Những việc nhà tuyển dụng cần làm ngay khi có nhân viên mới

Với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn nên chuẩn bị một checklist những việc cần làm mỗi khi có nhân viên mới. Bạn có thể dần dần gạch bỏ những đầu việc này khi nhân viên mới bắt đầu làm việc tại công ty. Càng nhiều đầu việc được gạch bỏ thì càng có nghĩa là nhân viên của bạn đang hòa nhập rất tốt và sẽ sớm ổn định công việc.

MỤC LỤC:
1. Gửi thư mời làm việc chính thức
2. Hoàn thiện bộ hồ sơ nhân viên mới
3. Thông báo cho nhân viên mới về ngày làm việc đầu tiên
4. Chuẩn bị công cụ làm việc cho nhân viên mới
5. Chuẩn bị chỗ ngồi làm việc
6. Giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp trong công ty
7. Phổ biến quy chế công ty, trách nhiệm trong công việc
8. Lắng nghe ý kiến và khắc phục vấn đề

Nhà tuyển dụng cần làm gì khi có nhân viên mới?

Những việc nhà tuyển dụng cần làm ngay khi có nhân viên mới

1. Gửi thư mời làm việc chính thức

Sau khi quyết định lựa chọn một ứng viên cụ thể, bạn nên gọi điện cho họ để thông báo tin trúng tuyển và thống nhất lại những điều kiện làm việc như đã đàm phán trong quá trình phỏng vấn. Nếu như ứng viên đồng ý làm việc cho công ty bạn thì hãy bắt tay ngay vào soạn và gửi thư mời làm việc chính thức qua email. Trong thư, bạn cần phải nêu rõ:

• Mức lương đã đàm phán.
• Những lợi ích khi trở thành nhân viên chính thức.
• Tên chức danh.
• Mô tả công việc.
• Chế độ nghỉ phép/nghỉ việc có lương.
• Điều kiện nghỉ việc
• Thời hạn tuyển dụng.
• Thời gian làm việc.
• Hạn cuối trả lời thư mời làm việc.
• Thỏa thuận khác.

Đọc thêm: Đăng tin tuyển dụng bên ngoài có thực sự hiệu quả?

2. Hoàn thiện bộ hồ sơ nhân viên mới

Sau khi ứng viên đã chấp nhận lời đề nghị làm việc chính thức qua email, bạn cần thông báo tới họ những hồ sơ, giấy tờ cần thiết để hoàn thiện bộ hồ sơ nhân viên công ty. Những giấy tờ này có thể nộp vào ngày đầu tiên đi làm nhưng bạn cần phải thông báo với họ từ trước.
Về cơ bản, một bộ hồ sơ nhân viên chuẩn sẽ bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương.
• Bản sao công chứng chứng minh nhân dân.
• Bản sao công chứng giấy khai sinh.
• Bản sao các loại bằng cấp chứng chỉ.
• Giấy khám sức khỏe.
• Đơn xin việc.

3. Thông báo cho nhân viên mới về ngày làm việc đầu tiên

Bạn có thể thông báo trước cho nhân viên mới những việc mà họ cần phải làm trong ngày làm việc đầu tiên, như họ nên có mặt vào thời gian nào, đến gặp ai,... Bạn cũng có thể thông báo trước những quy định về trang phục hay quy định liên quan khác mà bạn cho là cần thiết.

4. Chuẩn bị công cụ làm việc cho nhân viên mới

Bàn bạc với bộ phận nhân sự của công ty để chuẩn bị sẵn máy tính và tất cả những công cụ làm việc khác cho nhân viên mới, thậm chí là cả tài khoản email, tài khoản Skype hoặc bất cứ nền tảng nào khác mà công ty bạn sử dụng để trao đổi công việc, tài khoản cho công cụ hay phần mềm sẽ phải sử dụng thường xuyên,...
Bạn cũng có thể tận dụng thời gian này để chuẩn bị những dụng cụ cần thiết khác như thẻ nhân viên, áo đồng phục, ....

5. Chuẩn bị chỗ ngồi làm việc

Tất nhiên là bạn sẽ muốn nhân viên mới của mình được chào đón một cách nhiệt tình nhất có thể và bản thân nhân viên cũng vậy. Việc chuẩn bị một chỗ ngồi làm việc sẵn sàng từ trước sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy bạn thực sự chờ đợi và mong muốn họ trở thành một phần của công ty. Trên bàn làm việc, bạn có thể đặt một vài món đồ nhỏ xinh để giúp họ cảm thấy thích thú hơn, như:

• Một chiếc bút và cuốn sổ ghi chép nhỏ.
• Cốc uống nước có in logo công ty.
• Một tấm thiệp chào mừng.
• Bản mô tả công việc.
• Lịch trình ngày làm việc đầu tiên.

6. Giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp trong công ty

Hãy giới thiệu nhân viên mới với mọi thành viên trong công ty, đồng thời dẫn họ đi tham quan một vòng quanh văn phòng. Nếu như số lượng nhân viên công ty quá đông thì ít nhất là bạn nên giới thiệu họ với những đồng nghiệp sẽ làm việc trực tiếp. Việc chỉ giới thiệu họ với một vài đồng nghiệp cũng sẽ giúp họ cảm thấy bớt choáng ngợp trong ngày đầu tiên đi làm. Dần dần, họ sẽ tự làm quen với những đồng nghiệp khác.

Đọc thêm: Vì sao nhân viên mới nghỉ việc khi vừa mới nhận việc buổi đầu?

Tầm quan trọng của việc giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp trong công ty

7. Phổ biến quy chế công ty, trách nhiệm trong công việc

Sau khi đã giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp trong công ty, bạn nên tổ chức một cuộc họp riêng để phổ biến nội quy công ty và trao đổi cụ thể những việc cần làm. Nếu như bạn đã gửi quy chế cho nhân viên mới qua email từ trước thì chỉ nên nhắc lại một cách thật ngắn gọn.
Sau khi phổ biến quy chế chung thì bạn cũng cần phải trao đổi với nhân viên mới cụ thể những công việc mà họ cần làm. Việc này nên có sự góp mặt của cấp trên trực tiếp của nhân viên.

8. Lắng nghe ý kiến và khắc phục vấn đề

Sau khi kết thúc ngày/tuần làm việc đầu tiên, bạn có thể hỏi cảm nhận của nhân viên mới về công việc, văn hóa công ty, đồng nghiệp,... để xem họ có đang gặp phải vấn đề gì hay không và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời. Việc này sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái hơn trong môi trường làm việc mới. Bạn cũng có thể đánh giá được liệu họ có thực sự là người phù hợp hay không trong khoảng thời gian thử việc này.
Checklist những việc nhà tuyển dụng cần làm ngay khi có nhân viên mới sẽ giúp người quản lý và giám đốc nhân sự đảm bảo họ thực hiện tất cả những việc cần thiết để giúp nhân viên mới hòa nhập tốt hơn với công việc và công ty. Khi soạn checklist chi tiết, bạn có thể tiết kiệm được thời gian ghi nhớ từng nhiệm vụ riêng lẻ. Bạn cũng có thể nhanh chóng hoàn thành một công việc, gạch bỏ nó khỏi danh sách và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.