Workshop là gì? Sự khác biệt giữa Workshop, Seminar và Conference

Trong những năm gần đây, hoạt động workshop đã trở nên khá phổ biến ở Việt Nam, đa dạng các ngành nghề và lĩnh vực. Đặc biệt là khi trong cộng đồng có những sự kiện, xu hướng mới thì các buổi workshop sẽ được tổ chức để speaker - những chuyên gia hàng đầu chia sẻ, phân tích, đưa ra lời khuyên ý nghĩa cho những người tham gia.

Hiểu thế nào về khái niệm Workshop

I. Workshop là gì?

Gần như không thể tìm ra một từ hoàn toàn chính xác trong tiếng Việt để mô tả, giải thích chính xác workshop là gì, cũng vì thế mà mọi người đều sẽ quen dùng luôn thuật ngữ tiếng Anh. Theo cách hiểu đơn giản nhất thì workshop là hoạt động thảo luận, trao đổi về một sự vật, hiện tượng nào đó, cung cấp cho những người tham gia kiến thức, thông tin, khả năng định hướng.

Workshop có thể giới hạn người tham gia hoặc không, được tổ chức cả theo hình thức online hoặc trực tiếp đều được. Dù vậy, yêu cầu bắt buộc là phải có chủ đề và mục tiêu rõ ràng, có sự tham gia của ít nhất một vài diễn giả (được gọi là speaker) - đều là những chuyên gia trong một ngành nghề, lĩnh vực cụ thể, vừa có chuyên môn vừa có thâm niên. Thông thường, không khí trong các buổi workshop cũng khá thoải mái, ít khi bị áp đặt quy chuẩn hay các điều kiện, miễn là mọi người tập trung lắng nghe và chia sẻ thì các kinh nghiệm, kiến thức có thể được trao đổi giữa mọi người, không nhất thiết tất cả mọi người đều phải là chuyên gia.

II. Sự khác biệt giữa Workshop, Seminar và Conference

Thực tế, không khó để thấy có rất nhiều người nhầm lẫn, không phân biệt được giữa workshop, seminar và conference hoặc thường xuyên nhầm lẫn. Về cơ bản thì sự khác biệt giữa 3 thuật ngữ, kiểu sự kiện này chủ yếu ở quy mô, thời gian tổ chức, mức độ trang trọng và chuyên nghiệp, cụ thể như sau:

• Conference (Hội nghị) là sự kiện lớn nhất, quy mô hơn hẳn workshop và seminar, có thể từ vài chục người đến cả hàng nghìn người tham gia. Một số kiểu hội nghị phổ biến là hội nghị quốc gia và quốc tế. Bên cạnh đó, conference cũng được đánh giá là hình thức tổ chức sự kiện uy tín nhất. Các hội nghị lớn cũng thường kéo dài nhiều ngày, có thể gồm nhiều sự kiện liên quan trong một khu vực hoặc tại nhiều địa điểm khác nhau.
• Sự khác biệt giữa seminar và workshop là seminar có xu hướng được tổ chức trong một tổ chức hoặc trường đại học, và thường sẽ là một nhóm khá nhỏ từ 5 đến 10 người tham gia, tập trung thảo luận một vấn đề cụ thể và dĩ nhiên, seminar cũng ít trang trọng hơn conference, nếu có thuyết trình thì cũng rất ngắn gọn. Sự khác biệt khác giữa seminar và conference là hội nghị có thể kéo dài từ vài ngày đến một tuần thì seminar sẽ ngắn hơn nhiều, thường là chỉ 1 đến 2 tiếng.
• Sự khác biệt giữa workshop và conference cũng là ở quy mô, workshop cũng chỉ kéo dài một hoặc hai ngày và thảo luận về một chủ đề cụ thể.

So sánh giữa workshop, seminar và conference

III. Quy trình tổ chức một buổi Workshop thành công

Mặc dù không có một quy trình tổ chức cố định cho tất cả các workshop khác nhau nhưng nhìn chung thì quy trình chính, đơn giản nhất sẽ phải gồm các bước như sau:

1. Chuẩn bị workshop

Chuẩn bị là bước không thể thiếu, cho dù bạn muốn tổ chức một workshop ở quy mô như thế nào. Có thể coi đây là bước tạo kịch bản, chuẩn bị chương trình, lên kế hoạch tổng thể và chi tiết. Những nhiệm vụ chính sẽ là:

• Xác định rõ ràng mục tiêu, vai trò của workshop.
• Xác định các bên sẽ tham gia gồm những ai, quy mô bao nhiêu diễn giả, bao nhiêu người tham dự...
• Rõ ràng về ngân sách, chi phí cho workshop.
• Lựa chọn địa điểm, không gian tổ chức.
• Xây dựng kịch bản, chương trình nghị sự.
• Lập kế hoạch về phong cách cho workshop, liên hệ nhà cung cấp, tổ chức sự kiện để chuẩn bị tốt nhất không gian.
• Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết để xin ngân sách, giấy phép, phê duyệt quyết định tổ chức workshop...
• Xây dựng kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất khả kháng.

