Nhân Viên Điều Hành - Inbound

Travel Sense AsiaTM (TSA) là một công ty chuyên nghiệp chuyên cung cấp các gói kỳ nghỉ hấp dẫn tới những vị khách muốn khám phá Việt Nam, Campuchia và Lào. Chúng tôi cố gắng làm hài lòng khách hàng bằng cách thêm dấu ấn cá nhân vào mỗi gói kỳ nghỉ mà mình thiết kế. Chúng tôi hiểu rằng sự kết hợp đúng đắn giữa độ tin cậy, khả năng sáng tạo và tính linh hoạt là câu thần chú để cung cấp dịch vụ chất lượng cho tất cả khách hàng khi tới du lịch tại bán đảo Đông Dương.
I. Thông tin chung:
- Vị trí công việc: Nhân viên Điều hành - Inbound.
- Thời gian làm việc: 8h - 17h từ thứ 2 đến thứ 6 và hai thứ 7/tháng.
II. Mô tả công việc:
1. Tiếp nhận, triển khai & xử lý phát sinh dịch vụ tour
- Tiếp nhận booking từ Sales, lên kế hoạch và đặt các dịch vụ (vận chuyển, ăn uống, vé tham quan, HDV, trải nghiệm...) đúng - đủ - kịp thời theo chương trình và bảng giá.
- Theo dõi sát đặt phòng, vé máy bay, visa, tàu hỏa đảm bảo vị trí Ticketing và Reservation đặt dịch vụ đúng đủ theo yêu cầu;
- Cập nhật chi phí lên hệ hệ thống và gửi dự toán, tài liệu tour, quyết toán đúng hạn.
- Là đầu mối xử lý phát sinh trong tour: đánh giá tình huống, phối hợp với Sales, Kế toán, Ticketing & Visa để thống nhất phương án, làm việc trực tiếp với NCC/HDV nhằm xử lý nhanh chóng, hạn chế ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Báo cáo Trưởng bộ phận/Ban Giám đốc với các tình huống nghiêm trọng hoặc vượt thẩm quyền.
2. Quản lý tài chính, công nợ & pháp lý cho đoàn
- Lên kế hoạch thanh toán, thanh lý hợp đồng với NCC đúng hạn, đúng quy trình; phối hợp Kế toán đối chiếu công nợ, hóa đơn chứng từ.
- Đàm phán với NCC để tối ưu giá vốn, đề xuất phương án dịch vụ thay thế hợp lý mà không ảnh hưởng chất lượng; phối hợp Sales/Kế toán kiểm soát biên lợi nhuận.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý cho đoàn (hợp đồng, danh sách khách, chương trình, lệnh điều tour, biển đón, banner...) và hỗ trợ HDV về thủ tục pháp lý; đảm bảo hóa đơn GTGT từ NCC đầy đủ, chính xác.
3. Giám sát chất lượng & báo cáo
- Tổng hợp, báo cáo chất lượng tour sau mỗi chương trình; đánh giá NCC, HDV, dịch vụ.
- Ghi nhận phản hồi từ khách hàng và Sales, đề xuất thay đổi dịch vụ/NCC kịp thời nếu không đạt yêu cầu;
- Cập nhật và quản lý dữ liệu đối tác trên hệ thống.