Trưởng Phòng Dịch Vụ Hành Chính

1. Quản lý Hành chính & Vận hành văn phòng
Xây dựng và triển khai các quy trình, quy định về hành chính và vận hành văn phòng.
Quản lý văn phòng và các dịch vụ hành chính.
Quản lý lễ tân, khánh tiết, hậu cần và các hoạt động hỗ trợ liên quan.
Tổ chức, giám sát công tác tiếp đón khách hàng, đối tác, đoàn công tác và các sự kiện quan trọng.
Quản lý ngân sách, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự thuộc phạm vi phụ trách.
2. Quản lý Dịch vụ nội bộ
Xây dựng và duy trì các tiêu chuẩn, quy trình cung cấp dịch vụ nội bộ.
Quản lý chất lượng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm của CBNV và các đối tượng liên quan.
Phối hợp với các đơn vị để tiếp nhận và xử lý hiệu quả các nhu cầu về hành chính và dịch vụ nội bộ.
Quản lý, đánh giá và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ theo phạm vi phụ trách.
Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả vận hành.
3. Quản lý Executive Support cho Lãnh đạo cấp cao
Quản lý, phối hợp với bộ phận Thư ký và đội ngũ hỗ trợ phục vụ Lãnh đạo cấp cao.
Điều phối công tác tiếp đón, hậu cần và các chương trình theo yêu cầu.
Chủ động nắm bắt nhu cầu, dự liệu tình huống và chuẩn bị phương án hỗ trợ phù hợp.
Phối hợp chuẩn bị các chương trình công tác, di chuyển và hoạt động đối nội - đối ngoại.
Trực tiếp hỗ trợ khi cần thiết, bao gồm ngoài giờ và trong các chuyến công tác.
Đảm bảo tính riêng tư, bảo mật và tác phong chuyên nghiệp.
4. Công tác đối ngoại
Phối hợp tiếp đón và làm việc với khách hàng, đối tác, cơ quan, tổ chức và các đoàn khách quan trọng.
Hỗ trợ tổ chức hội nghị, sự kiện và các hoạt động tiếp khách cấp cao.
Phối hợp với đối tác trong và ngoài nước; hỗ trợ các hoạt động có sử dụng tiếng Anh.
Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, chuẩn mực trong các hoạt động đối nội - đối ngoại.