Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

1. Xây dựng cơ cấu tổ chức & định biên nhân sự
Rà soát, chuẩn hóa sơ đồ tổ chức toàn công ty; xây dựng chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban.
Xây dựng mô tả công việc cho từng vị trí; thiết lập định biên nhân sự cho từng khối: Nhà máy, Kinh doanh, Kho vận, Logistics, Showroom, Văn phòng, Kế toán, Mua hàng.
Kiểm soát tình trạng thừa người, thiếu người, sai người, chồng chéo trách nhiệm.
Đề xuất tái cấu trúc nhân sự theo từng giai đoạn phát triển của công ty.
Đảm bảo mỗi vị trí đều có: mục tiêu - trách nhiệm - quyền hạn - KPI - người quản lý trực tiếp.
2. Tuyển dụng & xây dựng nguồn nhân lực
Lập kế hoạch tuyển dụng tháng, quý, năm; phối hợp xác định nhu cầu thực tế từng phòng ban.
Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng: đăng tuyển → lọc hồ sơ → phỏng vấn → đánh giá → tiếp nhận.
Xây dựng ngân hàng ứng viên cho các vị trí trọng yếu.
Tập trung tuyển dụng các vị trí phục vụ mở rộng hệ thống: Giám đốc/Quản lý nhà máy, Trưởng phòng Mua hàng, Nhân viên Kinh doanh toàn quốc, Quản lý Showroom, Nhân sự Logistics, Kế toán - Kiểm soát nội bộ, Trợ lý lãnh đạo.
Đo lường hiệu quả tuyển dụng bằng dữ liệu: số lượng ứng viên, tỷ lệ đạt, thời gian tuyển, chi phí tuyển, tỷ lệ nghỉ việc sau thử việc.
3. Quản lý dữ liệu nhân sự & hồ sơ số
Xây dựng hệ thống dữ liệu nhân sự tập trung, đầy đủ, dễ truy xuất; số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự.
Đảm bảo mỗi nhân sự có mã số nhân viên và hồ sơ dữ liệu riêng.
Quản lý dữ liệu chấm công, nghỉ phép, tăng ca, ca kíp, công tác.
Bảo mật thông tin nhân sự, tiền lương và dữ liệu nội bộ; kiểm soát tính chính xác trước khi chuyển sang kế toán/BGĐ.
4. Quản trị chấm công, tiền lương, chính sách & phúc lợi
Quản lý hệ thống chấm công bằng phần mềm/máy/app nội bộ; kiểm soát bảng công, tăng ca, nghỉ phép, ca sản xuất.
Phối hợp kế toán xây dựng bảng lương chính xác, đúng thời hạn; xây dựng thang bảng lương, phụ cấp, thưởng, phúc lợi.
Đề xuất chính sách lương thưởng riêng biệt cho: công nhân nhà máy, nhân viên kinh doanh, kho vận, tài xế, showroom, cán bộ quản lý.
Quản lý BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ người lao động; đảm bảo chính sách đúng luật và phù hợp thực tế vận hành.
5. Xây dựng KPI & quản trị hiệu suất
Chủ trì xây dựng hệ thống KPI cho từng phòng ban, từng vị trí theo nguyên tắc: rõ mục tiêu - rõ con số - rõ người chịu trách nhiệm - rõ thời hạn - rõ kết quả đầu ra.
Quản lý lịch đánh giá KPI tháng/quý/năm; tổng hợp kết quả và báo cáo Ban Giám đốc.
Phân tích dữ liệu KPI để nhận diện: người làm tốt, người cần đào tạo, người không phù hợp, bộ phận yếu, vị trí quá tải hoặc dư thừa.
Đề xuất thưởng, kỷ luật, điều chuyển, đào tạo hoặc thay thế nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế.
6. Đào tạo, phát triển & xây dựng đội ngũ kế thừa
Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ theo từng nhóm nhân sự; thiết lập chương trình hội nhập cho nhân viên mới.
Xây dựng tài liệu đào tạo: nội quy, văn hóa Viet Hương, quy trình làm việc, kỹ năng bán hàng, ATLĐ, quản lý kho, CSKH, sử dụng phần mềm nội bộ.
Xây dựng lộ trình phát triển cho vị trí quản lý cấp trung; đánh giá năng lực định kỳ phục vụ quy hoạch cán bộ.
Hình thành văn hóa học tập, cải tiến và chịu trách nhiệm.
7. Quản trị hành chính, tài sản & văn phòng
Quản lý công tác hành chính văn phòng: văn thư, con dấu, công văn, quyết định, thông báo nội bộ.
Quản lý tài sản văn phòng, trang thiết bị, đồng phục, công cụ dụng cụ; kiểm soát chi phí hành chính.
Quản lý xe công vụ, lịch sử dụng xe; tổ chức họp, sự kiện nội bộ, văn hóa, lễ tết, khen thưởng.
Số hóa quy trình đề xuất - phê duyệt - mua sắm - cấp phát - kiểm kê tài sản.
8. Quản trị nội quy, kỷ luật & văn hóa doanh nghiệp
Xây dựng, cập nhật và triển khai nội quy lao động; giám sát tuân thủ quy định, quy trình, giờ giấc, tác phong.
Xử lý vi phạm kỷ luật đúng quy định, đúng quy trình, đúng tinh thần xây dựng.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Trung thực - Trách nhiệm - Kỷ luật - Tôn trọng - Làm thật - Kết quả thật - Cải tiến liên tục.
Truyền thông nội bộ các chủ trương, chính sách của lãnh đạo; là cầu nối giữa Ban Lãnh đạo và người lao động.