Thư giới thiệu là gì? làm sao để xin được thư giới thiệu tích cực, thuyết phục?

Ngoài hồ sơ/CV ứng tuyển và thư xin việc, thư ứng tuyển thì đôi khi các bạn du học sinh, sinh viên mới ra trường hay ứng viên tìm việc làm có thể sẽ cần đến thư giới thiệu. Thư giới thiệu giúp bạn giới thiệu bản thân theo cách thuyết phục nhất qua đánh giá khách quan của người khác - những người có chức danh, địa vị đáng tin cậy để đưa ra nhận xét về bạn. Qua bài viết sau, hãy cùng JobOKO tìm hiểu về các trường hợp cần thư giới thiệu và làm sao để xin được thư giới thiệu ấn tượng, chuẩn chỉnh nhé.

Tìm hiểu về thư giới thiệu và cách viết chuẩn

I. Thư giới thiệu là gì? Khi nào thì cần xin thư giới thiệu?

Thư giới thiệu là một tài liệu chính thức để xác nhận công việc, kỹ năng hoặc kết quả học tập của một người nào đó. Bạn có thể được yêu cầu chuẩn bị thư giới thiệu nếu đang nộp đơn xin việc, thực tập, đi du học, ứng tuyển vào một số lĩnh vực hoặc vị trí đặc thù (thiên về nghiên cứu hoặc quản lý chẳng hạn) và đôi khi, các cơ hội làm tình nguyện viên ở tổ chức phi chính phủ, đại sứ quán... cũng có thể yêu cầu thư giới thiệu. Mục đích của thư giới thiệu là để chứng thực những gì bạn đã học, làm được trong quá khứ và hiện tại. Người viết thư giới thiệu thường sẽ cung cấp những thông tin chi tiết, tích cực về tính cách, hiệu suất làm việc, thành tích của bạn.
Thư giới thiệu cần đảm bảo tính trung thực và được cá nhân hóa cho từng người. Bạn chỉ nên gửi thư giới thiệu khi được yêu cầu hoặc tin rằng cơ hội của bạn sẽ gia tăng nếu có thêm tài liệu này. Trong trường hợp không thực sự cần thiết thì có thể bỏ qua.

II. Cách viết email xin thư giới thiệu

Khi cần thư giới thiệu, chắc chắn bạn sẽ không thể tự viết, tự ký mà thay vào đó, bạn buộc phải nhờ ai đó viết cho bạn. Hãy cân nhắc đến việc hỏi quản lý cũ, giảng viên, người cố vấn (mentor) xem họ có sẵn lòng hỗ trợ bạn hay không. Lưu ý là dù bạn liên lạc với ai thì cũng phải đảm bảo hai người có mối quan hệ hợp tác tích cực, hiểu và đánh giá đúng về khả năng, trình độ cũng như thế mạnh của bạn.
Về cơ bản, quy trình sẽ là bạn trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại với người đó để xin ý kiến, nếu họ đồng ý, hãy gửi email chính thức với nhiều chi tiết hơn - có thể là thời hạn cần sử dụng để người viết thư giới thiệu chủ động hơn. Bạn cũng nên cố gắng đề nghị muộn nhất là 2 tuần trước thời gian phải gửi thư giới thiệu, như vậy sẽ đủ thời gian cho đối phương, nhất là khi họ là những người bận rộn.
Một email nhờ viết thư giới thiệu sẽ cần có:

• Tiêu đề thư: Bạn nên viết rõ họ tên, lý do gửi email (xin thư giới thiệu) để thư không bị lẫn lộn hoặc chuyển vào spam
• Lời chào trong email: Nếu như bạn có mối quan hệ thân thiết với đối phương thì có thể viết đơn giản là "Thưa thầy/ cô" hoặc "Gửi anh/chị [tên]"; với hầu hết các trường hợp còn lại, hãy lịch sự và trang trọng như "Thưa Giáo sư", "Dear Professor [tên]".
• Trình bày lý do gửi email: Em/Tôi viết thư này xin vì mong muốn được thầy cô/anh chị viết giúp em/tôi một lá thư giới thiệu để phục vụ mục đích đi du học/xin thực tập/tìm việc làm...".
• Nhắc đến các phần chính cần có trong thư giới thiệu: Bạn nên viết rõ rằng trong thư giới thiệu sẽ cần những thông tin cơ bản nào như họ tên của bạn, khóa học/ ngành học hoặc vị trí đảm nhiệm và phòng ban. Sau đó là các đánh giá về khả năng, trình độ, hiệu suất...
• "Gợi ý" để nhận được đánh giá tích cực: Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thêm vào email những gợi ý là trong quá trình học tập, làm việc bạn đã luôn cố gắng để vươn lên, đóng góp nhiều nhất có thể cho sự phát triển của công ty, đạt được một số thành tích, thành tựu đáng chú ý (giải thưởng, khen thưởng, KPI...) - vì đôi khi người viết thư giới thiệu không thể tự nhớ được những thông tin đó. Bạn đừng quên bổ sung rằng nếu như thầy cô/sếp có những đánh giá tốt về bạn thì hãy ghi nhận giúp bạn trong thư giới thiệu.
• Đề cập đến thời hạn cần gửi thư giới thiệu: Để không bỏ lỡ thời hạn gửi kèm thư giới thiệu với các tài liệu khác, bạn nên viết rõ trong email rằng khi nào bạn sẽ cần, có thể khéo léo trình bày là: "Em/tôi sẽ cần gửi thư giới thiệu vào trước ngày [thời gian], do đó, rất mong được thầy/cô, anh/chị giúp đỡ hoàn thành trước thời điểm đó ạ. Em/tôi sẵn sàng đến văn phòng để nhận bản cứng có kèm chữ ký"...
• Lời cảm ơn: Cuối thư, bạn không được phép quên gửi lời cảm ơn vì sự giúp đỡ nhiệt tình của người viết thư giới thiệu.

