Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

I. Thông tin chung
• Địa điểm làm việc: Thanh Trang Building, Số 22 ngõ 1 Nguyễn Thị Định, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
• Thời gian: 08h- 17h (Thứ 2 - Thứ 7).
II. Mục tiêu và Trọng số công việc
• Quản trị nhân sự & Vận hành (70%): Quản trị nhân sự, điều hành vận hành các phòng ban, xây dựng và đánh giá hiệu suất nhân sự qua hệ thống KPI
• Hành chính & Văn hóa doanh nghiệp (30%): Quản lý toàn bộ công tác hành chính, pháp chế và tập trung xây dựng, thực thi văn hóa doanh nghiệp
III. Nhiệm vụ và Trách nhiệm chi tiết
1. Công tác Tuyển dụng và Quản lý nhân sự
• Hoạch định & Tuyển dụng: Lập kế hoạch, triển khai tuyển dụng (có phí hoặc không phí) đáp ứng kịp thời nhu cầu biến động nhân sự
• Quản lý hợp đồng: Tiếp nhận, ký kết, gia hạn và giải quyết thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ)
• Đánh giá thử việc: Theo dõi, hướng dẫn, đánh giá nhân sự định kỳ từ 2 đến 8 tuần; quyết định tiếp nhận chính thức hoặc dừng thử việc nếu chưa đạt mục tiêu
• Giám sát KPI: Nghiên cứu chỉ số KPI các phòng ban; trực tiếp đánh giá, chấm điểm hiệu suất KPI; đề xuất các phương án khen thưởng, kỷ luật, sa thải hoặc hiệu chỉnh KPI
• Điều động nhân sự: Phân công, luân chuyển nhân sự tham gia công tác, dự án; lập dự toán chi phí, đối soát và thanh lý chi phí công tác
2. Quản lý Công - Lương - Phúc lợi (C&B)
• Chấm công: Kiểm soát dữ liệu chấm công toàn hệ thống cả nước đúng quy định pháp lý; trực tiếp quản lý chấm công khối văn phòng và các cấp quản lý qua máy chấm công; hiệu chỉnh công thực tế
• Tính lương & Phúc lợi: Tiếp nhận dữ liệu chấm công, lập bảng lương theo vùng miền; rà soát thưởng, phụ cấp, lương hiệu suất; đảm bảo tiến độ và chi trả đúng các khoản phúc lợi khác
3. Quản lý Hành chính, Pháp chế và Vận hành
• Hồ sơ & Quy chế: Ban hành, lưu trữ khoa học, bảo mật hệ thống hồ sơ nhân sự (chính thức, thử việc, CTV) và các quy chế, văn bản hành chính, công văn, quyết định điều hành từ công ty
• Công tác đào tạo: Tổ chức truyền thông nội bộ chính sách; chủ trì đào tạo nội bộ định kỳ về quy chế chung và pháp chế doanh nghiệp cho phòng ban, cá nhân
• Quản lý tài sản: Lập danh mục theo dõi, bàn giao, điều phối sử dụng; tổ chức sửa chữa, bảo trì định kỳ hoặc thay thế tài sản, thiết bị toàn công ty
• Vận hành tòa nhà: Quản lý thủ tục hành chính tòa nhà; đảm bảo an ninh, vệ sinh, dịch vụ văn phòng; trực tiếp làm việc với cơ quan thuế và đối tác liên quan
• Quản trị quy trình: Vận hành các quy trình nội bộ đảm bảo hiệu suất chung; lập đề xuất, báo cáo xử lý các rủi ro liên quan đến vận hành
4. Văn hóa doanh nghiệp và Truyền thông nội bộ
• Phát triển VHDN: Xây dựng tiêu chí, nhận diện và tổ chức đào tạo, hướng dẫn nhân sự tuân thủ giá trị cốt lõi; áp dụng bộ quy chế xây dựng văn hóa doanh nghiệp
• Tổ chức sự kiện: Lập kế hoạch, tổ chức sự kiện nội bộ thường niên (sinh nhật, lễ tết, du lịch...); phối hợp triển khai các sự kiện lớn với đối tác để gia tăng giá trị thương hiệu
5. Quan hệ đối ngoại và Các công việc khác
• Đại diện đối ngoại: Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng (PCCC, Ban quản lý tòa nhà, bảo vệ, dịch vụ kỹ thuật...)
• Hỗ trợ chung: Phối hợp liên phòng ban đảm bảo vận hành trơn tru; thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc