Hành chính Văn phòng/ Administration Officer

Mô tả Công việc
Địa điểm: 200B Nguyễn Văn Hưởng, P. An Khánh, Tp. Hồ Chí Minh
Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6, 9:00 AM - 6:00 PM; Thứ 7 9:00 AM - 12:30 PM (Linh động)
Mô tả công việc:
Quản lý và theo dõi các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng; thực hiện hồ sơ thanh toán và phối hợp với bộ phận Kế toán theo quy định.
Quản lý văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ lao động, thẻ xe và các nhu cầu hành chính khác; thực hiện mua sắm, cấp phát và theo dõi chi phí liên quan.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, công văn đến và đi.
Quản lý con dấu, chữ ký của Công ty và Ban Giám đốc theo đúng quy định; hỗ trợ trình ký, photo, scan và lưu trữ hồ sơ, chứng từ.
Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên; hướng dẫn khách làm việc tại văn phòng và hỗ trợ các nhu cầu liên quan.
Điều phối công tác hậu cần bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và các thủ tục công tác cho nhân viên.
Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng như laptop, máy in và các thiết bị khác; phối hợp bảo trì, sửa chữa và kiểm kê định kỳ.
Quản lý và theo dõi các thuê bao điện thoại của công ty; thực hiện thanh toán và cập nhật thông tin khi cần.
Thực hiện các thủ tục visa, giấy phép và hồ sơ liên quan cho nhân sự đi công tác hoặc làm việc ở nước ngoài.
Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu hành chính theo đúng quy trình của công ty, đảm bảo đầy đủ, rõ ràng, dễ tra cứu và theo dõi.
Điều phối lịch đặt và sử dụng phòng họp.
Tổ chức hoạt động sự kiện công ty: du lịch, sinh nhật,...
Phối hợp với nhà cung cấp và đội ngũ tạp vụ/bảo vệ để đảm bảo việc hoạt động và an toàn của công ty
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của HR Manager/Ban Giám đốc.