Nhân viên chứng từ

NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ & DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

1. Xử lý chứng từ (Documentation)

Outbound - Hàng xuất:

Tiếp nhận thông tin lô hàng từ bộ phận Kinh doanh, Pricing, khách hàng và đại lý.

Kiểm tra thông tin, yêu cầu và tính chất lô hàng để lựa chọn booking phù hợp.

Gửi booking cho khách hàng và các bộ phận liên quan như Kinh doanh, Thủ tục Hải quan, Trucking...

Gửi SI cho hãng tàu/airline và kiểm tra Draft MB/L.

Phát hành HBL, kiểm tra điều khoản thanh toán và hình thức phát hành vận đơn (Telex Release, Original B/L...).

Phối hợp với đại lý và gửi đầy đủ bộ chứng từ liên quan.

Theo dõi lô hàng và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Inbound - Hàng nhập:

Tiếp nhận thông tin lô hàng từ Kinh doanh, Pricing, khách hàng và đại lý.

Gửi thông tin booking và SI cho đại lý đối với các lô hàng Freehand.

Gửi booking cho khách hàng và bộ phận Kinh doanh.

Tiếp nhận Pre-alert từ đại lý/đối tác nước ngoài.

Kiểm tra các chứng từ: Arrival Notice, D/O, Manifest.

Phối hợp xử lý và phát hành lệnh giao hàng (D/O) cho khách hàng.

2. Chăm sóc & Hỗ trợ Khách hàng (Customer Service)

Cập nhật tình trạng lô hàng cho khách hàng: ETD, ETA, delay và các thay đổi liên quan.

Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu.

Tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và xử lý các yêu cầu phát sinh.

Phối hợp với bộ phận Kinh doanh nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

3. Phối hợp Vận hành (Operation Coordination)

Làm việc và phối hợp với hãng tàu, airline, co-loader, đơn vị trucking và customs broker.

Theo dõi tiến độ lô hàng từ khâu booking đến khi giao hàng.

Xử lý các vấn đề phát sinh như trễ tàu, roll hàng, thiếu chứng từ, phát sinh chi phí...

4. Quản lý Công nợ & Chi phí (Billing & Cost Control)

Kiểm tra và xác nhận các chi phí liên quan đến lô hàng: local charges, freight...

Phát hành Debit Note/Invoice cho khách hàng.

Theo dõi công nợ và phối hợp với các bộ phận liên quan để thu hồi công nợ.

5. Báo cáo & Quản lý Hệ thống (Reporting & System)

Cập nhật và quản lý dữ liệu lô hàng trên hệ thống.

Lưu trữ, quản lý đầy đủ và chính xác hồ sơ, chứng từ.

Thực hiện báo cáo định kỳ và cập nhật tình trạng lô hàng cho cấp trên.