Nhân Viên Hành Chính - Truyền Thông Nội Bộ Tại Hồ Chí Minh

1. Theo dõi công nợ & đối soát
Thực hiện đối soát số liệu định kỳ với Partner.
Theo dõi và cập nhật tình trạng công nợ, thanh toán.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý chênh lệch số liệu hoặc bổ sung chứng từ khi cần.
Tổng hợp số liệu và báo cáo theo yêu cầu.
2. Soạn thảo & xử lý hồ sơ
Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, phụ lục, biên bản, công văn, đề nghị thanh toán và các văn bản/hồ sơ khác theo mẫu có sẵn.
Kiểm tra thông tin và tính đầy đủ của hồ sơ trước khi trình ký.
Thực hiện trình ký và theo dõi tiến độ ký duyệt hồ sơ.
Tiếp nhận, hoàn thiện và chuyển giao hồ sơ đến các bộ phận liên quan sau khi ký.
Theo dõi và bổ sung các hồ sơ còn thiếu khi cần thiết.
3. Quản lý & lưu trữ hồ sơ
Sắp xếp, phân loại và lưu trữ hợp đồng, phụ lục, biên bản, hồ sơ đối soát, thanh toán và các tài liệu liên quan.
Quản lý hồ sơ bản cứng và dữ liệu điện tử khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.
Theo dõi thời hạn và tình trạng của các hợp đồng, phụ lục và hồ sơ liên quan.
Đảm bảo hồ sơ, chứng từ được lưu trữ đầy đủ theo quy định của công ty.
4. Hỗ trợ hành chính - vận hành
Hỗ trợ các thủ tục, hồ sơ hành chính liên quan đến hoạt động của công ty.
Phối hợp với các bộ phận nội bộ để hoàn thiện hồ sơ, chứng từ và các thủ tục cần thiết.
Thực hiện các công việc hỗ trợ khác theo phân công của quản lý.
5. Truyền thông nội bộ (30%)
Hỗ trợ triển khai các chương trình, sự kiện và hoạt động nội bộ của Công ty.
Phối hợp chuẩn bị các hạng mục phục vụ sự kiện như danh sách tham gia, quà tặng, vật dụng, tài liệu và công tác hậu cần.
Hỗ trợ soạn thảo và truyền tải các thông báo, nội dung liên quan đến chương trình và hoạt động nội bộ.
Phối hợp với bộ phận liên quan trong quá trình tổ chức, đảm bảo chương trình được triển khai theo kế hoạch.
Hỗ trợ ghi nhận hình ảnh, tư liệu và tổng hợp thông tin sau các chương trình/sự kiện.
Tham gia đề xuất ý tưởng và hỗ trợ triển khai các hoạt động nhằm tăng sự kết nối, gắn kết thành viên và xây dựng văn hóa công ty.