Email nhờ viết thư giới thiệu gồm những phần nào?

III. Các phần chính của thư giới thiệu và lưu ý khi viết

Cả người cần thư giới thiệu và người được nhờ viết thư giới thiệu đều nên hiểu rõ cấu trúc cơ bản của loại tài liệu này. Nắm rõ bố cục, các nội dung chính sẽ đảm bảo thư giới thiệu được viết chuyên nghiệp, rõ ràng và hoàn thiện "chức năng" PR, marketing hình ảnh tích cực cho người được giới thiệu.

1. Lưu ý cho người viết thư giới thiệu

Với người được nhờ viết thư giới thiệu, trước khi chấp nhận và bắt tay vào viết, bạn nên cân nhắc đến các yếu tố sau:

• Bạn đã từng quản lý, giảng dạy, hướng dẫn trực tiếp đối tượng giới thiệu hay chưa?
• Bạn có hiểu rõ các điểm mạnh của người đó?
• Bạn có thể đưa ra ví dụ cụ thể không (có thể hỏi lại ứng viên về thành tích, giải thưởng...)?
• Bạn có thể cung cấp phản hồi tích cực về cá nhân này?

Điều quan trọng là phải xem xét liệu bạn có thể cung cấp thư giới thiệu chất lượng hay không trước khi chấp nhận yêu cầu. Nếu bạn không có đủ kinh nghiệm hoặc những câu chuyện tích cực để kể về người được giới thiệu, hãy phản hồi cho họ biết nhanh chóng. Bằng cách này, họ có nhiều thời gian để tìm ra giải pháp thay thế.

2. Các nội dung cần có trong thư giới thiệu

Thư giới thiệu nên bao gồm 5 mục:

• Phần giới thiệu ngắn gọn: Nêu rõ bạn là ai, mối quan hệ của bạn với người được giới thiệu và kinh nghiệm hoặc chuyên môn, chức danh của bạn.
• Tổng quan về điểm mạnh của người được giới thiệu: Viết rõ ràng rằng bạn đã làm việc, hợp tác hoặc hướng dẫn người được giới thiệu trong bao lâu, nhận thấy các ưu điểm nào (có thể bao gồm điểm yếu đã nói giảm nói tránh sao cho nhẹ nhàng và có thể khắc phục được - vì như vậy sẽ công tâm hơn).
• Một câu chuyện cá nhân (ví dụ, dẫn chứng): Trình bày chi tiết về một đến hai đặc điểm mà người được giới thiệu sở hữu.
• Tuyên bố chính thức: Khẳng định lý do vì sao bạn giới thiệu cá nhân này với công ty, tổ chức hay trường học...
• Chữ ký: Bao gồm tên và thông tin liên hệ của người giới thiệu.

Bạn cũng nên yêu cầu người được giới thiệu gửi đầy đủ sơ yếu lý lịch hoặc CV của họ và các yêu cầu, mô tả công việc... rồi dựa vào đó để viết thành tích, kinh nghiệm trong thư giới thiệu sao cho đầy đủ và chính xác.

Hướng dẫn viết thư giới thiệu chi tiết, chuyên nghiệp, thuyết phục

3. Mẹo viết thư giới thiệu hay, thuyết phục

• Tích cực. Thư giới thiệu cần nhấn mạnh rằng người giới thiệu tin tưởng người được giới thiệu là ứng viên sáng giá cho vị trí, vai trò mới, tránh các nhận xét tiêu cực.
• Cách trình bày: Sử dụng định dạng thư tiêu chuẩn, giọng điệu trang trọng, lịch sự và khách quan.
• Tập trung vào bằng cấp, thành tích quan trọng nhất: Để đạt hiệu quả tốt nhất, hãy lựa chọn 2, 3 thành tích phù hợp nhất và cung cấp các ví dụ minh họa để cho thấy mức độ phù hợp của người được giới thiệu với vai trò.
• Làm theo hướng dẫn: Hỏi kỹ các thông tin, yêu cầu cần đáp ứng và chú ý thời hạn cần gửi thư yêu cầu để không làm "nhỡ việc" của cá nhân nhờ viết thư giới thiệu.

IV. Các mẫu thư giới thiệu bằng tiếng Anh và tiếng Việt

1. Mẫu thư giới thiệu bằng tiếng Anh

Mẫu 1:

Mẫu 2:

2. Mẫu thư giới thiệu bằng tiếng Việt

Thư giới thiệu chỉ nên dài trong khoảng 1 - 2 trang A4, tập trung vào các thông tin chính, nổi bật nhất, tránh dài dòng mà không có trọng tâm. Mong rằng qua những thông tin JobOKO vừa chia sẻ sẽ hữu ích cho cả các bạn cần có thư giới thiệu và những người được nhờ viết thư giới thiệu cho học sinh, sinh viên, nhân viên.

MỤC LỤC:
I. Thư giới thiệu là gì? Khi nào thì cần xin thư giới thiệu?
II. Cách viết email xin thư giới thiệu
III. Các phần chính của thư giới thiệu và lưu ý khi viết
IV. Các mẫu thư giới thiệu bằng tiếng Anh và tiếng Việt

Đọc thêm: Mẫu giấy giới thiệu mới nhất, có link tải miễn phí

Đọc thêm: Mẫu Infographic giới thiệu bản thân đẹp, cuốn hút nhà tuyển dụng