp nhất và hệ thống phụ trách việc định vị, rút ngắn quãng đường vận chuyển.
Nếu bạn đang tìm việc làm giám sát kho, quản lý kho, thư ký kho thì hãy tìm hiểu chi tiết công việc cùng với những kinh nghiệm làm việc để ứng dụng cho thực tế được dễ dàng hơn. Chắc chắn rằng, mỗi nhà tuyển dụng đều mong muốn mình tuyển được các ứng viên giỏi, tiềm năng, vì thế để tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng các bạn hãy tìm hiểu kỹ về vị trí mình ứng tuyển trên JOBOKO.com nhé.
Quản lý kho là một trong những lĩnh vực đang phát triển rất nhanh vì sự "trỗi dậy" của thương mại điện tử, toàn cầu hóa và xu hướng gia công dịch vụ kho. Những thay đổi lớn trên thị trường dù là thách thức nhưng cũng đồng thời là cơ hội cho các bộ phận quản lý kho để thay đổi, tối ưu hóa quy trình. Vì vậy, nếu bạn có mơ ước trở thành quản lý kho thì hãy cố gắng trau dồi kỹ năng cũng như phẩm chất để nhanh chóng đảm nhận được vị trí mong muốn.
MỤC LỤC:
1. Nhận hàng
2. Vận chuyển hàng vào kho
3. Lưu trữ
4. Chọn hàng
5. Đóng gói
6. Vận chuyển
Đọc thêm: Mô tả công việc Quản lý kho chi tiết
Đọc thêm: 5 đặc điểm nhận diện một thủ kho giỏi