Chịu trách nhiệm quản lý công việc hành chính hàng ngày, cung cấp các dịch vụ hành chính cho các phòng ban, thực hiện công việc văn thư lưu trữ, lễ tân, kiểm soát các chi phí hành chính hiệu quả.
1. Yêu cầu công việc
1.1. Dịch vụ hành chính
Tư vấn hành chính: trả lời, hướng dẫn, cung cấp thông tin mảng hành chính cho khách hàng, đối tác.
Thực hiện các thủ tục: làm hộ chiếu visa, đặt vé máy bay, phòng cho BGĐ và CBNV công tác (nếu cần)...
Nhận thông tin và tổ chức các hoạt động công đoàn: thăm ốm, hiếu/hỉ,... trong nội bộ công ty
Khánh tiết: Tham gia vào việc lên kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất nhà cung cấp tổ chức các hoạt động gắn kết CBNV trong công ty: teambuilding, Trung Thu, các dịp lễ khác (nếu có).
Cung cấp các dịch vụ văn phòng khác: VPP, đồ dùng văn phòng, y tế, ăn uống, vệ sinh, lễ lạt...
1.2. Hướng dẫn, kiểm soát và thực hiện các quy định về văn phòng
Quy định sử dụng con dấu
Quy định 5S và các nội quy về văn phòng, kho
Nội quy phòng họp, tiếp khách...
Các nội quy chung khác trong Nội quy chung (trang phục, diện mạo, dịch tễ...)
1.3. Công tác văn thư, lưu trữ
Tiếp nhận và gửi công văn đi/đến.
Lưu trữ theo quy định (hồ sơ Công ty, văn bản pháp lý, hợp đông dịch vụ, VPP, công văn đi đến,...).
Cập nhật, theo dõi và xử lý hồ sơ lưu trữ.
Quản lý con dấu, đóng dấu văn bản.
1.4. Quản lý mảng
tạp vụPhân công công việc cho tạp vụ.
Kiểm tra việc hoàn thành công việc của tạp vụ.
1.5. Quản lý, kiểm soát chi phí hành chính hiệu quả
Theo dõi, tạm ứng và thanh toán các chi phí hành chính chung phát sinh trong tháng và cung cấp các số liệu cần thiết của các bộ phận khi có yêu cầu.
Tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá và đàm phán với các đối tác cung cấp dịch vụ cho công ty.
Kiểm soát các chi phí được xây dựng và duyệt theo định kỳ hoặc phát sinh.
Chủ động tối ưu hóa các chi phí và đề xuất các Phương án sử dụng chi phí hiệu quả.
1.6. Công tác nhân sự (chưa có kinh nghiệm được đào tạo)
Hỗ trợ công tác xuất công, phản hồi công.
Hỗ trợ công tác gửi phiếu lương, phản hồi công và lương.
Thực hiện các thủ tục liên quan tới công tác BHXH.
Cập nhật thông tin nhân sự và trạng thái hợp đồng.
Thực hiện các thủ tục Ký kết/Tạm hoãn/Thanh lý/Chấm dứt HĐLĐ; điều chuyển nội bộ; bổ nhiệm.
Thường xuyên cập nhật thay đổi tăng, giảm lao động (Cập nhật các thông tin về Lý lịch, công tác, bằng cấp, thông tin về lương và BHXH, thông tin về số ngày nghỉ phép, nghỉ chế độ).
Theo dõi NLĐ hết thời gian thử việc để Thông báo làm Đánh giá lao động sau thời gian thử việc tiến tới ký kết HĐLĐ chính thức.
Trực tiếp quản lý Hồ sơ lao động của CBNV một cách khoa học, hiệu quả.
