Phó phòng Thủ tục Và CSKH

Mô tả Công việc
1. Mục tiêu vị trí
Cùng Trưởng phòng Thủ tục và CSKH Quản lý và điều hành hoạt động của Phòng nhằm đảm bảo:
Hoàn thiện thủ tục hồ sơ bán hàng đúng quy định và tiến độ;
Kiểm soát công nợ, thu hồi công nợ hiệu quả;
Nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng trong suốt quá trình giao dịch - bàn giao - hậu mãi;
Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, khiếu nại khách hàng, góp phần bảo vệ hình ảnh và uy tín của Chủ đầu tư.
2. Nhiệm vụ chính
A. Quản lý công tác Thủ tục bán hàng
Tổ chức và kiểm soát toàn bộ quy trình thủ tục bán hàng của các dự án bất động sản nghỉ dưỡng.
Quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng mua bán, phụ lục, văn bản liên quan theo đúng quy định pháp luật và quy trình nội bộ.
Phối hợp với các phòng ban liên quan đảm bảo tiến độ ký kết hợp đồng, thanh toán và hoàn thiện hồ sơ pháp lý.
Kiểm soát tính chính xác, đầy đủ và bảo mật của hồ sơ khách hàng.
Đề xuất cải tiến quy trình thủ tục nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.
B. Quản lý công nợ & thu hồi công nợ
Theo dõi, kiểm soát tình hình công nợ khách hàng theo từng dự án/sản phẩm.
Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai công tác thu hồi công nợ đúng tiến độ.
Phối hợp với Khối Kinh doanh và các đơn vị liên quan xử lý các trường hợp chậm thanh toán.
Đề xuất phương án xử lý công nợ khó thu, khách hàng vi phạm nghĩa vụ thanh toán.
Báo cáo định kỳ tình hình công nợ, tỷ lệ thu hồi và các rủi ro phát sinh.
C. Quản lý công tác Chăm sóc khách hàng
Xây dựng và triển khai quy trình chăm sóc khách hàng trước - trong - sau bán hàng.
Tổ chức chăm sóc khách hàng thường xuyên nhằm gia tăng mức độ hài lòng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Tiếp nhận, xử lý và giải quyết các phản hồi, khiếu nại của khách hàng một cách kịp thời, chuyên nghiệp.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ khách hàng tại các điểm chạm của dự án.
Đề xuất các chương trình chăm sóc khách hàng, tri ân khách hàng phù hợp với định vị thương hiệu của Chủ đầu tư.
D. Công tác bàn giao sản phẩm
Lập kế hoạch và tổ chức công tác bàn giao sản phẩm cho khách hàng theo đúng tiến độ dự án.
Kiểm soát hồ sơ, thủ tục và chất lượng bàn giao.
Phối hợp với các đơn vị vận hành, kỹ thuật, xây dựng xử lý các tồn đọng trước và sau bàn giao.
Theo dõi công tác hậu bàn giao và hỗ trợ khách hàng trong quá trình tiếp nhận sản phẩm.
E. Quản lý vận hành phòng ban
Xây dựng cơ cấu tổ chức, quy trình và KPI cho Phòng Thủ tục & Chăm sóc Khách hàng.
Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc phòng.
Đánh giá hiệu quả công việc và xây dựng văn hóa dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp.
Thực hiện các báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.