2. Xác định vai trò những đối tượng tham gia workshop và liên hệ

Tiếp theo trong quy trình tổ chức workshop là bạn (và nhóm tổ chức sự kiện) cần phải xác định các đối tượng sẽ tham gia sự kiện, cơ bản sẽ gồm có:

• Nhà tài trợ.
• Người điều phối.
• Người ghi chép, giám sát.
• Người tham dự.

Thông thường, người điều phối và ghi chép, giám sát sẽ là người thuộc bộ phận tổ chức sự kiện. Trong khi đó, bạn sẽ phải chủ động tìm kiếm, liên hệ và thuyết phục nhà tài trợ. Ở bước này, bạn buộc phải chuẩn bị tài liệu, có thể là powerpoint thuyết trình, đàm phán và thuyết phục họ trợ giúp về mặt tài chính, đổi lại có thể là các điều kiện về dữ liệu, truyền thông và quảng cáo.

Về người tham dự, điều quan trọng nhất là bạn phải xác định số người dự kiến sẽ tham gia và họ là ai? Có thể là người trẻ hoặc người trung niên, sinh viên hoặc các chuyên gia hay nhân sự trong lĩnh vực cụ thể. Tùy vào ngân sách, kinh phí, không gian mà bạn giới hạn hay không giới hạn số người tham dự workshop. Hình thức tổ chức sự kiện - trực tiếp, trực tuyến hay kết hợp cả 2 cũng sẽ được xác định ở bước này.

3. Thực hiện workshop

Trước khi workshop diễn ra, ban tổ chức có thể thực hiện một số biện pháp truyền thông để sự kiện được biết đến rộng rãi hơn, thu hút được nhiều người tham gia hơn. Khi workshop thực sự được tiến hành, nguyên tắc lịch sự, chuyên nghiệp và xây dựng sự đồng thuận sẽ được đặt lên hàng đầu. Mọi người có thể đưa ra các ý kiến, quan điểm khác nhau nhưng đều nên mang ý nghĩa xây dựng, đóng góp thay vì chia rẽ hay xung đột.

Trong suốt quá trình workshop diễn ra, những người tổ chức sẽ cần phải giám sát từ thiết bị đến theo dõi, ghi chép toàn bộ tiến trình và dẫn dắt để sự kiện suôn sẻ, đồng thời các dữ liệu có được cũng sẽ cực hữu ích để tổng kết và đánh giá hiệu quả.

Làm thế nào để tổ chức một buổi workshop thành công?

4. Tổng kết, đánh giá workshop

Bước cuối cùng và quan trọng không kém trong toàn bộ quy trình tổ chức workshop là tổng kết, đánh giá hiệu quả tổng thể. Đối với những người tham gia, đơn giản là họ đã thu hoạch được những gì, bày tỏ được quan điểm như thế nào. Trong khi đó, với những người tổ chức thì đánh giá workshop thành công hay thất bại, ở mức độ nào, cần rút kinh nghiệm ở đâu... quan trọng hơn - nhất là trường hợp workshop nhằm mục đích truyền thông hoặc tiếp thị.

Việc tổng kết và đánh giá được dựa vào một số tiêu chí như: Tính hiệu quả, ngân sách hợp lý, thái độ hài lòng của những người tham gia, mức độ tham gia của các đối tượng trong workshop,...

Trên đây là một số thông tin giúp bạn hiểu rõ workshop là gì, cách phân biệt workshop với các kiểu sự kiện khác cũng như cách chuẩn bị, tiến hành và đánh giá. Mong rằng nội dung sẽ giúp ích cho bạn trong việc tham gia cũng như tổ chức các workshop thành công.

MỤC LỤC:
I. Workshop là gì?
II. Sự khác biệt giữa Workshop, Seminar và Conference
III. Quy trình tổ chức một buổi Workshop thành công

Đọc thêm: Schedule là gì? Vì sao việc lập lịch trình công việc lại quan trọng?

Đọc thêm: Kỹ năng giao tiếp: Bước đệm tạo đà thăng tiến trong sự nghiệp